Comme vous le savez probablement tous maintenant, je suis un énorme geek des e-mails. Que vous souhaitiez savoir comment organiser votre boîte de réception, la vider le week-end ou faire un grand ménage de printemps, je suis votre fille. Mais il y a une chose dont nous n'avons pas encore parlé: comment gérer les courriels individuels au fur et à mesure qu'ils arrivent.
Voici le scoop. Le meilleur moyen de prendre le contrôle de votre boîte de réception est de décider quoi faire avec chaque e-mail la première fois que vous le voyez, au lieu de simplement jeter un coup d'œil sur celui-ci et de vous promettre de le gérer plus tard. Cela présente deux avantages: cela permet d'éviter que votre boîte de réception ne devienne un fouillis encombré et vous fait gagner du temps en évitant de consulter le même courrier électronique plus d'une fois.
Cela semble difficile, mais ce n’est pas le cas. Il faut juste planifier et poser quelques questions simples. Commençons.
Choisissez une heure
Premièrement, à moins que votre travail ne vous oblige à répondre immédiatement aux courriels, je vous recommande de consulter tous vos nouveaux courriers à quelques heures chaque jour. Cette heure peut être différente tous les jours, il faut que ce soit intentionnel: par exemple, aujourd’hui, je vais laisser mon courrier électronique à 9h-10h pour consulter ma boîte de réception, puis je le regarderai de nouveau à 4-5. Entre temps, je recherche les courriels importants mais ignore le reste.
Je sais que c'est difficile à faire (et oui, on m'a dit de cliquer sur un fichier GIF circulant!), Mais si vous vous en tenez à ce calendrier, vous constaterez que le fait de consulter votre boîte de réception est beaucoup moins contraignant. Sans parler du fait que vous aurez beaucoup de temps pour réellement travailler.
Demandez-vous ceci
La prochaine étape consiste à parcourir votre boîte de réception, à lire chaque courrier électronique un à un et à vous poser cette liste rapide de questions pour chaque message:
1. Avais-je besoin de recevoir ce courriel?
Je sais que je ressemble à un disque brisé, mais vous devriez vous poser cette question à chaque fois. C'est un bon rappel de la désinscription, du filtrage et de la suppression des listes et des bulletins d'information dont vous n'avez pas besoin. Couper le courrier électronique est toujours une victoire dans mon livre.
2. Dois-je répondre à cela du tout?
Étonnamment, la réponse n’est pas toujours oui. S'il s'agit d'un e-mail d'information ou d'un e-mail de groupe qui n'exige pas votre réponse, lisez-le, notez toutes les informations utiles, puis archivez-le ou archivez-le.
3. Suis-je la bonne personne pour gérer cela, ou devrais-je le remettre?
Dans le même ordre d'idées, n'oubliez pas que vous n'avez pas à supporter le fardeau de faire tout ce qui vous est demandé. Vous savez ce que je veux dire: ces chiffres que vous aviez utilisés jusqu’à ce qu’ils aient embauché un analyste junior, mais que votre supérieur hiérarchique vous demande au lieu de cela, la planification des voyages qui devrait vraiment passer par un service différent, le calcul du nombre qui vous a été demandé. même si ce n'est pas dans votre description de travail. Confiez ces tâches périphériques à la bonne personne, et non seulement vous nettoyerez votre boîte de réception, mais vous laisserez plus de temps pour faire votre travail de base.
4. Ai-je besoin d'informations de quelqu'un d'autre pour pouvoir répondre?
Si la réponse est oui, demandez à cette personne les informations maintenant pour que vous puissiez déplacer le courrier électronique de votre assiette. Vous voudrez peut-être répondre en informant l'expéditeur de votre travail et en prenant note pour vous informer de la personne que vous attendez dans quelques jours. En attendant, archivez l'email ou utilisez Boomerang pour le récupérer dans votre boîte de réception au bon moment.
5. Puis-je répondre au courrier tout de suite - en moins de 5 minutes?
C'est là que la plupart des gens trébuchent. Un bon nombre de courriels ne nécessitent aucune information supplémentaire de votre part ni de la part de qui que ce soit et vous pouvez y répondre assez rapidement. Si tel est le cas, répondez immédiatement au courrier électronique. cela vous fera gagner du temps de relecture, de traitement et de réflexion une seconde fois. Bonus: plus vous répondez rapidement à un email, plus une réponse très courte est acceptable.
6. Est-ce urgent?
L'urgence est malheureusement entre vos mains, alors si le courrier électronique est urgent, décidez si vous souhaitez le gérer tout de suite ou le régler lorsque vous aurez terminé de vider votre boîte de réception. Je préconise ce dernier point, car vous perdrez un peu votre rythme si vous passez de quelques minutes sur chaque courrier électronique à un simple problème.
Traiter avec le reste - à vos conditions
Alors qu'en est-il du reste? Si le courrier électronique nécessite une réponse de plus de cinq minutes et qu'il n'est pas urgent, déterminez le meilleur moment pour le gérer.
Je traite habituellement les courriels qui nécessitent une longue réponse écrite à la fin de mon balayage de la boîte de réception. Ou, si j'ai une journée bien remplie, je les place dans un jour où je pense avoir plus de temps. Pour les messages qui requièrent plus de travail (création d'une maquette, exécution de calculs Excel), je place ces tâches dans ma liste de tâches et les prépare pour un bloc de temps autre que la messagerie électronique.
Astuce de pro: Pour accélérer encore plus le processus, configurez votre courrier électronique de manière à ce qu'une fois que vous avez traité et archivé un courrier électronique ou que vous l'avez supprimé, vous êtes directement dirigé vers le suivant dans votre boîte de réception. la liste des emails. (Pour Gmail, vous pouvez le faire via l’option Auto-Advance de Google Labs.) Cela vous permettra de traiter tous vos e-mails au lieu de perdre du temps à choisir le message à surveiller!
