Permettez-moi de commencer en disant que, oui, il y a trop peu d'heures dans la journée. Votre liste de tâches n’est jamais vide, vous ne rentrez pas à la maison aussi tôt que vous le souhaitez et vous n’avez pas l’impression que vous accomplissez tout ce que vous souhaitez accomplir.
Comme par magie, je ne peux pas vous accorder plus de temps dans la journée (bien que je sois certain que ce serait le meilleur super pouvoir de tous les temps), laissez-moi vous dire le secret pour faire plus dans le temps dont vous disposez: agressivement garder votre emploi du temps.
Par cela, je ne veux pas dire de ne pas prendre de réunions (bien que je pense que moins de gens sont meilleurs), je veux dire gérer l’équilibre et la séquence des événements de votre journée pour vous donner une productivité maximale. C'est l'une des choses les plus puissantes que vous puissiez faire pour vous-même. En fait, vous avez presque l'impression de consacrer plus de temps à votre journée.
Voici deux étapes simples pour vous aider à démarrer:
Étape 1: Imaginez votre semaine idéale
Tout d'abord, asseyez-vous et répondez brièvement aux questions suivantes:
- Quelles sont vos heures de travail chaque jour et chaque semaine?
- Quelles sont vos réunions permanentes - ou des choses qui doivent être faites à une date et une heure données?
- À quelle heure de la journée êtes-vous le plus productif? (par exemple, faites-vous beaucoup le matin, puis prenez une pause après le déjeuner?)
- Y a-t-il des jours de la semaine plus ou moins productifs pour vous? (Affaire des lundis, ça vous tente?)
- Différents types de travail sont-ils mieux accomplis à des jours ou à des moments différents? (Ma co-fondatrice, Kathryn, plaisante en disant que l’envoi de courriels de vente le vendredi après-midi est un trou noir, alors elle fait différents types de travail.)
Une fois que vous avez répondu à ces questions, prenez du recul et voyez comment votre horaire, vos réunions, vos tâches quotidiennes et vos niveaux de productivité s’harmoniseraient pour former une semaine de travail idéale.
Ensuite, utilisez un calendrier vide pour tracer ce calendrier. Incluez des plages horaires idéales pour un travail ciblé (idéalement, des périodes ponctuelles lorsque vous vous sentez très productif), des plages optimales pour des réunions (mon collègue Adrian aime les programmer dans l'après-midi; elles lui donnent de l'énergie quand elle le ferait autrement. se sentir somnolent) et, bien sûr, des blocs pour répondre à un courrier électronique.
Étape 2: Inverser l'ingénierie de votre calendrier (en adaptant les autres à votre calendrier)
Maintenant, les choses se présentent et vous pourriez ne pas être en mesure de respecter cet horaire toutes les semaines. Mais vous pouvez et devez le garder comme un dragon (amical) cracheur de feu - en particulier le temps dont vous avez besoin pour faire votre travail de manière ciblée. Je vous le dis, avoir une poignée de blocs ininterrompus où vous pouvez vraiment travailler est inestimable pour gagner plus de temps de votre journée.
Traitez ces périodes de travail comme toute autre réunion de votre calendrier. Lorsque quelqu'un vous demande si vous êtes libre, vous ne l'êtes pas (à moins que vous ne puissiez reporter cette heure à plus tard dans la journée ou la semaine). Si les membres de votre entreprise peuvent voir votre temps libre ou réservé sur votre calendrier, vous pouvez même y mettre votre temps de travail pour éviter de vous le faire prendre.
Une autre excellente façon de garder votre temps est de prendre les devants dans la planification de réunions. Maintenant, je ne dis pas de prendre la relève de quelqu'un d'autre si vous n'êtes pas celui qui coordonne habituellement les horaires - cela demanderait plus de travail, et ce n'est certainement pas un pas dans la bonne direction!
Ce que je veux dire, c'est que les gens sachent quelle heure vous convient le plus tôt possible - et idéalement, avant que quiconque n’ait perdu une fois. Si vous aimez avoir des réunions l'après-midi ou un jour précis, jetez «À tout moment après 15 heures» ou «Le vendredi est grande ouverte». Ainsi, les options seront ancrées dans vos suggestions et non dans les heures que vous souhaitez conserver. à toi.
Vous ne pourrez jamais ajouter du temps à la journée, mais vous pouvez être intelligent sur les heures que vous avez. Et en maximisant vos périodes productives (et vos périodes moins productives), vous constaterez rapidement que vous pouvez en faire plus.
