En tant que gestionnaire, l’une de vos ressources les plus importantes est un assistant administratif ou administratif. Il ou elle peut garder votre bureau en ordre, votre emploi du temps, et éliminer certaines tâches quotidiennes de votre assiette.
Mais son efficacité a beaucoup à voir avec vous: votre formation, votre partage des attentes avec elle et vos commentaires. Il faut réfléchir et planifier pour créer un environnement dans lequel un assistant puisse bien faire son travail (en particulier pour ceux d'entre nous qui sommes habitués à tout faire nous-mêmes!).
Donc, que vous soyez nouveau dans la gestion, voici quelques bons rappels sur la façon de tirer le meilleur parti de cette ressource précieuse.
1. Armez-la pour réussir
Votre assistante administrative est là pour vous faciliter la vie, mais elle ne pourra le faire que si elle sait comment, elle peut vous aider. Dès le départ, assurez-vous de lui donner suffisamment de temps, de formation et de ressources pour qu'elle puisse exceller. Indiquez ce dont vous avez besoin et à quel moment, ainsi que des exemples concrets de ce que vous recherchez. Cela est particulièrement vrai si votre assistante est nouvelle - mais sachez que même si elle est une ancienne combattante, vous voudrez peut-être que les choses se passent différemment de celles de son dernier patron. Etre clair et fournir les bases vous permet à tous deux d'être efficaces et de réussir.
2. Construire une relation de confiance
Prévoyez de rencontrer régulièrement votre assistant pour discuter des projets en cours et des mises à jour de statut. Lui faire savoir ce qui se passe aux autres niveaux de l'entreprise l'aidera à comprendre comment son travail s'intègre dans le tableau plus général. Et quand elle pourra en savoir plus sur ce que vous faites, elle sera capable d'identifier d'autres moyens de vous aider à atteindre vos objectifs.
3. Donner (et prendre) des commentaires
Si votre assistant fait quelque chose qui ne correspond pas à vos attentes, ne vous énervez pas: indiquez où vous êtes insatisfait et proposez-lui des solutions.
Ce qui est tout aussi important, cependant, est d'être ouverte à ses commentaires. La société est un lieu différent de son point de vue, donc lui permettre de partager ouvertement ses pensées et ses suggestions peut vous donner des informations précieuses. De plus, vous pouvez avoir de mauvaises habitudes que vous ne réalisez pas - donner des instructions verbales et écrites contradictoires, par exemple, ou ne pas donner assez de préavis lorsque vous souhaitez réserver une grande salle de conférence - que vous pourrez modifier pour faciliter votre vie à tous les deux.
4. Montrez votre gratitude
Un excellent assistant facilite votre travail et vous donne une belle apparence. Soyez donc généreux lorsque vous le méritez. Une réunion du personnel ou un événement au bureau est un excellent endroit pour montrer publiquement votre appréciation, mais ne négligez jamais une occasion de montrer votre gratitude avec un «beau travail verbal». Vous pouvez également le traiter avec un cappuccino ou une paire de tickets de film. Un bon employeur sait que des employés heureux rendent la vie de leurs patrons beaucoup plus facile!
5. Gardez le professionnel
À moins que cela ait été précisé au cours de l'entretien d'embauche, tout ce que vous demandez à un assistant administratif doit être directement lié à la mission de l'entreprise. Même si le fait de proposer du café à une cliente ou de prendre des fournitures de bureau au retour de son déjeuner n’est pas une demande atypique, vous devez en faire des choses telles que réserver votre prochain rendez-vous chez le dentiste ou commander la prochaine lecture pour votre club de lecture. . Elle a été embauchée pour vous aider dans le monde professionnel - alors continuez comme ça.
N'oubliez pas que plus vous aidez votre assistante à bien faire son travail, plus il lui sera facile de vous aider avec le vôtre. Soyez le meilleur gestionnaire possible et vous vous préparerez tous les deux pour réussir.
