Les réunions sont chères. Non pas parce que vous demandez aux gens d'y assister (évidemment), mais parce qu'ils utilisent leur temps; temps qui pourrait être passé à faire beaucoup d'autres choses générant des revenus. En fait, une étude a révélé qu'une réunion récurrente de gestionnaires de niveau intermédiaire coûtait 15 millions de dollars par an à une entreprise.
15 millions de dollars par an!
Sans oublier, vous devez également prendre en compte le temps de préparation ainsi que le temps de changement de contexte. La professeure Gloria Mark de l'Université de Californie à Irvine a constaté qu'il faut en moyenne 25 minutes à un travailleur pour qu'il reprenne sa tâche initiale après une interruption.
Connaître ces statistiques signifie que lorsque je me demande si je dois convoquer une réunion, je me demande ce que cela vaut (littéralement). Est-ce la meilleure utilisation du temps de chacun, le mien compris? Et pas si rarement, la réponse est "Nope".
Alors, que faire alors? Facile! Envoyez un e-mail simple mais critique pour que tout le monde soit informé et sur la bonne voie.
Ce qu'il faut inclure
Vous devez couvrir trois éléments clés:
- Logistique : pourquoi la réunion a été annulée et, s'il s'agit d'une réunion récurrente, à quoi s'attendre pour la prochaine fois
- Action : toute action critique terminée ou en attente
- Informations : mises à jour ou informations générales sur le groupe
Remarque: Ne tombez pas dans le piège consistant à mettre les actions et la logistique en dernier lieu. Le fait de disposer des informations les plus critiques en amont garantit que celles-ci sont visibles lorsque vos collègues parcourent leur courrier électronique. Oh, et un conseil de bonus pour vous: Mettez les noms des personnes en gras si elles doivent faire quelque chose pour être triple de les remarquer.
Exemple de courrier électronique Comment transformer une réunion en courrier électronique
- Contactez cinq clients pour obtenir leurs commentaires sur les dessins - Maria
- Envoyer le calendrier du plan marketing final pour approbation - Jason
- Copie marketing verrouillée
- Liste restreinte de clients finalisée
- Demande de budget envoyée à l'équipe des finances
- Date de lancement confirmée (14 novembre!)
Cela peut sembler simple, mais l’ajout du courrier électronique de réunion à votre panoplie d’astuces professionnelles est un excellent moyen d’accroître la concentration et la productivité de votre équipe. Lorsque vous respectez le temps des autres et assurez-vous toujours que les étapes suivantes sont claires, les autres personnes autour de vous sont plus susceptibles de faire de même. Et qui n'aime pas une heure en arrière pour travailler une journée bien remplie?
