A trouvé un emploi? Celui qui implique un ordinateur, une connexion Internet et un bureau?
Ensuite, vous allez probablement écrire un roman d'email cette année, tout en traitant environ 100 emails par jour.
Je pense que nous pouvons tous être d’accord: la surcharge de courrier électronique atteint son paroxysme. (Et pas une bonne fièvre, comme une disco ou une cloche. Une mauvaise fièvre. Comme une typhoïde.)
Comme la plupart des gens, j'ai passé beaucoup de temps à réfléchir à la façon d'organiser les courriels, de les classer par ordre de priorité et de répondre aux courriels plus rapidement. Mais dernièrement, je réfléchissais à une question plus intéressante: comment puis-je «former» des personnes (doucement et avec amour, bien sûr) pour qu'elles m'envoient moins de courriels?
Voici trois de mes techniques préférées.
Sont-ils des concepts révolutionnaires? Pas vraiment. Sont-ils sains, des rappels sensibles? Je le pense. Et si vous êtes d'accord, j'espère que vous m'envoyez un e-mail pour tout me raconter. (Je plaisante. Complètement.)
1. Ne répondez pas à tous les emails tout de suite (ou du tout)
Cela peut sembler paradoxal, mais quand on y jette un coup d'oeil, beaucoup de «courriels urgents» ont tendance à se résoudre sans aide.
Exemple: environ une fois par jour, je reçois un courrier électronique effréné d’un client, d’un collègue ou d’un client adorable, qui dit quelque chose comme:
«Alex! Aidez-moi! J'essaie de faire _________ mais je ne me souviens pas de ce que vous m'avez dit de faire à propos de _________. Pouvez-vous me le rappeler, encore?
Environ 90% du temps, si j’attends une heure ou deux et ne fais rien du tout, cette même personne répond:
«Alex! Hourra! Je l'ai compris. Ma faute. Ça ne fait rien!"
En choisissant de ne pas répondre instantanément, vous «formez» les personnes pour qu'elles deviennent plus autonomes, tout en créant des attentes saines et réalistes quant à la rapidité avec laquelle vous pourrez répondre.
Bien sûr, utilisez le bon sens ici. Si vous travaillez dans un service à la clientèle - et qu'un élément clé de votre travail consiste à répondre rapidement aux personnes qui ont besoin de votre aide -, votre définition de "qui a besoin de mon aide" sera évidemment différente de celle de quelqu'un d'autre.
Mais peu importe le type de travail que vous avez, vous pouvez essayer cette étape suivante.
2. Créer un répondeur automatique avec des réponses utiles aux questions fréquemment posées
Faites une liste de FAQ que les gens vous envoient par courrier électronique, jour après jour. Ensuite, insérez vos réponses dans un répondeur automatique qui donne aux gens exactement ce dont ils ont besoin.
C'est très efficace, et encore une fois, cela envoie un message subtil que vous appréciez les personnes qui sont disposées à s'aider elles-mêmes.
Voici un exemple simple:
Héy!
Merci beaucoup pour l'écriture.
Si vous lisez ces mots, cela signifie que je suis plongé aux genoux dans un grand projet excitant - et que je ne consulterai pas mon courrier électronique avant plusieurs heures.
Mais grâce à la magie du courrier électronique, je peux toujours vous aider, maintenant!
Si vous envoyez un courrier électronique pour organiser une réunion:
S'il vous plaît utiliser mon outil de planification en ligne, ici. C'est la meilleure façon de verrouiller le temps.
Si vous envoyez un courrier électronique pour obtenir une mise à jour du statut du projet XYZ:
S'il vous plaît consulter la chronologie à jour, ici.
Si vous avez une question extrêmement sensible au temps:
Veuillez appeler mon portable au ### - ### - ####. Ou promenez-vous sur mon bureau au troisième étage. Je serai dans les parages.
3. Répondre avec des déclarations, pas plus de questions
Si vous terminez vos emails avec des questions ouvertes comme celles-ci:
"A quelle heure pensez-vous que nous devrions déjeuner?"
"Vous rappelez-vous comment mettre à jour le site Web ou avez-vous besoin d'aide?"
"Comment pensez-vous que nous devrions procéder à partir d'ici?"
Vos questions ne feront que générer plus de courriels, avec encore plus de questions, nécessitant votre réflexion et votre attention.
Donc, au lieu d'une question ouverte, essayez de terminer vos courriels avec une déclaration claire, telle que:
«Nous allons déjeuner à 12h30. On se voit au Café Luna.
«Lorsque vous êtes prêt à mettre à jour le site Web, voici un didacticiel WordPress et un lien vers les directives de la marque de notre société. Je suis là si tu as besoin de plus d'aide.
«Rebranchons-nous dans une semaine. Je t'appellerai à 10 heures lundi prochain.
Si ce que vous proposez ne fonctionne pas pour vos destinataires, eh bien, ils vous le diront! Mais la plupart du temps, ils vous seront reconnaissants de votre précision. Vous éliminez le travail mental mental pour eux - sans parler d'une longue série de va-et-vient inutiles.
Pour tout résumer?
Si vous voulez former les gens à vous envoyer moins (et mieux) emails: Modélisez le comportement que vous voulez voir dans le monde.
Si vous prenez l'habitude d'envoyer des courriers électroniques à vos amis et collègues pour leur demander des conseils sur des éléments que vous ne pouvez probablement utiliser que sur Google, les autres utilisateurs feront probablement de même.
Si vous écrivez de longs e-mails déconcertants et énigmatiques, vous obtiendrez des réponses tout aussi mystifiantes.
Mais si vous êtes attentif et concis, vous augmenterez la barre pour tous les membres de votre cercle, en enseignant aux autres comment vous voulez être traité.
Alors, soyez un enseignant clair et cohérent. Votre boîte de réception (et psyché) vous en seront reconnaissants.
