Nous avons tous eu ces jours.
Les jours où vous arrivez au bureau à 9 heures, optimisé pour la productivité. Vous avez un plan hermétique pour tout compléter sur votre liste de tâches.
La prochaine chose que vous savez, il est 18h30, et vous avez seulement frappé une chose de votre liste sans cesse croissante. À ce stade, vous êtes trop fatigué pour faire quoi que ce soit, vous êtes donc obligé de passer votre voyage à la maison à vous demander où tout le temps est passé.
Après avoir vécu cela plus souvent que je ne voudrais l'admettre, je me suis finalement arrêté pour réfléchir à ce qui se passait.
J'ai réalisé que les meilleures intentions sont vouées à l'échec parce que, bon, personne n'est une île: nous avons tous des collègues qui rivalisent pour attirer notre attention, des courriels qui n'arrêtent pas de venir et des réunions qui prennent tout notre temps.
Dans une culture où le temps est compté, les employés les plus précieux sont non seulement ceux qui gèrent leur temps mais aussi ceux des autres de manière efficace, ce qui leur permet essentiellement de disposer de plus de biens immobiliers dans la journée pour faire leur propre travail.
Ainsi, le meilleur moyen de mieux gérer son temps est de résoudre les problèmes des autres. Il s’agit d’aider les gens à vous aider .
Pour décomposer les choses de manière pratique, j'ai créé trois grands groupes de personnes avec lesquelles vous communiquez régulièrement: votre nouvel employé, votre coéquipier et votre patron.
1. Votre nouvel employé: Aidez-les à prioriser
Rejoindre une nouvelle entreprise est à la fois exaltant et épuisant. La plupart des gens souhaitent avoir un impact important dès le départ pour prouver que l'entreprise a fait le bon choix en les embauchant.
Mais, selon mon expérience, à la fois en tant que nouveau venu et en tant que collègue vétéran, il est trop facile de s'enliser avec des informations, des noms et des systèmes. Ce dont chaque nouvel employé a besoin n’est pas plus d’information, mais un moyen de la hiérarchiser. De cette façon, ils peuvent se concentrer sur les aspects les plus importants du travail et commencer à attribuer en comprenant que tout le reste vient avec le temps.
Cela peut sembler fastidieux, mais c'est plus facile que vous ne le pensez et peut être accompli avec un bref exercice conjoint de 30 minutes.
Essayez ceci: écrivez toutes les tâches qui leur seront confiées. Indiquez le niveau d'importance des tâches (élevé, moyen, faible), la meilleure personne pour poser des questions, et combien de temps elles devraient y consacrer (par exemple, 10% de votre semaine).
Il est important de noter que les niveaux et le temps que les choses devraient prendre peuvent changer ou évoluer. L'idée est de présenter tout ce dont la personne a besoin, ce qui vous permettra de ne pas tout laisser tomber toutes les heures pour expliquer et répondre aux questions.
2. Votre coéquipier: communiquez clairement et de manière cohérente
Qu'il s'agisse d'assister à des réunions sans but, de reprendre le travail à cause d'une mauvaise communication, ou d'assommer des tâches sans orientation claire, le résultat final est que nous perdons du temps. Si vous voulez vous sentir accompli lorsque vous vous dirigez tous les jours, vous devez trouver un moyen de réduire ces problèmes.
Pour gérer un collègue d'une manière qui optimise la gestion de votre temps, vous devrez être très doué pour la communication.
Une idée consiste à envoyer des pré-lectures de deck. Lorsque vous partagez une présentation, vous n’avez pas souvent l’opportunité d’avoir une conversation productive sur les étapes suivantes ou sur les plats à emporter, car les gens traitent toujours les informations. Cela se traduit par plusieurs réunions sur la ligne.
L'envoi anticipé de la présentation allège le nombre incalculable de réunions et de chaînes de messagerie interminables. Cela a également encouragé les personnes à se rendre à la réunion préparées, menant à une discussion meilleure et plus ciblée. Parfois, j'ai même découvert que je pouvais complètement éliminer la réunion si tout le monde était aligné.
3. Votre responsable: maîtrisez vos flux de travail
Plus une personne devient âgée, plus elle se sent tendue. En réalité, ce n’est pas la charge de travail nouvelle qui accable votre patron, c’est le poids de se sentir responsable de «tout» à tout moment. Quelqu'un dans cette situation a besoin de quelqu'un qui puisse l'aider à compenser son stress mental.
En tant que rapport direct, il existe un moyen simple de gérer cette situation: maîtrisez vos flux de travail.
Votre patron devrait pouvoir vous remettre quelque chose et ne pas avoir à vous en préoccuper avant que ce soit au stade de la validation ou de l'approbation finale. S'ils peuvent vous confier une tâche et la considérer essentiellement comme étant cochée, ils vous seront d'une valeur inestimable. Non seulement vous leur faites gagner du temps, mais vous leur donnez également l’espace mental et le soulagement nécessaires pour se concentrer ailleurs.
Cela nécessite la confiance, ce qui est essentiel pour obtenir la liberté de définir votre propre calendrier et vos propres limites. Si votre responsable peut compter sur vous pour faire le travail, il sera moins préoccupé par la tactique à suivre pour bien faire votre travail: heure d'arrivée, heures de travail, etc.
Vous ne savez pas à quel point vos compétences en gestion du temps se cumulent? Répondez à ce questionnaire pour voir jusqu'où vous devrez aller pour vous améliorer. Et n'oubliez pas l'avantage de profiter de vos heures d'or. Cet article, consacré à ce sujet, explique comment la planification de certains travaux en fonction de cette période vous rendra incroyablement productif.
Si vous abordez la gestion du temps dans l'optique d'aider vos collègues à être plus efficaces, cela vous fera gagner beaucoup plus de temps à long terme. Envie d'essayer? Faites-moi savoir ce que vous pensez sur Twitter.
