C'est un bel été vendredi matin et vous êtes prêt à partir tôt au bureau. Ensuite, vous vérifiez votre boîte de réception et grincer des dents. Peut-être jure. Voilà le titre du message en rouge, le point d’exclamation le désignant comme urgent. Votre rêve d'un vendredi ensoleillé à la plage se dissipe lorsque vous lisez la demande dont vous avez besoin avant 16 heures aujourd'hui.
Nous y avons tous été. L'exercice d'incendie redouté - jargon de bureau pour l'intrusion imprévue, imprévue, de haute énergie dans votre vendredi pacifique. Parce que regardons les choses en face, les exercices d'incendie ne se produisent jamais au bon moment, n'est-ce pas?
Ces situations urgentes ne compromettent pas votre projet de partir tôt le vendredi après-midi - elles déchirent souvent le reste de votre liste de tâches à mettre en pièces. Tout à coup, vous avez passé toute la journée à effectuer un exercice d’incendie, tandis que le reste de vos responsabilités a échoué. Comment pouvez-vous garder le cap et rester sur la bonne voie lorsque ces bombes réduisent votre productivité?
Où que vous travailliez, ces urgences feront sans aucun doute partie intégrante de la vie professionnelle. Suivez ces conseils pour les aborder avec une nouvelle perspective, pour pouvoir les parcourir plus efficacement, récupérer plus rapidement et, idéalement, les éviter à l'avenir.
Clarifier le devoir
Il n'y a rien de pire que de terminer une mission d'exercices d'incendie, puis de se faire dire: «Ce n'est pas exactement ce que je voulais».
Lorsque vous agissez rapidement, vous oubliez souvent de poser les questions qui indiqueront clairement ce que vous êtes censé livrer. Et, lorsque votre responsable est prise de panique, il peut également ne pas être clair à 100%. Poser de bonnes questions, comme celles qui suivent, peut vous faire gagner beaucoup de temps:
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Quel est le problème que nous essayons de résoudre? Cela vous aidera à clarifier quel devrait être le résultat final. Avant de plonger, vous voulez être sûr que votre travail va régler le problème.
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Quel est le livrable exact que nous devons fournir? Vous attendez-vous à produire des diapositives, une feuille de calcul, un récit ou autre chose?
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Qu'est-ce qui motive la nécessité de le terminer avant 16 heures? Votre patron voudra peut-être le voir avant 16 heures, même si ce n'est pas prévu avant le milieu de la semaine prochaine, pour qu'il ait le temps de réfléchir. Si tel est le cas, une fenêtre peut s'ouvrir pour renégocier la chronologie.
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Quelles autres options avons-nous? Peut-être que du travail a déjà été fait qui peut être réutilisé et mis à jour, au lieu de créer quelque chose à partir de zéro.
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De quelles informations supplémentaires avons-nous besoin pour que cela soit fait? Une fois que vous avez compris une tâche urgente, pensez aux autres personnes que vous devrez engager, puis mettez-les en veille. Appelez Megan en comptabilité avec un message indiquant que vous aurez besoin de chiffres, ou appelez Dorinda au service clientèle pour lui faire savoir qu'elle doit récupérer les dernières données de l'enquête.
- Quel est le coût d'opportunité de déplacer tout le monde à cet exercice d'incendie? Dites à quelqu'un ce qui va tomber de votre assiette aujourd'hui à cause de ce développement. Cela vous aidera à déterminer si l'exercice d'incendie doit vraiment être votre priorité ou si un autre de vos projets doit retenir votre attention.
Renégocier la chronologie
J'ai déjà travaillé pour un manager qui était déterminé à trop livrer aux cadres. Si elle avait trois jours pour rendre quelque chose, elle exigerait que nous abandonnions tout et le fassions en quelques heures. Bien que ce redressement rapide ait simplement pour but d'impressionner les niveaux supérieurs, il implique malheureusement des exercices d'incendie pour tous les autres.
Si vous sentez que cela peut se produire, discutez avec votre patron. Voyez si vous pouvez renégocier le calendrier afin qu'il ne s'agisse pas d'un effondrement total de la productivité, mais d'une manière qui le fasse ressembler à une rock star. Si vous pouvez acheter vous-même 24 heures de plus, la perceuse sera plus supportable, tout en vous laissant le temps d'assister à votre travail initialement prévu.
Ne tirez pas pour la perfection si «premier passage» fera l'affaire
Au début de ma carrière, les exercices d'incendie étaient une tuerie, car j'étais obsédé par le travail pour s'assurer qu'il était absolument parfait. Puis, après avoir refait quelques tours, je me suis rendu compte que les exercices d’incendie n’exigent souvent qu’un «premier passage» ou un brouillon initial approximatif.
Avant de commencer à travailler sur un exercice d'incendie, vérifiez pour voir où le travail va se terminer lorsque vous avez terminé. Si ce n’est pas pour un dirigeant ou un client (pour le moment), n’hésitez pas à essayer de le rendre parfait. Les exercices d’incendie permettent souvent un premier passage à quelque chose qui peut être révisé et perfectionné ultérieurement.
Récupérer rapidement
Les exercices d’incendie peuvent vous faire perdre le cours de votre travail, même une fois que vous avez terminé la gestion de la situation d’urgence. Pour vous remettre rapidement sur les rails, conservez toujours une liste de tâches visible et en temps réel. Selon la manière dont vous travaillez le mieux et le type de tablette ou de smartphone que vous utilisez, consultez des applications telles que todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist ou HabitRPG pour suivre vos tâches en suspens.
Lorsque vous faites face à des exercices d’incendie, déplacez les éléments vers le haut ou le bas de votre liste en fonction de ce que vous avez encore le temps d’accomplir. Cela vous aidera à vous sentir productif malgré une perte de temps.
Il est également utile de disposer de quelques outils de productivité éprouvés dans votre poche pour vous aider à retrouver rapidement votre élan. Par exemple, vous utilisez peut-être la méthode Pomodoro pour définir une minuterie sur 25 minutes, puis mettez en lots toutes vos tâches (essentielles) liées à la messagerie électronique. Ensuite, faites de même pour les appels téléphoniques, puis de même pour vous préparer aux réunions de la semaine prochaine. En rassemblant et en effectuant des tâches similaires, vous retrouverez votre sens du travail en dépit des exercices d'incendie.
Effectuer un examen après action
Une fois que la fumée figurative s'est dissipée, alors que la mémoire de chacun est fraîche, discutez avec votre équipe de ce qui s'est passé et du pourquoi. Est-ce que l'équipe a un angle mort? Est-ce une mauvaise planification qui s'est transformée en urgence pour tout le monde? Était-ce quelque chose qui aurait pu être évité?
Pour éviter les exercices d’incendie à l’avenir, votre équipe doit comprendre ce qui s’est passé et comprendre ce que vous pouvez faire pour l’empêcher.
Avoir une conversation avec votre patron
S'il y a une série d'exercices d'incendie cohérents dans votre bureau, il est temps d'engager une conversation d'un genre différent. Pensez à encourager votre patron à examiner le schéma et à voir ce qu'il peut faire pour réduire la fréquence.
Soyez concrets et directs: «Carmen, au cours des trois dernières semaines, nous avons organisé sept exercices d’incendie qui ont permis à l’équipe de ne pas tenir compte de ses priorités. En conséquence, nos livrables sur le projet ABC ont glissé et cela ne semble pas bon pour nous ou pour vous. Que pouvons-nous faire pour réduire cette dépendance aux retournements d'urgence et intégrer une partie de ce travail dans notre plan habituel?
En soulignant la fréquence et le coût de ces exercices, vous pourrez peut-être créer un nouveau niveau de sensibilisation. Et en ayant une stratégie de récupération efficace, vous ne sentirez pas que vous avez passé toute la journée à vous stresser de ce que vous n'aviez pas fait.
