Vous hochez la tête lorsque tout le monde autour de vous explique comment atteindre la boîte de réception zéro. Mais honnêtement, vous ne vous sentez jamais comme y arriver.
Et dans votre défense, c'est parce que vous recevez des messages qui nécessitent des réponses longues et réfléchies. Quelqu'un a demandé votre avis et vous aimeriez prendre le temps de le formuler. Vous pouvez également consulter une pièce jointe de cinq pages pour que vous puissiez l'examiner. Ou vous voulez formuler votre réponse d'une certaine manière et souhaiteriez attendre que vous soyez fraîche.
Les solutions standard pour cette situation sont vraiment nulles. Vous pouvez «confirmer le reçu», mais cela semble super formel et on ne sait pas quand l’autre personne vous proposera une note qui se traduit approximativement par «Et…?». Vous pouvez laisser un répondeur automatique 24 heures sur 24, mais ce n'est peut-être pas votre style et vous ne donnez toujours pas de réponse précise. Vous pouvez aussi prendre votre temps, mais vous aurez laissé l'autre personne perplexe et en attente.
Il y a un truc dans lequel je suis récemment tombé qui a résolu ce problème pour moi. Je vise à répondre dans les 24 heures (si pas beaucoup plus tôt), avec une ligne qui me fait gagner du temps. Cela satisfait l’autre personne que je suis dessus, me donne le temps de faire un suivi lorsque cela fonctionne conformément à mon emploi du temps et me rapproche beaucoup plus de la boîte de réception zéro. Voici trois de mes favoris.
1. "Je serai en contact dans environ"
J'ai eu un ancien patron qui a toujours insisté sur l'importance de gérer les attentes. Informer les personnes sur le front-end vous permet d'éviter la confusion et la frustration. Et la meilleure façon de le faire est, pour reprendre les termes du dicton populaire, de sous-promettre, de donner trop.
Si vous attendez simplement une semaine pour revenir à quelqu'un, il présumera que vous le considérez comme une priorité mineure - et cela ne fait que personne ne se sente bien. Cependant, si vous lui écrivez tout de suite pour préciser quand vous serez en contact, il semble très important pour vous de fournir un calendrier dès que cela est humainement possible.
En fixant une attente pour une réponse complète, vous êtes prévenant. Et si vous battez cette date, vous n'êtes plus la personne qui a pris cinq jours pour répondre: vous êtes la personne qui a dit qu'elle aurait besoin d'une semaine mais qui a répondu deux jours à l'avance.
2. «J'arrache une date limite»
Lorsque vous différez une demande, les gens aiment souvent savoir pourquoi. Pensez-y: si quelqu'un s'arrête à votre bureau pour faire un brainstorming, il sera probablement ébranlé si vous dites «non» puis retournez à votre clavier. Mais elle risque moins d'être offensée si vous lui dites que vous ne pouvez pas le faire car vous êtes en train de préparer une réunion (ou une autre excuse tout à fait valable, telle que la conclusion d'un projet avant vos vacances).
Cette réponse suit une logique similaire. En partageant ce qui est dans votre assiette, vous permettez à votre connexion de comprendre votre charge de travail. Elle saura que vous ne l'ignorez pas; vous êtes plutôt préoccupé et avez besoin de quelques jours avant de pouvoir lui consacrer toute votre attention par courrier électronique.
J'ai essayé cette approche et constaté que les gens appréciaient le fait que j'ai même pris le temps de revenir dans un tel état de pénurie de temps. Au lieu d'être frustré ou de m'envoyer un courriel un jour ou deux plus tard, ils m'ont souhaité bonne chance et m'ont demandé de vérifier si cela fonctionnait pour moi.
3. «J'aimerais que cela soit géré par un collègue absent du bureau»
C'est une autre ligne sur laquelle je suis tombé simplement en disant la vérité. La plupart des membres de mon équipe étaient absents du bureau il y a quelques semaines et j'ai donc dû reporter toute réponse nécessitant un retour ou une approbation interne.
Au lieu de réagir comme si je leur donnais la parole, les gens étaient, encore une fois, très compréhensifs. Nous avons tous eu ces journées où nos mains sont liées et, puisque vous avez partagé que vous ne pouvez pas accélérer votre réponse, il n'y a aucune raison pour que l'autre personne fasse pression sur vous pour que vous répondiez.
Répondre rapidement aux e-mails en vaut la peine pour toutes les personnes concernées. Cela vous aide à vider votre boîte de réception et à aider l’autre personne à obtenir les informations dont elle a besoin. Et bien qu'il ne soit pas toujours possible de donner une réponse complète, il est presque toujours possible de dire quelque chose. Donc, sautez une réponse à moitié réfléchie ou précipitée et choisissez une ligne qui vous rapportera du temps. Votre contact aura l’impression d’être vraiment attentionné et vous permettra de prendre le temps dont vous avez besoin pour faire du bon travail.
