Imaginez une matinée de travailleur à distance: assoyez-vous sur le canapé avec votre ordinateur portable, commencez à parcourir votre liste de tâches à faire tout en sortant un bol de Lucky Charms et en regardant les rediffusions de Survivor . Alerte spoiler: Ce n’est pas ce que c’est de travailler virtuellement - même pas près .
Toutefois, les patrons qui ont une expérience limitée des équipes virtuelles ( toux , vous) peuvent supposer que les employés passent ainsi leur journée de travail à distance. Si vos employés vous ont demandé la flexibilité de travailler à domicile, mais que vous vous sentez un peu méfiant, je suis ici pour vous montrer comment vous pouvez y arriver.
1. Prioriser la transparence
Lors de la gestion d'une équipe distante, il est important que votre organisation dispose d'un niveau élevé de transparence dans ses projets, tâches et objectifs individuels. Par conséquent, il devient essentiel d’utiliser (ou de commencer à utiliser) des systèmes de gestion de projet accessibles depuis n’importe quel emplacement. Le bon système devrait également permettre aux membres de l'équipe de voir ce que leurs collègues accomplissent.
Ces types de systèmes de gestion permettent aux superviseurs de suivre les progrès de leurs équipes et de responsabiliser chaque employé individuellement. Sans oublier: cette transparence rend les équipes virtuelles plus productives que leurs homologues au bureau, avec une augmentation pouvant atteindre 43%.
Mon organisation utilise Basecamp pour gérer divers projets, car cela permet une grande transparence au sein des équipes et entre celles-ci. Il conserve également les fichiers téléchargés dans des emplacements pratiques accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
De même, mon entreprise encourage les employés à utiliser Google Apps pour partager nos lignes de téléconférence et nos plannings de salles de réunion, afin qu'aucune ressource partagée ne soit surchargée.
2. Intégrer la communication
Contrairement aux employés qui travaillent côte à côte, les employés virtuels peuvent avoir plus de difficultés à répondre rapidement aux questions ou à clarifier un problème qu'ils ne comprennent peut-être pas parfaitement. Pour résoudre ce problème, incluez quelques méthodes de communication préférées avec les configurations virtuelles de vos employés.
Par exemple, de nombreuses entreprises adoptent des réseaux sociaux tels que MangoApps ou des applications de messagerie telles que HipChat pour que les employés virtuels et au travail restent connectés les uns aux autres tout au long de la journée. Si quelqu'un, quelle que soit l'équipe, a une question, il peut discuter rapidement avec un autre membre de l'équipe et obtenir une réponse.
Certains pourraient craindre que de tels outils entravent la productivité de l'entreprise lorsqu'ils sont mal utilisés. Cependant, si vous avez déjà pris les mesures nécessaires pour créer de la transparence, vous avez minimisé le risque que des personnes discutent sans raison - les employés sont conscients que leur efficacité (ou leur absence) sera remarquée.
En outre, des études ont montré que de nombreux employés virtuels se sentent seuls et sont négligés au sein de la grande entreprise. Les applications de messagerie et la communication intégrée peuvent aider votre équipe à se sentir plus connectée au bureau réel.
3. Réfléchissez
Certes, travailler virtuellement n’est pas sans défis. Mais heureusement, il existe déjà des stratégies éprouvées pour faire face aux problèmes les plus courants.
Une question évidente est la suivante: quid des mauvaises connexions Internet? Eh bien, cette question a aussi une réponse évidente: seuls les employés disposant d'une connexion Internet stable devraient être autorisés à travailler virtuellement. Et s’ils rencontrent un problème avec leur connexion Internet à domicile, ils doivent savoir qu’ils s'attendent à se rendre sur un point d'accès Wi-Fi local ou à revenir au bureau (en supposant qu'il se trouve à proximité), plutôt que de blâmer les difficultés techniques et prendre le jour de congé.
Une autre préoccupation commune est la mauvaise communication. Mais ce problème est assez facile à résoudre aussi. Si quelque chose est déformé par courrier électronique ou discussion en ligne, configurez un appel Skype ou Google Hangout pour l'expliquer dans un format «face à face». Même un simple appel téléphonique peut faire toute la différence. Et, si l'autre personne ne peut pas visualiser ce que vous dites, essayez Lightshot. Cela prend et partage des captures d'écran, ce qui peut être d'une grande aide lorsqu'un employé essaie de faire comprendre un point et que tout le monde regarde un ordinateur différent.
Nous vivons une période extraordinaire avec de nombreux emplois virtuels très demandés et bien rémunérés. Et avec une croissance estimée à 22% des emplois connexes dans le secteur des technologies de l'information d'ici 2020, cette tendance ne semble pas se concrétiser de si tôt.
Donc, si votre équipe vous pousse à envisager de les laisser travailler à la maison, essayez de suivre le rythme. Cela pourrait vous aider à garder votre équipe satisfaite et à bord.
