Dès les premières semaines à un nouvel emploi, vous avez probablement une idée claire des tâches et des tâches qui sont désignées comme urgentes. Vous savez quelle est la haute priorité et comment les délais sont traités. Peut-être avez-vous des projets à long terme dont vous et votre responsable discutez chaque semaine.
Vous êtes un professionnel de la gestion de votre liste de tâches et vous savez ce que vous pouvez laisser pour le jour, la semaine ou le trimestre suivant et ce que vous devez absolument terminer avant de quitter votre bureau. Vous connaissez également le protocole de messagerie: vous n'avez pas besoin de vérifier votre boîte de réception le week-end. Mais vous devez répondre aux clients en dehors des heures de bureau.
La seule chose dont vous n'êtes pas sûr, c'est ce qui se passe s'il y a une urgence de travail pendant le week-end?
Ah, le bon vieux travail d'urgence. Qu'est ce que ça veut dire? Et que faites-vous à ce sujet si cela se produit en dehors des heures de bureau indiquées? Envoyez-vous un e-mail à un collègue? Votre patron? Pensez-vous que quelqu'un dans un autre ministère pourrait vous aider ou devrait au moins être au courant?
Bien sûr, tout dépend de la nature de l’urgence et de votre lieu de travail. Tout comme vous connaissez votre liste de choses à faire avant et après, vous devriez également avoir une idée de ce qui peut attendre jusqu'au matin - ou lundi - et ce qui ne peut pas.
Lors d'un emploi précédent, même si je détestais me réveiller le samedi matin et vérifier mon courrier électronique au travail, je savais qu'il était impossible de le contourner. Notre équipe de copyedit a travaillé jusque tard le vendredi soir et je savais que s’il y avait des questions sur l’une de mes pièces, il était bien mieux de leur répondre que samedi, c’était bien mieux que de faire face aux incendies de dimanche. L'attente de cette organisation était que nous maîtrisions tous le courrier électronique, peu importe l'heure ou la journée.
Si vous ne savez pas exactement comment votre entreprise s'attend à résoudre les problèmes, utilisez votre meilleur jugement: est-ce une question qui vous stresse? Avez-vous découvert une erreur flagrante dans le rapport que vous avez envoyé aux clients et que rectifier avant le week-end serait dans l'intérêt de tous?
En règle générale, posez-vous les questions suivantes:
- Y a-t-il des revenus en jeu?
- Est-ce que cela donne à la société une mauvaise image externe?
- Ce problème va-t-il s'aggraver avec l'attente?
Si vous avez répondu oui à l'une de ces questions, contactez votre collègue, votre chef ou toute autre personne qui devrait être mise en boucle.
Le meilleur médium?
Pour la plupart d'entre nous, ce sera un courrier électronique. (À moins que vous n'ayez de bonnes raisons de croire que votre organisation est composée de personnes qui au moins ne regardent pas au moins leur boîte de réception avant lundi à 9 heures.)
Si cela vous préoccupe particulièrement, envisagez une ligne d'objet comprenant le mot «en temps opportun», «urgent», «important» ou «répondez s'il vous plaît». Si vous êtes 100% sûr que vous avez besoin d'informations ou d'instructions avant de pouvoir procéder au dépannage, ce dernier est particulièrement pratique. Cela indique au destinataire qu'il ne peut pas attendre.
Le courrier électronique n'est pas la seule solution. Selon votre relation avec les parties que vous devez impliquer pour gérer la situation, vous pouvez choisir d'envoyer des SMS ou de discuter sur une application de groupe.
Encore une fois, il y a beaucoup à dire pour connaître le média que votre parti préfère - et cela est vrai si vous êtes au bureau le mardi matin ou que vous passez du temps avec la famille le dimanche après-midi.
Si vous êtes actuellement en situation d'urgence et que vous lisez ceci: «Comment pourrais-je le savoir?» - résolvez d'abord votre problème. Puis, au cours des prochains jours, prenez le temps de poser quelques questions essentielles à votre patron:
- Comment définiriez-vous une urgence?
- Comment préférez-vous que je vous contacte?
- Y a-t-il quelqu'un d'autre que je devrais contacter?
Connaître la réponse à ces questions vous aidera à éviter la panique de dernière minute de «Que dois-je faire? Qui est-ce que j'appelle / email / texto / chat? ”Et à la place, prenez de l'avance.
Et oui, cela relève en grande partie du bon sens, qui, dans une véritable catastrophe au travail, peut être difficile à extraire. D'où l'importance de connaître le plan à l'avance et de respecter la structure que votre équipe a mise en place. Si vous faites cela, il est peu probable que vous rencontriez quelque chose qui vous laisse troublé ou paniqué.
