Est-ce que votre lieu de travail ressemble un peu au Congrès ces derniers temps? Chacun travaille-t-il pour sa propre équipe et non pour l'amélioration collective de l'entreprise? Avez-vous de la difficulté à vous faufiler pour obtenir les informations dont vous avez besoin pour bien faire votre travail, voire pas du tout?
Bien que les employés des organisations à but non lucratif soient unis par la mission de leurs organisations, j’ai constaté que ces problèmes pèsent autant sur les organisations à but non lucratif que sur tout autre type d’entreprise. Bien que nous puissions avoir un résultat final en tête, nous sommes facilement divisés par nos fonctions et la manière dont nous remplissons cette mission.
Le conflit le plus fréquent dans le monde à but non lucratif a lieu entre le personnel du programme et le personnel de collecte de fonds. Les employés du programme accusent souvent les collecteurs de fonds de se concentrer sur l'argent plutôt que sur la mission, de présenter de manière inexacte le travail de l'organisation ou d'exploiter les clients. D'un autre côté, les collecteurs de fonds sont frustrés lorsque le personnel du programme ne les informe pas sur les développements importants, ce qui les empêche de réunir les fonds nécessaires au fonctionnement des programmes. Ajoutez à cela le fait que les organisations à but non lucratif sont constamment en sous-effectif et que vous avez un personnel stressé et dépassé, ce qui peut conduire à un comportement sarcastique, à une collecte de fonds et à un développement de programmes inefficaces.
Que vous soyez également une organisation à but non lucratif ou que votre entreprise soit simplement divisée en silos invisibles qui ne semblent pas bien jouer, voici quelques-uns de mes meilleurs conseils pour enterrer la hache de guerre avec vos collègues et trouver un moyen de communiquer mieux.
1. Clarifiez votre rôle
Cela semble fondamental, mais c’est probablement la racine de beaucoup de vos problèmes. Dans ma situation, en tant que collecte de fonds, je m'attends à ce que tous les membres du personnel, quel que soit leur rôle, participent à la collecte de fonds à un certain niveau. Cependant, s'ils n'ont jamais eu à le faire dans un rôle précédent ou ne comprennent pas vraiment pourquoi je fais la demande, je rencontrerai souvent une certaine résistance. Pour arranger les choses, j'explique ce dont j'ai besoin et pourquoi j'en ai besoin. Sinon, pour les personnes qui n'ont pas beaucoup d'expérience avec ma fonction, il semble que je leur demande de faire mon travail pour moi.
En outre, il est souvent utile d'indiquer clairement comment votre rôle peut les aider en retour. Par exemple, en tant que personne qui communique régulièrement avec les bailleurs de fonds, j'explique ce que fait mon organisation et comment nous le faisons quotidiennement. Je rencontre également des fondations qui soutiennent plusieurs autres organisations à but non lucratif dans notre domaine et ont une idée des meilleures pratiques. Cela fait de moi un participant idéal à toute réunion de planification de programme, en particulier si le responsable s'inquiète de savoir si un nouveau programme peut être financé ou non.
Une fois que vos collègues savent exactement ce dont vous avez besoin pour remplir votre rôle et comment vous pouvez les aider en retour, vous constaterez que la communication et la collaboration deviennent beaucoup plus faciles.
2. Assistez aux réunions de l'autre côté
Honnêtement, le plus gros problème de communication dans de nombreuses organisations est que nous ne communiquons pas réellement les uns avec les autres! Maintenant, je sais que personne n'a besoin d'un autre événement sur le calendrier, mais si vous avez remarqué une rupture de la collaboration ou de la communication entre les services, il est peut-être temps de passer aux réunions régulières de l'autre côté. Ainsi, ils n'auront pas à prendre de notes, à les taper et à vous les envoyer (que vous ne lirez probablement jamais de toute façon). Au lieu de cela, en étant présent, vous pouvez interpréter les informations immédiatement.
J'aime que mes collègues assistent aux réunions de collecte de fonds. Ils ont souvent de bonnes idées ou des retours sur les problèmes auxquels mon ministère est confronté. Parfois, le programme est aussi simple qu’une mise à jour de programme, mais parfois, un représentant d’un autre ministère suggère une façon complètement nouvelle de penser un projet - ce qui signifie une nouvelle façon de collecter des fonds pour le financer également.
Ces réunions vous permettent également de mieux comprendre les défis de vos collègues. Si vous pensez qu’ils sont ridicules de vous harceler pour certaines informations ou paresseux de ne pas aborder ce que vous pensez être une idée géniale, cela peut changer lorsque vous commencez à comprendre leur stratégie dans son ensemble ou lorsque vous découvrez le travail que vous devez effectuer. projets.
3. Planifier, c'est le pouvoir
Dans mon organisation, ce sont les horaires et les attentes qui suscitent le plus de frictions entre les membres du personnel. Les employés chargés de la collecte de fonds sont chargés de la gestion des propositions et du respect des délais dans les fondations. Ces délais exigent parfois des délais d'exécution assez ridicules.
Si les employés du programme sont pris au dépourvu par ces délais pour collecter et analyser les données nécessaires, ils peuvent - cela se comprend - se sentir frustrés et stressés. Et parfois, en raison de la complexité des données et des informations nécessaires, il peut être impossible de les modifier dans les délais impartis. Si tel est le cas, le personnel de collecte de fonds peut négocier et définir des attentes différentes avec les bailleurs de fonds, mais ils ont également besoin de temps pour le faire. En d'autres termes, le personnel de la programmation ne peut pas attendre jusqu'à la dernière minute pour demander une prolongation.
En fonction de votre organisation, quelque chose d'aussi simple que la configuration d'un calendrier partagé peut vous aider à communiquer les dates limites internes et externes. Ce n'est pas non plus une mauvaise idée de répondre aux préoccupations dès leur apparition, par exemple lorsqu'une lettre de confirmation de subvention arrive, afin que le personnel de collecte de fonds dispose de plus de temps pour négocier ou que toute l'équipe puisse travailler ensemble pour créer un plan B.
Même si le courrier électronique, les téléphones mobiles et Internet nous ont aidés à rester en contact, une communication efficace reste un défi pour chaque lieu de travail. En fin de compte, rappelez-vous que vous êtes tous dans le même bateau et que votre succès dépend de la qualité du travail de chacun. (Et si tout échoue, écoutez Otis et essayez un peu de tendresse.)
