"Ne vérifiez pas votre email tout le temps!"
Vous en avez déjà entendu parler et vous l'entendrez encore comme moyen d'améliorer votre productivité et de ne plus être esclave de votre boîte de réception.
Évidemment, c'est beaucoup plus facile à dire qu'à faire. Nous sommes nombreux à recevoir des centaines de courriels par jour (même une heure!), Ce qui rend de plus en plus difficile de reléguer la réponse à une heure précise de la journée.
Cependant, la science soutient maintenant l’idée que vous devez réellement sortir de votre compte de messagerie pour être plus productif dans tout ce que vous faites. Dans un article récent du New York Times , Daniel J. Levitin, professeur à l'Université McGill, a parlé de son travail avec son collaborateur Vinod Menon. Les deux hommes ont découvert qu'en raison des circuits du cerveau, les humains basculaient constamment entre deux états de conscience: être positif (tâche active) ou négatif (errer ou rêver éveillé). Si vous «sciez» trop rapidement entre ces deux réseaux, votre cerveau peut se sentir «étourdi» et incapable de s'engager dans l'un ou l'autre de ces états. Et quand êtes-vous le plus susceptible d'être dans cet entre-deux confus? Lorsque vous êtes sur les médias sociaux ou surfer sur le web.
Plus intéressant encore, les deux scientifiques ont constaté que la science confirmait le vieux conseil: vous ne faites vraiment pas grand-chose lorsque vous consultez vos emails tout le temps. Pourquoi? Parce que la distraction supprime votre capacité à vous concentrer sur l'un ou l'autre état d'esprit.
Levitin écrit: «Un courriel que vous savez être assis là, non lu, peut saper les ressources de l'attention, votre cerveau continue à y penser, ce qui vous distrait de ce que vous faites. Que pourrait-il y avoir? De qui vient-il? Est-ce une bonne ou une mauvaise nouvelle? Il est préférable de laisser votre programme de messagerie désactivé plutôt que d'entendre ce ping constant et de savoir que vous ignorez les messages. "
Quelle est la solution de Levitin et Menon pour répondre à un courrier électronique sans le laisser envahir votre vie? Traitez-le comme n'importe quel autre projet ou tâche, et prévoyez du temps spécifique pour les courriels de votre journée. Et si cela vous semble difficile (les accros du courrier électronique unissent leurs forces!), Voici quelques moyens simples de vous sortir de votre boîte de réception et de programmer du temps de réponse réel à votre courrier électronique.
1. Désactiver les notifications push
Comme Levitin l'a laissé entendre dans son article, les notifications push sur votre téléphone peuvent grandement contribuer à votre anxiété de laisser des courriels sans réponse (après tout, entendre qu'un ping toutes les cinq secondes est source de distraction). Alors, reprenez le contrôle. Désactivez vos notifications push et vérifiez votre courrier électronique uniquement lorsque vous êtes prêt à y consacrer du temps.
2. Désactiver le courrier électronique
Si vous consultez toujours constamment des courriels sur votre téléphone, supprimez simplement vos comptes de messagerie pour ne pas être tenté de jeter un coup d'œil entre deux réunions ou pendant vos déjeuners d'affaires.
3. Temps d'attente
Comme pour tout autre projet ou réunion ordinaire, prévoyez du temps chaque jour pour répondre à vos e-mails sans interruption. Mettez-le sur votre calendrier et respectez l'heure chaque jour que vous avez consacré à la réponse par courrier électronique.
De plus, établissez une routine pour votre temps de courrier électronique et préparez-vous comme pour une réunion ou un projet. Fermez les onglets et les documents pour un autre projet. Enfoncez vos écouteurs et écoutez une liste de lecture répondant à votre courrier électronique. Assurez-vous simplement de répéter vos étapes à chaque fois.
4. Installer les applications de gestion
Une fois que vous avez programmé votre temps de messagerie habituel, assurez-vous qu'il est aussi productif et efficace que possible. Installez des applications telles que Mailbox (qui rend votre boîte de réception plus conviviale) ou The Email Game (qui vous met au défi de traiter vos courriels sans réponse le plus rapidement possible). Plus vous devenez efficace, plus vous serez en mesure de maximiser votre temps.
Vous craignez que les gens ne vous ennuient pas de ne pas être disponibles par courrier électronique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7? Quand ils verront à quel point vous êtes productif, cela n'aura probablement aucune importance. Et si tout échoue, dites-leur que c'est de la science.
