L'été approche à grands pas et au lieu d'aller à la plage, de nombreux étudiants se dirigent vers votre bureau, en tant que nouveaux stagiaires d'été.
Ils sont frais, énergiques et désireux de se rendre au travail - exactement ce que vous recherchez chez votre personnel d’été. Mais, pour beaucoup, c’est leur première fois dans un environnement de travail d’entreprise, ils comptent sur vous pour apprendre les ficelles du métier et de l’industrie. Et offrir à vos stagiaires une expérience d'apprentissage positive tout en tirant le meilleur parti de ces paires de mains supplémentaires - en une courte période de 8 à 10 semaines! - peut s'avérer être un équilibre délicat.
Ainsi, lorsque vous accueillerez vos nouveaux stagiaires, il est important de réfléchir à la manière de rendre l'expérience agréable pour tout le monde. Nous avons rencontré quelques cadres stagiaires, experts stagiaires et anciens stagiaires et avons découvert leurs secrets pour réussir leur été.
1. Choisir les bons stagiaires
Les stagiaires ne sont peut-être que des embauches temporaires, mais ils ont toujours un impact important sur votre équipe. Un stagiaire peu motivé, improductif ou inutile peut nuire au moral et à l'efficacité de votre équipe. Toutefois, une excellente embauche peut apporter une nouvelle perspective fantastique à votre travail - et même devenir votre nouvelle recrue de rock star à la fin de l'été.
Donc, lorsque vous interviewez et embauchez des candidats, il est important de garder à l'esprit les personnes que vous recherchez vraiment. En fonction de ce que vous souhaitez que vos stagiaires assument, vous recherchez peut-être une expérience de travail ou des diplômes académiques spécifiques, mais ceux-ci ne devraient pas toujours être aussi importants dans votre décision que vous le pensez.
Mark Babbitt, PDG de YouTern, encourage par-dessus tout les étudiants à engager des étudiants: «Cherchez toujours des étudiants qui font preuve d'enthousiasme, d'aptitude à l'entraînement et de solides compétences d'écoute, ainsi que ceux qui prennent des initiatives», dit-il. "La dernière chose que je regarde est la présence d'un stagiaire potentiel au collège."
Surtout, recherchez des étudiants qui manifestent un intérêt sincère pour votre secteur d'activité ou votre poste. Il peut être utile de demander aux futurs stagiaires leurs passions et leurs aspirations professionnelles, mais vous pouvez également regarder plus loin: À quels clubs et activités parascolaires participent-ils? Par exemple, si vous recherchez un stagiaire en rédaction, écrit-il pour le journal de l'école ou tient-il un blog? Ce que les étudiants font pendant leur temps libre peut être un excellent indicateur de ce qui les passionne vraiment.
2. Planifiez-les
Il n'y a rien de pire que d'avoir des stagiaires qui n'en ont pas assez - non seulement ils s'ennuieront, mais vous tenterez constamment de déterminer les tâches à assigner au lieu de vous occuper de vos tâches quotidiennes. Ce n'est productif pour personne.
Il est donc important de préparer les travaux à l’avance pour que vos stagiaires en aient assez. David Schwarzberg, responsable stagiaire de Games.com, commence même à réfléchir à ce que ses stagiaires feront plusieurs mois avant de commencer: «En avril, notre équipe s’est réunie uniquement pour déterminer les types de projets sur lesquels nos stagiaires travailleront cet été», explique-t-il.
Même si vous venez tout juste de commencer, prenez le temps de décrire les types de tâches dont vos stagiaires seront responsables, les compétences qu’ils devraient acquérir et les projets que vous souhaiteriez tout au long de leur collaboration avec votre équipe. Ensuite, chaque semaine - à l’instar de ce que vous feriez pour un plan de cours si vous étiez enseignant - rédigez un plan de travail hebdomadaire.
Plus important encore, assurez-vous de leur confier des tâches difficiles et substantielles qui les aideront à en apprendre davantage sur votre domaine. Comme Schwarzberg le dit, «nous essayons de tirer parti de leurs forces dans leurs rôles et parcours précédents, tout en prévoyant de les exposer à de nouvelles tâches difficiles qui affecteront directement l’équipe.»
Alyssa Marino, ancienne stagiaire en marketing et employée actuelle, explique que ces «vraies» missions sont ce qui distingue son stage des autres expériences: «Chez AOL, ma responsable a toujours recherché mon avis et m'a incluse dans les réunions d'équipe. Dès le début, on m'a confié de vraies responsabilités et je me suis toujours sentie comme un membre précieux de l'équipe. ”
3. Bienvenue
Tout le monde veut se sentir accueilli dans un nouvel emploi - en particulier les stagiaires qui viennent d'entrer dans le monde professionnel. Un bon moyen de prendre un bon départ est d’envoyer un courrier électronique au stagiaire pour lui souhaiter la bienvenue au sein de l’équipe et planifier une brève réunion ou un déjeuner décontracté pour le présenter au groupe.
Si vous avez plusieurs stagiaires, envisagez d'organiser une séance d'orientation officielle qui permettra aux étudiants de se rencontrer et de se familiariser avec l'organisation en groupe.
Pensez également à jumeler des stagiaires avec des membres d’équipe plus expérimentés en tant que mentors, recommande Jenna Morton, recrue sur le campus de Indeed.com. «Nous accueillons nos stagiaires en donnant à chacun un mentor. C’est quelqu'un qui a vraiment excellé dans l’organisation, une personne dont le stagiaire peut apprendre », dit-elle. «Le mentor est l'interlocuteur privilégié du stagiaire» et peut servir de ressource pour répondre aux questions et aider les employés à faire la transition pour la première fois au monde du travail.
4. Définir les attentes
Outre un accueil chaleureux, Babbitt suggère de lancer des stages avec une réunion sur les attentes. «Devrait décrire précisément ce que le stagiaire sera responsable, décrire le fonctionnement de l'équipe et spécifier clairement comment la performance sera évaluée», explique-t-il. «Le stagiaire doit également exprimer ce qu'il veut apprendre du stage.» Et après la réunion, mettez-le sur papier. «Écrire ces attentes est le moyen le plus clair d’évaluer les progrès et les succès plus tard au cours du stage», dit-il.
Ensuite, tout au long de l’été, organisez des réunions hebdomadaires ou bi-hebdomadaires avec vos stagiaires afin d’examiner vos attentes et de vous tenir au courant de vos attentes. «L'une de mes meilleures dirigeantes stagiaires a programmé des bases hebdomadaires avec moi pour voir comment je vais et si j'ai des questions», conseille Alexa Procaccino, six fois stagiaire et récente diplômée de l'Université Lehigh. «J'ai tellement appris sur l'entreprise parce que je pouvais tout lui demander.
5. N'oubliez pas la gestion de la performance
Les stages, à leur base, sont des expériences d'apprentissage. Il est donc essentiel de donner à vos stagiaires des commentaires positifs et constructifs tout au long de l’été pour les aider à en apprendre davantage sur eux-mêmes en tant que professionnels, notamment sur leurs points forts, leurs points forts et les domaines dans lesquels ils doivent grandir ou s’améliorer.
En plus des bases tactiles hebdomadaires, prévoyez du temps consacré à ces conversations et envisagez même de mettre en place un processus de révision formel. «La gestion des performances est un élément essentiel des stages», a déclaré Laura Chambers, responsable des programmes universitaires chez eBay Inc. «Tous nos stagiaires participent à un processus d’examen à la mi-été et à la fin de l’été, et les personnes âgées ont une décision claire à la fin de l’été si leurs stages débouchent sur un emploi à temps plein.»
Il est également important de reconnaître les contributions de vos stagiaires avant leur retour aux études. «Nous terminons notre stage d'été par une vitrine d'été, au cours de laquelle les stagiaires démontrent le travail qu'ils ont accompli aux chefs d'entreprise et aux dirigeants», explique M. Chambers. Mais vous pouvez même le faire de manière plus modeste - par exemple, demander à vos stagiaires de présenter leurs projets d'été lors d'une réunion ministérielle ou de célébrer leurs contributions avec un déjeuner d'équipe. Même un petit geste montre votre gratitude pour leur dur labeur (et les étudiants aiment toujours la nourriture gratuite!).
Bien qu'il y ait du travail et de la planification à faire, faire venir un stagiaire devrait être amusant! Réfléchissez à vos expériences en tant que stagiaire ou étudiant et demandez-vous ce que vous avez apprécié pendant votre expérience d'été: utilisez-le comme source d'inspiration. «Tous les membres de mon équipe ont été stagiaires au collège et nous sommes reconnaissants des opportunités que nous avons eues», a déclaré Schwarzberg. «Lorsque nous recrutons un stagiaire, nous espérons partager des expériences similaires.»
