Vous êtes un travailleur acharné. Vous aimez que les choses soient faites à temps et bien faites. Pour vous, c'est une petite demande.
Ainsi, quand une personne avec laquelle vous travaillez continue de générer des rapports inachevés ou des tâches négligées, vous perdez vraiment la raison.
Non seulement cela, cela affecte tout ce que vous faites. Cette tâche insuffisante peut signifier que vous repoussez un délai important, ou que vous énervez un client, ou que vous perdez le respect du reste de la société. Fondamentalement, les dégâts causés par cette personne coûtent cher à vous et à tous ceux qui vous entourent.
Rassembler quelqu'un qui fait un travail de qualité médiocre et lui donner une conversation n'est pas ce que la plupart des gens aiment passer leurs journées. Mais il est important de le faire avec respect et en temps opportun, si votre réussite et celle de votre équipe sont importantes pour vous.
Eilis Wasserman, entraîneur de carrière chez Muse, souligne qu’il n’ya «pas de bonne façon de faire cela». Mais l’un des principes de base est que «si vous n’êtes pas le superviseur et que cela affecte votre travail, remettez-le d'abord à votre superviseur» avant essayer de vous attaquer vous-même. Avoir le retour d'information en provenance d'un niveau supérieur lui donne plus de poids et peut sembler plus naturel que lorsqu'il provient d'un collègue du même niveau. De plus, si votre superviseur gère également votre collègue, il sera plus familiarisé avec l'éthique de travail, l'historique et les responsabilités quotidiennes de la personne, ce qui lui permettra de mieux proposer une solution.
Mais disons que vous êtes le superviseur et que vous êtes confronté à des performances moins qu'étonnant de la part d'un employé - ou que vous êtes un employé qui ne peut pas compter sur votre manager pour faire le travail à votre place. Voici quelques conseils pour gérer cette conversation avec facilité.
Mettez de côté tous les sentiments négatifs
Avoir un travail négligé peut irriter même les personnes les plus calmes, et cela se comprend. Peut-être que vous êtes déjà submergé et que cela va vous retarder de quelques heures supplémentaires. Peut-être qu'ils sont un entrepreneur et que vous leur payez beaucoup d'argent qui est maintenant gaspillé. Ou peut-être leur avez-vous demandé maintes et maintes fois de suivre les instructions qui leur étaient présentées, sans succès.
Peu importe à quel point vous êtes contrarié, il est extrêmement important de laisser vos émotions s'installer avant de confronter la personne à ce sujet. Promenez-vous, rédigez un courrier électronique d'évacuation que vous n'avez pas envoyé, peut-être même attendez-vous un jour ou deux - tout ce qui vous convient.
«Si c'est de la colère, si c'est de la frustration, éliminez-la», déclare Steven Davis, entraîneur de carrière chez Muse. Vous voulez apparaître comme le professionnel calme, cool et rassemblé que vous savez que vous êtes. Et abattre la porte de la personne ne fera pas que nuire à votre image, cela la dissuadera facilement de vous écouter et de prendre vos réactions au sérieux.
Ne présume pas de mauvaise intention
Il est possible que cette personne n'ait aucune idée de la façon dont leurs actions vous affectent. Donnez-leur le bénéfice du doute qu'ils ne cherchent pas activement à vous agacer ou à vous saper.
Peut-être sont-ils distraits par quelque chose qui se passe à l'extérieur du bureau ou dans leur vie personnelle. Ou «peut-être que les tâches que la personne est chargée de faire vont trop loin au-delà de ses capacités», explique Davis. Ou bien ils pourraient être relâchés parce qu'ils sont démotivés, qu'ils soient malheureux dans leur travail, sous la pression de quelqu'un de plus haut placé ou indifférent au travail lui-même.
Ou peut-être que cette personne sait qu’elle s’embrouille, mais qu’elle choisit d’aller de l’avant pour couvrir ses traces. «Parfois, ils ne veulent pas paraître insatisfaisants même si la quantité de travail qui leur est confiée est trop lourde», suggère Wasserman.
Demandez-vous si l’un d’entre eux pourrait être la cause du problème avant de vous lancer seul dans des conclusions (comme cela, ils se moquent de la difficulté avec laquelle ils font des choses pour vous). «N'oubliez pas de commencer par la confiance», déclare Wasserman. La seule façon de savoir ce qui se passe réellement est d’avoir une conversation civile et productive.
Adressez-vous tôt (et en privé)
«Il est préférable de s’adresser dès que possible afin que le travail futur ne soit pas affecté et que l’employé puisse commencer à s’améliorer», explique Wasserman.
Le fait d’aborder la question plus tôt que plus tard vous permet également d’avoir une discussion plus informelle par opposition à une discussion sérieuse et prolongée. La première fois que cela se produit, explique Davis, vous pouvez simplement vérifier s'ils étaient au courant de ce qu'ils ont fait. Peut-être que ces erreurs d'orthographe ou ces feuilles de calcul mal formatées étaient vraiment une erreur et qu'ils le corrigeraient eux-mêmes dans l'avenir. Mais «s’ils ne le font pas, deux fois, c’est une fois de trop», dit-il. Une fois qu'il est clair que ce n'est pas un hasard, mais un problème de performances plus important, vous voudrez probablement les écarter en privé pour en parler.
Réfléchissez sur l'histoire de la personne
Pour vous préparer, il est essentiel de rassembler le contexte.
Pensez au rendement passé de cet employé. Soumettent-ils généralement des travaux de premier ordre, ou est-ce déjà arrivé (et combien de fois)? A-t-il été une lente diminution de la qualité, ou est-ce un 180 complet de ce qu'ils rapportent habituellement? La façon dont vous abordez un gros problème nécessitera une approche bien différente de celle que vous prenez pour quelqu'un qui est décevant depuis un certain temps.
En outre, y a-t-il une tendance que vous pouvez retirer en termes de type de travail avec lequel ils semblent lutter, ou est-ce assez cohérent quelle que soit la tâche confiée?
«La performance est vraiment une combinaison des capacités de quelqu'un et de sa motivation», explique Davis. Les données historiques peuvent donc être un bon indicateur pour savoir si c'est leur capacité ou leur motivation (ou autre chose) qui les retient.
Enfin, quelle est la personnalité de cette personne? Sont-ils généralement ouverts à la critique constructive ou ont-ils tendance à se mettre sur la défensive lorsqu'ils sont écartés? Savoir comment ils ont déjà traité les commentaires vous aidera à décider de votre stratégie. «Identifiez l'ADN de la personne. C'est comme ça que vous influencez les gens. Parce que ce qui fonctionne chez Steven ne le fera peut-être pas sur Alyse », déclare Davis.
Considérez votre propre rôle
Si vous êtes le patron de cette personne, il vous incombe de la soutenir et de la guider vers le succès. Par conséquent, si elle a des difficultés, demandez-vous également si vous pouvez faire quelque chose de différent. Parcourir toutes les possibilités vous aide à déterminer s’il s’agit d’un problème, d’un problème ou d’un peu des deux (le résultat le plus courant, malheureusement).
Par exemple, vous pourriez avoir de grandes attentes que votre équipe ignore. «Certains professionnels peuvent être des perfectionnistes ou imposer leurs normes personnelles au travail des autres et considérer le travail comme un travail bâclé, même si ce n'est peut-être pas vraiment le cas», explique Wasserman. Ainsi, même si quelque chose vous semble impoli, cela peut sembler être à la hauteur aux yeux de vos employés.
Dans l’ensemble, dit Davis, il est vraiment important que tout le monde comprenne quelles sont vos attentes. Si cette personne ne donne pas les résultats escomptés parce que vos instructions ne sont pas claires, vous devrez leur rappeler exactement ce que vous recherchez. Si les raisons pour lesquelles ils éprouvent des difficultés sont davantage liées à leur manque de soutien ou de compétences pour faire le travail, vos attentes et votre niveau de conseil devront peut-être être ajustés pour vos futures missions.
Poser des questions réfléchies
Lorsque vous vous rencontrerez, vous voudrez vous renseigner un peu pour aller au fond des choses: ce qui se passe, ce qu'ils comprennent de leur performance, pourquoi ils prennent les décisions qu'ils prennent et quelles sont leurs attentes. le projet.
«Je commencerais simplement par demander ce que les employés pensent de leurs progrès et de leur travail» pour lancer le processus, explique Wasserman. En les laissant diriger la conversation, explique-t-elle, ils peuvent aussi arriver à leur propre conclusion que quelque chose ne va pas.
Par exemple, vous pourriez dire:
Ou,
En fait, prêtez attention à ce que la personne vous dit en répondant à ces questions et montrez-lui de l'intérêt. «Ils ont peut-être besoin d'autres ressources, d'autres personnes pour les aider. Ils pourraient avoir le sentiment d'être ignorés ou ne pas avoir de soutien », déclare Davis. En montrant que vous prenez leurs réponses au sérieux, ils seront plus enclins à se sentir plus à l'aise et à prendre des commentaires, maintenant et plus tard.
Donnez des exemples (mais évitez d'être accusant)
Il est possible qu'ils ne sachent vraiment pas pourquoi leur travail ne répond pas aux attentes, ou qu'ils ne voient aucun problème dans le travail qu'ils rendent.
Dans ce cas, vous souhaiterez présenter «des exemples pertinents auxquels vous pouvez vous référer au lieu d’être vagues», déclare Wasserman. Qu'est- ce qui ne va pas exactement dans ce qu'ils ont fait, et à quoi est-ce censé ressembler? Et pourquoi est-il censé avoir cette apparence?
Si ce qu'ils font a un impact sur les autres (à part vous), vous voudrez bien le mentionner - bien que prudemment - également. «Parfois, après avoir résolu le problème du manque d’argent, le travailleur peut ne pas se rendre compte de l’importance ou de la gravité de ses erreurs. Sans être accusatoire, vous pouvez montrer au travailleur comment ce type de travail médiocre affecte les autres personnes de l'entreprise et l'image globale de l'entreprise », explique Wasserman. Pour le faire efficacement, évitez d’utiliser «un langage agressif et accusateur, ou d’attribuer d’abord un blâme direct», ajoute-t-elle. Plutôt que de dire «Vous avez tout gâché», vous voudrez expliquer: «Voici comment créer.
(En outre, ne dites pas réellement que leur travail est «bâclé» - le mot lui-même peut être interprété négativement du côté du destinataire, surtout si la personne ne perçoit pas son résultat comme le résultat de la paresse ou de la négligence.)
Enfin, rappelez-leur que vous vous souciez de leur croissance et de leur succès. Vous savez que cette personne veut probablement évoluer dans son rôle - alors, précisez que le suivi de vos modifications vous aidera à y arriver.
Mettons tout cela en pratique. Supposons que votre rapport direct continue de produire des documents pressés, ce qui vous oblige à les refaire avant de les soumettre à un client. Vous pourriez dire ce qui suit:
Il est possible que le simple fait d'avoir cette conversation suffise à remettre la personne sur la bonne voie - un coup de pied dans le cul peut faire des merveilles pour quelqu'un qui se cabre. Mais même si cela vous oblige à retravailler certaines des manières dont vous collaborez, vous en sortirez tous les deux plus forts.
Gardez un œil sur leurs progrès
Wasserman insiste sur le fait que même après avoir discuté et élaboré un plan, vous devez suivre leurs progrès et effectuer des vérifications de temps à autre: donner des informations en retour, réajuster votre stratégie et proposer des solutions. Plus important encore, si leur négligence persiste, vous devrez préciser les conséquences de leurs actions, qu'il s'agisse d'un plan d'amélioration des performances ou de la mise en demeure.
Mais leur donner la chance de se prouver, aussi. Si elles commencent immédiatement à montrer une amélioration à petite échelle, reconnaissez-le. Les compliments et le renforcement positif ne feront qu'encourager la personne à continuer son bon travail, ce qui facilitera grandement son travail.
