Un jour où, après neuf heures pleines de travail au bureau, vous n’avez toujours pas supprimé un élément important de votre liste de choses à faire? Lorsque vous sentez que vous pourriez être productif - si seulement vous travailliez dans une boîte silencieuse, sans distraction et si vous n'étiez pas bombardé par des courriels, des appels téléphoniques et des visites sans rendez-vous avec vos collègues toutes les 30 secondes?
Mais bien sûr, ce n'est pas le cas. La plupart d’entre nous, jeunes professionnels, sommes assis dans de petits box encombrés, entourés de dizaines d’autres jeunes professionnels dans de petits box encombrés, et criblés de distractions numériques permanentes liées à nos téléphones, ordinateurs et mûres.
Ce n'est pas le meilleur environnement dans lequel travailler. Alors, comment pouvons-nous éliminer les distractions du bureau, vous attacher et faire avancer les choses? Voici six solutions simples.
1. Libérez-vous de l'email
Ce n’est pas parce que vous recevez chaque jour des tonnes de courriels que vous devez être lié à Outlook (ou à Entourage ou à Gmail). En fait, avoir votre courrier électronique constamment à l'écran peut vous rendre moins productif.
Un changement simple: ne laissez pas votre courrier électronique ouvert sur votre moniteur toute la journée. Au lieu de cela, désactivez toutes vos alertes et faites un effort concerté pour vérifier les messages uniquement aux heures planifiées (je vérifie les miens environ une fois par heure). Si cela vous rend nerveux (si votre patron envoie fréquemment des e-mails ou si vous avez un client qui a besoin de réponses vraiment immédiates), vous pouvez personnaliser la façon dont Outlook vous alerte pour que seul le gros contenu retienne votre attention.
2. Ne décroche pas le téléphone
Ce n'est pas parce que ça sonne que vous devez y répondre. Si vous avez réservé une heure pour envoyer un rapport à votre chef et que vous recevez un appel d'un numéro inconnu, laissez-le aller à la messagerie vocale. Sauf si vous attendez un appel, cela ne vaut pas la peine de vous interrompre. Faites-moi confiance, si c'est important, l'appelant laissera un message et vous pourrez toujours rappeler immédiatement.
Vous éviterez également le stress de ne pas être préparé à un appel. Si vous avez passé des heures à calculer des chiffres, vous serez plus troublé si vous décrochez maintenant que si vous vous arrêtez., reconcentrez-vous et rappelez plus tard après avoir retrouvé les informations relatives à votre envoi.
3. Signalez à vos collègues
L’atmosphère sociale est l’un des aspects les plus intéressants du travail au bureau, mais elle est également l’un des plus distrayants. Une façon de contrer cela est de mettre en place un système avec vos collègues afin que vous sachiez tous quand ne pas vous gêner. C'est facile lorsque vous avez une porte de bureau que vous pouvez fermer - mais si ce n'est pas le cas, concevez votre propre signal disant: "s'il vous plaît, ne m'interrompez pas maintenant."
Cela peut être aussi simple que de mettre un casque (même si vous n'écoutez pas de musique) ou de coller votre accessoire de bureau préféré sur votre moniteur. Gardez simplement à l'esprit que cela ne fonctionne que si vous vous rendez également disponible toute la journée - parfois, les gens ont besoin de votre attention.
4. Être physiquement organisé
Désormais, vous n'avez plus nécessairement de bureau sans papier ni de code couleur pour vos dossiers, mais si vous êtes organisé (de la manière qui vous convient le mieux) et que vous pouvez trouver des éléments, vous serez plus productif. (Mon bureau peut ressembler à une boîte de post-it qui a explosé sur toute sa surface, mais j'ai un système, je le jure!) Personne n'aime perdre 10 minutes à chercher les minutes de la semaine dernière quand vous êtes censé taper l'agenda de cette semaine.
C'est aussi un endroit où la technologie peut vraiment aider. Il est beaucoup plus facile de classer des documents sous forme numérique. Je me fais donc un devoir de tout analyser et de le sauvegarder sur le lecteur partagé de mon entreprise. Ainsi, si je suis au téléphone avec un client et que je dois revérifier un contrat, je peux simplement le consulter sur mon écran. Inutile de la mettre en attente pendant que je fouille dans ma cabine à droite. dossier.
5. Obtenez distrait!
Les gens se concentrent souvent sur l'élimination des distractions telles que Facebook, les sites de vente en ligne et la diffusion de contenu multimédia en continu sur le lieu de travail. Cependant, même si votre patron peut vous voir penché sur votre clavier en regardant cette feuille de calcul pendant les huit heures (ou plus) par jour, cela ne vous rendra pas plus productif.
En fait, une étude récente a montré que «la navigation sur le Web peut réellement rafraîchir les travailleurs fatigués et améliorer leur productivité, par rapport à d’autres activités telles que passer des appels personnels, envoyer des SMS ou des courriels, sans parler du travail direct sans répit».
Alors, allez-y: passez 15 minutes à rattraper vos commérages Gawker ou parcourez les nouveaux arrivants chez JCrew. La pause vous rendra d'autant plus productif que vous vous concentrez de nouveau sur les tâches à accomplir.
6. Tenir un journal de travail
Enfin, et surtout, déterminez comment vous travaillez personnellement le mieux. Essayez de noter tout ce que vous faites pendant la journée et le temps que cela prend - vous serez probablement surpris.
J'ai commencé à tenir un journal de travail afin de pouvoir comptabiliser combien de temps ma journée était consacrée à des tâches administratives et combien il me restait à consacrer à des projets à long terme. Mais cela a aussi fini par me montrer mes habitudes de travail - par exemple, je fais de loin le plus gros travail de l'après-midi. Reconnaître cela m'a aidé à établir un meilleur horaire: maintenant, je travaille plus tard au lieu d'arriver plus tôt et je peux généralement gagner beaucoup plus en productivité dans la journée.
Il n'est pas toujours facile d'éliminer les distractions, mais réfléchissez-y: plus vous êtes productif, plus vite vous quitterez le cubicule pour vous rendre dans un bureau où vous pourrez fermer la porte.
