Il y a quelques semaines, ma sœur a commencé frénétiquement à m'envoyer des SMS alors qu'elle se rendait à l'aéroport. Elle partait en voyage d'affaires à Seattle et était supposée avoir rencontré ses collègues à la gare afin qu'ils puissent tous rejoindre l'avion ensemble. Mais, elle avait dormi trop longtemps et espérait maintenant passer son taxi en dépense. "Est-ce que ça a été?" Me demanda-t-elle, comme si j'aurais un indice quant à savoir si sa compagnie accepterait le billet de taxi après avoir pris des dispositions pour le train.
«Je suis sûre qu'ils vont s'en occuper», dis-je, essayant de la calmer. "Ne ratez pas votre vol, " avertis-je, pensant qu'elle serait alors vraiment foutue.
Même si je voulais rassurer la situation, je ne savais vraiment pas si elle serait remboursée ou, en plus, si ses collègues étaient énervées, elle aurait raté le trajet en train et pris le train. posséder. Est-ce qu'ils le verraient comme un fainéant et les choses seraient difficiles pendant la durée du voyage?
Bien que je ne sois pas un expert en voyages d’affaires, je sais que la communication est essentielle au bon déroulement du voyage. Et quand je me suis tournée vers Lindsay Moroney, la chef de cabinet de The Muse, pour confirmer, elle a accepté: «Chaque fois que de l'argent ou un budget entrent en jeu au travail, il est préférable de définir clairement les attentes avec votre supérieur hiérarchique."
Si vous êtes nouveau dans votre entreprise actuelle ou si vous n’êtes pas habitué à faire des voyages d’affaires en général, n’hésitez pas à vous informer au préalable de la politique de l’entreprise en ce qui concerne toutes les dépenses. Par exemple, Moroney explique que «certaines entreprises pensent que les taxis ne sont pas une grosse affaire mais que les repas ne sont pas couverts, tandis que d'autres sont plus à l'aise de définir une allocation journalière que vous dépensez à votre guise».
Si vous travaillez avec une allocation quotidienne et que vous voyagez avec votre responsable ou un dirigeant d’entreprise, vous aurez probablement l’impression que vous serez seul pour de nombreux repas. S'il n'y a pas d'allocation et que tous les repas sont couverts, renseignez-vous à l'avance sur les dîners et les déjeuners prévus à l'avance.
Et sur la note de nourriture, il est également bon de prévoir quels repas seront partagés avec des collègues (ou participants à la conférence) et pour lesquels vous serez seul. C'est compréhensible si vous vous sentez bizarre de demander directement des repas partagés si cela ne figure pas à votre agenda, mais vous pouvez mentionner votre penchant pour la caféine et lui demander s'il souhaite que vous lui preniez un café au lait avant 9 heures. C’est sa raison de vous inviter à prendre votre petit-déjeuner ou de vous laisser échapper, en fonction de la façon dont vous voulez le regarder.
Cette directive fonctionne bien pour le reste du temps de déplacement non professionnel que vous rencontrez. Il peut être utile de demander un ordre du jour avant votre voyage afin de bien comprendre où vous devez être quand. Comme vos collègues ne sont pas non plus habitués à être au bureau 24 heures sur 24, vous pouvez donc supposer en toute sécurité que le temps «gratuit» indiqué dans le programme est le vôtre. Et hé, ça va si vous préférez vous allonger dans le grand lit à 22 heures. À moins que vous ne réfléchissiez à un projet avec l'équipe autour d'un verre - ou s'il vous semblerait impoli de renflouer un événement en soirée - soyez confiants que votre contribution et votre présence toute la journée seront suffisantes.
Mais, sur cette note, s'il y a des événements ou des sessions de conférenciers «facultatifs», vous devriez probablement en vérifier quelques-uns. Il serait de mauvais goût de refuser chaque programme parascolaire. Pensez à la gêne potentielle qui pourrait se produire si votre patron découvrait que vous aviez abandonné un comité qu’il ou elle avait recommandé parce que vous vouliez vous entraîner un peu.
En fin de compte, votre meilleur pari pour l'étiquette du travail de voyage est d'avoir des lignes de communication ouvertes. Il est préférable de poser des questions ou de régler tout problème potentiel avant de partir (par exemple, «Comment puis-je réellement tout dépenser correctement?»), Plutôt que sur le moment. Comme le dit Moroney, lorsque vous parlez à votre responsable, «si une politique est en place, il peut vous donner des détails» et vous saurez ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas. L'idée est de "vous épargner le stress de l'inconnu - et le coût d'un remboursement refusé - et demandez au moins une semaine avant votre départ."
C’est un conseil que ma sœur aurait sûrement utilisé, et c’est en général un excellent conseil pour éviter l’inquiétude liée aux voyages d’affaires et garder votre portefeuille intact.
