Parfois, vous devez écrire des emails durs.
Vous devez partager les commentaires avec une personne d'un autre bureau, ou être en désaccord avec une partie prenante, ou dire à quelqu'un qu'ils ont foiré - et organiser un appel ou une réunion en personne constituerait une réaction exagérée (et risquerait de compliquer encore davantage la situation) .
Cela dit, lorsque les notes les plus bénignes peuvent être mal interprétées, les enjeux sont encore plus importants lorsque vous avez quelque chose de crucial à dire.
En tant que personne travaillant à distance, j'envoie constamment des courriers électroniques à des personnes. Et même si je l'ai fait des centaines de fois, quand j'écris, j'ai toujours un petit creux dans le ventre qui me dit que le travail de quelqu'un nécessite beaucoup de changements.
Mais les gens répondent souvent beaucoup plus positivement que je ne l'aurais imaginé. J'attribue une formule que j'utilise et qui rend les courriers électroniques aussi gentils et utiles que possible.
Voici comment cela se décompose:
Ligne 1: Dis quelque chose d'amical
Lorsque vous écrivez la première ligne (après la salutation), il peut être utile d’imaginer que c’est une conversation. Si quelqu'un s'approchait de vous et plongeait droit dans sa pointe, vous seriez rebuté.
C'est pourquoi une ligne comme Comment était votre week-end? ou j'espère que cette note vous trouvera bien, aussi superflu que cela puisse paraître, aide à lancer les choses sur la bonne note.
Ligne 2: remerciez-la
Le cas échéant, il est bon de noter les efforts de l'autre personne. Vous ne voulez pas vous plonger dans ce qu'ils ont mal fait sans reconnaître le temps qu'ils ont consacré à ce qu'ils ont envoyé.
C'est aussi simple que: Merci beaucoup pour votre contribution.
Ligne 3: Faites remarquer quelque chose de positif
Personne ne veut se sentir idiot (ou comme si vous pensez qu'il est stupide). Par conséquent, même si vous ne voulez pas vous battre autour du pot, il est important de prendre le temps de souligner l'une des forces du travail de l'autre personne.
Essayez, je peux voir où cela mènerait. Par exemple, vous pouvez dire à un rapport direct que vous pouvez voir comment la stratégie mise en œuvre aiderait l’équipe à mieux fonctionner. Ou, vous pourriez dire à un collègue qu'il a fait du bon travail en répondant à la principale préoccupation du client.
Bien sûr, il est important de garder ce commentaire honnête. Vous devriez mentionner quelque chose qui est réellement bénéfique, et vous ne devriez pas faire d'éloges si abondamment que le reste de votre message aveuglerait totalement le destinataire.
Corps du courrier électronique: Passer en revue les changements (et les résultats)
Croyez-le ou non: les gens apprécient de savoir pourquoi vous avez choisi de faire les choses différemment. C'est contre-intuitif (parce que qui veut savoir comment ils se sont trompés?), Mais en réalité, cela montre que vous avez une haute opinion d'eux.
Cela démontre que vous ne voudriez pas être en désaccord avec eux juste pour le plaisir de le faire. Au-delà de cela, cela montre que vous pensez qu'ils sont assez intelligents pour tirer les leçons de vos retours et répondre à vos attentes.
Pour éviter de trop vous expliquer ce qui ne va pas, limitez-vous aux phrases qui suivent le format de …. Et si vous avez plus d'un changement, utilisez des puces.
Cela ressemble à ceci:
Ou:
- Vous constaterez que nous avons apporté des modifications à la plate-forme en fonction des commentaires de l'équipe de direction.
- Dans le même ordre d'idées, j'aimerais voir ces changements transposés dans d'autres aspects de la présentation, car nous souhaitons qu'ils soient cohérents.
Dernière ligne
Terminez toujours en demandant si vous pouviez clarifier quelque chose ou répondre à des questions.
S'il vous plaît laissez-moi savoir si je peux répondre à des questions, peut sembler évident, cela sert à quelque chose. Cela rend l'esprit de votre courrier électronique plus collaboratif.
Tout à coup, cela va de dire «voici des changements - période» à «autres changements - voudriez-vous me dire si certains n'ont pas de sens?». Cela montre que vous tenez toujours à l'opinion de l'autre personne.
Ensuite, tout ce qui vous reste à faire est une signature - toute signature standard (meilleure, sincèrement, merci!) Fera l'affaire.
Mettre tous ensemble
- Exemple de changement et comment il donnera un résultat positif
- Le cas échéant: exemple de changement 2 et comment il donnera un résultat positif
- Le cas échéant: exemple de changement 3 et comment il donnera un résultat positif
Maintenant que vous avez composé des commentaires vraiment constructifs, prenez une minute pour réfléchir à votre sujet. Peut-être que tout ce dont vous avez besoin est de frapper la réponse, mais il se peut qu'un léger changement affecte le ton entier. (Saviez-vous que «aujourd'hui» est préférable à «urgent»? Plus à ce sujet - et d'autres mots à éviter - ici.)
Tous les messages que vous envoyez ne vont pas être remplis d'éloges - et ce n'est pas grave. Si vous prenez le temps de l'écrire pensivement, cela ira très loin.
