Les gens me demandent tout le temps comment faire les choses plus vite, mieux et plus efficacement, et quels outils je leur recommande pour les aider à le faire. Mais il y a une question qui me touche beaucoup moins et qui est tout aussi importante: comment gagner du temps en faisant moins?
En effet, savoir quoi ne pas faire et ce qu'il faut cesser de faire peut faire une énorme différence en termes de bonheur et de productivité.
Testez-vous avec cette liste de sept questions pour vous assurer de bien investir votre temps.
1. Dites-vous non?
La plupart des gens ont un besoin profond d'être aimé. En conséquence, nous disons oui à presque tout ce qui nous est demandé, ce qui empêche de tout bien faire et gâche notre temps et notre productivité. Examinez les 10 dernières demandes que vous avez reçues (en ignorant les tâches de votre patron, sur lesquelles vous n’avez peut-être pas le contrôle). Si vous avez dit oui à plus de la moitié, il est probablement temps de vous pousser à dire non (voici quelques façons de le faire gentiment).
2. Êtes-vous assez délégué?
Que vous soyez ou non gestionnaire, vous avez la possibilité de déléguer à des collègues. Si vous faites tout vous-même et que vous pensez que «c'est juste plus rapide pour moi de le faire», vous pourriez être un délégatophobe. Examinez bien vos tâches au cours de la semaine écoulée: s'agit-il vraiment de votre description de travail? Si ce n’est pas le cas, consultez mes conseils pour réussir la délégation afin de commencer à retirer certaines choses de votre assiette.
3. Tout sur votre liste de tâches à faire est-il nécessaire?
Ne considérez pas une liste interminable de choses à faire comme un défi à relever, alors qu’il s’agit en fait d’un défi de hiérarchiser. Si vous n'avez pas exécuté de tâche depuis des semaines, ou si c'est ce qui a été reporté à une date ultérieure, cela pourrait indiquer que ce n'est pas vraiment nécessaire. Utilisez votre manager et vos collègues comme bases de résonance pour essayer de supprimer les éléments inutiles de votre liste de tâches, afin de consacrer plus de temps aux éléments hautement prioritaires qui feront avancer vos objectifs. Conseil pro: Vous ne parvenez pas à supprimer les tâches à faire au travail? Passez en revue chacune d'elles et notez l'impact qu'elle aura (par exemple, «opportunité de revenus» ou «croissance des utilisateurs»). Vous serez surpris de voir combien d'articles ne correspondent pas à vos objectifs personnels ou à ceux de votre entreprise.
4. Toutes les réunions périodiques de votre calendrier sont-elles nécessaires?
Annulez tout ce qui n'a pas d'impact ou qui pourrait être remplacé par une mise à jour par courrier électronique. Pour les réunions que vous gardez, réévaluez si le format, la longueur et les participants contribuent à leur efficacité. Comme l'explique l'entrepreneur Jim Belosic, cela économise à la fois du temps et de l'argent: une réunion d'une heure avec 17 employés rémunérés en moyenne à 40 000 dollars par an coûte 232, 88 dollars. Beurk.
5. Pour les réunions ponctuelles, la durée par défaut est-elle trop longue?
La plupart des gens choisissent par défaut des réunions de 60 minutes, lorsque les conversations initiales ont rarement besoin de beaucoup de temps. Essayez de régler votre calendrier sur une valeur par défaut de 30 ou 20 minutes. Vous aurez cette heure en arrière et vous aurez probablement des réunions beaucoup plus productives.
6. Avez-vous même besoin d'une réunion?
Flash info: Vous n'êtes pas obligé d'accepter chaque réunion à laquelle vous êtes invité. Cela va doublement pour les personnes qui ajoutent des réunions à votre calendrier sans rien demander - vous avez la permission de refuser tout ce qui n'est pas critique pour votre travail. Mettez la barre haute pour donner du temps aux gens et vous constaterez que davantage de questions sont résolues par courrier électronique ou, souvent plus efficacement, en décrochant le téléphone.
7. Êtes-vous un esclave de votre boîte de réception?
En parlant de choses que vous n'avez pas besoin de faire: Vous n'avez pas besoin de répondre à tous les emails qui arrivent. Donnez-vous la permission d'archiver des emails froids non pertinents et des emails FYI pour lesquels vous êtes cc: ed ou bcc: ed. Et pendant que vous y êtes, désabonnez-vous de tout ce que vous ne lisez pas (non, vous n'avez pas besoin de lire tous les bulletins de commerce électronique auxquels vous êtes inscrit). Dire non aux courriels est la clé pour gagner du temps pour un vrai travail.
Parfois, la productivité ne concerne pas les systèmes que vous avez mis en place ni les applications que vous téléchargez, mais bien la façon dont vous passez votre temps et libérez votre emploi du temps de tâches inutiles. Plus d'heures dans la journée? Je pense que nous pouvons tous convenir que c'est une bonne chose.
