Le discours de Gettysburg comptait 271 mots.
Hier, j'ai reçu un e-mail sur un changement de politique d'entreprise concernant la sélection de thés et de cafés qui était de 350.
Je sais, le café est important. Mais si Lincoln était capable de parler de manière éloquente à une nation divisée de l'importance de l'humanité et de l'égalité, en 271 mots, je pense que nous devrions pouvoir envoyer des courriels liés au travail un peu plus courts.
Bien souvent, nous craignons d’être brefs dans des courriels parce que nous ne voulons pas paraître vicieux, ou parce que nous pensons que nous devons donner beaucoup d’informations ou d’orientations pour faire passer notre message. Et c'est juste. Mais je pense que nous serions tous d’accord pour dire que moins de courrier électronique faciliterait notre vie professionnelle. Et cela commence par rendre chacun un peu plus court.
Voici un guide rapide et facile pour garder vos courriels courts et agréables (sans ressembler à un imbécile).
Couper les fluff
Je reçois beaucoup de courriels qui commencent avec des peluches. Et bien que, bien sûr, cela soit agréable, cela peut aussi être une perte de temps, surtout si je ne vous connais pas vraiment ou si je vais vous voir lors d’une réunion à 16 heures.
En d'autres termes, vous n'avez pas besoin de commencer chaque email en disant aux gens que vous espériez avoir un bon week-end. À moins que vous ne cherchiez vraiment quelqu'un pour vous rattraper, supposons simplement que nous espérons tous que tout le monde a passé un bon week-end, attend avec impatience le prochain, et se porte généralement bien. Et ensuite, passez aux affaires.
Découpez des mots supplémentaires
Nous ajoutons tous des mots supplémentaires à notre écriture de temps en temps pour diverses raisons. Cela facilite les transitions. Cela adoucit le langage dur. Parfois, cela nous rend plus intelligents.
Dans le courrier électronique, votre travail ne consiste pas à rédiger la lettre la plus parfaite au monde, mais à communiquer rapidement et facilement. En fait, je vous mets au défi de supprimer tous les mots ou expressions qui ne sont pas absolument nécessaires.
Prenez la phrase suivante d'un message que j'ai reçu récemment:
À ce stade, je pense qu’il serait très logique que nous nous regroupions tous sur cette question et dégageons quelques points clés à débattre lors de notre réunion de deux semaines, qui nous aideront à nous rapprocher de la solution fonctionne pour toutes les parties.
Quel est le point principal ici? Il est difficile de dire avec autant de mots supplémentaires. Une phrase comme «à ce moment-ci» n’ajoute rien et n’a donc pas besoin d’être incluse. Pourquoi ne pas le réécrire comme ça?
"Nous allons tous proposer 2-3 points de discussion sur la question avant notre prochaine réunion."
Tout le monde sur le fil sait de quoi vous parlez, la phrase est claire et vous venez de réduire votre nombre de mots d'environ 70%.
Soyez concis, pas déroutant
Un jour, j'ai eu un patron qui m'envoyait des courriels courts et cryptés qui n'avaient aucun sens. Je recevrais un courriel à 8 heures du matin en disant seulement ce qui suit:
“Gérer Facebook dès la première heure aujourd'hui. -MJ ”
Qu'a-t-il voulu dire par manche? Qu'en est-il de Facebook doit être manipulé? Son courrier électronique m'a fait poser plusieurs questions auxquelles il a ensuite dû répondre. Bien que son email initial ait été bref, nous aurions fini par échanger plus de mails et perdre plus de temps que s'il venait d'inclure un peu plus d'informations la première fois. S'il avait ajouté quelques mots supplémentaires, dites: «Traitez les réponses des utilisateurs de Facebook tout d'abord, car nous avons eu beaucoup de plaintes du jour au lendemain», nous aurions pu éviter les échanges inutiles.
Etre intelligent avec vos mots et bref dans votre exécution ne signifie pas seulement être court. Assurez-vous que votre message est toujours clair.
Récapituler
Avant de renvoyer un courrier électronique, prenez 30 secondes supplémentaires et relisez-le. Posez-vous les questions suivantes:
- Existe-t-il un point clair et facile à comprendre pour ce courrier électronique?
- Y a-t-il quelque chose que je peux retirer qui n'ajoute rien au point principal?
- Peut-on simplifier quelque chose?
Plus vous vous entraînerez à réviser votre écriture, plus vous verrez qu'il y a des domaines à améliorer. Et, plus important encore, plus vous commencerez à faire automatiquement ces modifications dans les prochains courriels.
Un dernier conseil: placez vos courriels dans un compteur de mots pour voir le nombre de mots que vous calculez en moyenne par courrier électronique. Cela pourrait vous choquer. Gardez une trace de vos progrès et voyez à quel point vous pouvez aller très bas.
