Avez-vous déjà ressenti cette sensation de perte lorsque vous revenez à votre courrier électronique après quelques jours (ou même quelques heures) passés au loin et que vous voyez que le nombre de messages sans réponse a déjà atteint des proportions ingérables?
Une boîte de réception indisciplinée peut sembler être un trou accablant dont vous ne pourrez jamais vous sortir. Mais ça ne doit pas forcément être comme ça! En quelques étapes simples, vous pouvez organiser votre boîte de réception, prendre le contrôle de votre courrier entrant et réduire sérieusement votre anxiété.
Effacer
Je sais que cela semblera déconcertant à beaucoup, mais je vous recommande fortement d'utiliser votre boîte de réception uniquement pour ce à quoi elle sert: le nouveau courrier. Pensez au courrier postal comme une analogie. Si vous déposez chaque paquet ou lettre que vous avez reçu sur la table de votre cuisine sans le ranger ni le jeter, votre cuisine deviendra bientôt une pile de papiers ingérable. Votre boîte de réception fonctionne de la même manière: elle est plus efficace lorsque vous la videz.
Commencez par supprimer tous les courriels que vous recevrez et auxquels vous ne voudrez plus jamais avoir accès (comme l'annonce de la vente de cette semaine sur les vols à destination de Maui - malheureusement, pas cette année). Soyez prudent, cependant, et ne supprimez pas les articles que vous voudrez peut-être un enregistrement sur toute la ligne (comme un reçu de votre achat Amazon).
Ensuite, essayez de classer les e-mails que vous souhaitez conserver dans des dossiers appropriés ou (pour les utilisateurs de Gmail) en les archivant. Mon objectif est toujours de pouvoir voir tous les courriels dans ma boîte de réception sans avoir à faire défiler la liste ou à cliquer sur la «page 2». Je suis moins stressé lorsque je peux jeter un coup d'œil rapide sur tout ce dont j'ai besoin., tout sur une page. Et soyons honnêtes: si un email se trouve à la page 2, il ne sera probablement pas traité de toute façon.
Se désabonner
Le plus gros engorgement de boîtes aux lettres est celui que vous recevez régulièrement. Et ce ne sont pas uniquement les newsletters électroniques à blâmer - Facebook, Twitter et les neuf sites d'offres quotidiennes auxquels vous vous abonnez maintenant, mais également de mettre à jour votre boîte de réception.
Ainsi, la prochaine fois que vous supprimez une demi-douzaine de courriels sans même les ouvrir, notez ce que vous supprimez. Si vous envoyez trois fois des courriels de la même source sans les ouvrir, il est temps de vous désabonner. Votre boîte de réception vous remerciera.
Consolider, Consolider, Consolider
De plus en plus, les gens doivent gérer plusieurs boîtes de réception. Votre adresse professionnelle, votre adresse .edu, votre prénom de prénom [email protected], peut-être même ce vieux compte Hotmail que vos amis du secondaire ne semblent pas pouvoir supprimer de leur carnet d'adresses.
Dans la plupart des cas, vous devrez séparer vos courriels personnel et professionnel, mais si vous avez suffisamment de flexibilité, la consolidation de plusieurs adresses électroniques vous donnera moins de lieux de connexion et de gestion. Une option consiste à supprimer vos anciennes adresses, mais vous pouvez également choisir de transmettre une adresse électronique à une autre. Ainsi, vous serez couvert quel que soit le lieu où les gens vous envoient du courrier, tout en conservant le même contenu.
Faites que votre boîte de réception fasse le travail
L'une des fonctionnalités préférées de Gmail est le filtre automatique: vous entraînez votre boîte de réception à savoir où envoyer un courrier électronique et comment l'étiqueter. Tout ce qui vient de ma mère est classé dans la catégorie "Famille" et les éléments envoyés à la liste de diffusion de mon groupe d'amis du collège sont étiquetés en conséquence. De cette façon, quand je cherche quelque chose plus tard, c'est toujours facile à trouver.
Vous pouvez également utiliser Gmail pour que certains courriels ignorent automatiquement votre boîte de réception. Par exemple, si vous payez automatiquement votre facture de câble, comme moi, vous pouvez l’archiver automatiquement et ajouter l’étiquette «Financière». Vous n’avez jamais à la voir, mais si vous en avez besoin, vous savez où trouver. il.
Planifiez pour «plus tard»
Vous connaissez ces courriels que vous savez ne pas recevoir avant, mais vous avez peur de les oublier? Il existe maintenant un plugin appelé Boomerang (actuellement disponible pour Gmail et Outlook), parfait pour y faire face. Vous pouvez programmer la disparition d'un e-mail et son retour ultérieur (lorsque vous êtes prêt à le gérer), en laissant votre boîte de réception plus claire jusqu'à ce moment-là.
Boomerang a également quelques autres bonus (qui changent vraiment la vie). Il vous permet de planifier l'envoi ultérieur d'un courrier électronique, ainsi que la configuration d'e-mails récurrents. Vous pouvez également demander à Boomerang de vous rappeler si quelqu'un ne vous répond pas. Par exemple, lorsque j'envoie un courriel lundi à Julie au sujet d'un rapport dont j'ai besoin pour vendredi, je peux demander à Boomerang de faire revenir cette chaîne de messagerie en haut de ma boîte de réception à 10 h 30 jeudi si elle n'a pas encore répondu. Et si elle répond, Boomerang sait ne pas ramener l'e-mail jeudi. Brillant, non?
Prêt à commencer? Prenez du temps cette semaine pour réviser votre boîte de réception. Cela peut vous prendre quelques heures, mais je vous promets que le temps (et le stress) que vous économiserez à long terme rendra tous vos efforts rentables.
