Auparavant, les entreprises étaient confinées dans leurs bureaux, où les employés étaient consciencieusement installés, travaillaient par quarts de huit ou neuf heures, puis comptaient des heures supplémentaires. Désormais, les employés s'emparent de leur BlackBerry, de leur ordinateur portable ou de leur iPad, trouvent un accès Wi-Fi et sont prêts à partir n'importe où et n'importe quand … grâce à des outils de collaboration en ligne.
Pour aider les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs effectifs mobiles, de nombreux outils de collaboration ont été créés avec une variété de fonctionnalités adaptées à toute entreprise, grande ou petite. Le choix du bon outil vous aidera non seulement à partager facilement des documents, mais également à créer la bonne atmosphère pour la constitution d’une équipe, quel que soit l’emplacement des membres de l’équipe. Voici cinq des meilleurs outils de collaboration en ligne disponibles, qui aident les entreprises à tirer le meilleur parti de leur personnel mobile grâce au partage aisé des documents et à la création d'une excellente atmosphère de travail d'équipe:
1. se blottir - L'un des outils de collaboration en ligne les plus connus, Huddle est une plate-forme qui permet aux employés de travailler ensemble en temps réel, en créant et en modifiant des documents, quel que soit leur emplacement. Les utilisateurs peuvent facilement créer des équipes qui travaillent ensemble dans un seul espace de travail en invitant leurs collègues par courrier électronique. Une fois l'invitation acceptée, tous les membres de l'équipe peuvent commencer à télécharger et à modifier des documents, ainsi qu'à se charger de différentes tâches. Huddle garde une trace de toutes les modifications apportées et garde les documents originaux disponibles, ce qui est l’une de ses fonctionnalités les plus utiles.
Huddle possède une interface conviviale extrêmement intuitive. Ainsi, ceux qui n’ont jamais utilisé un outil de collaboration en ligne seront en mesure de comprendre rapidement comment tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités fournies. De plus, la création d’un compte avec Huddle ne prend pas plus de quelques minutes. Par conséquent, si vous recherchez un outil que vous pouvez commencer à utiliser rapidement, Huddle pourrait être votre choix.
Son compte gratuit permet aux utilisateurs de stocker jusqu’à 100 Mo de fichiers, ce qui en fait un nombre suffisant pour ceux qui travaillent principalement avec des documents de traitement de texte; Cependant, les personnes qui ont besoin de plus d'espace de stockage devront payer un supplément. Les prix commencent à 8 $ par mois et peuvent inclure une variété de fonctionnalités pour répondre aux besoins de votre entreprise.
2. Basecamp a été utilisé par plus de cinq millions de personnes dans le monde entier, selon les fabricants, 37signals. C'est un outil de gestion de projet très simple à utiliser, peut-être de loin le meilleur outil de cette liste pour ceux qui n'ont jamais utilisé les outils de collaboration (ni même Internet!) Auparavant. Comme avec Huddle, l'inscription est rapide et facile.
L’interface est très simple, peut-être trop, car elle est si évidente qu’elle semble parfois inachevée. Mais ce que l’outil manque en apparence, c’est en utilité. Par exemple, son installation de messagerie ressemble à un tableau d'affichage, ce qui permet aux utilisateurs de conserver toutes les discussions sur un projet à un seul endroit. Si certains messages ne sont pas destinés à l'ensemble du groupe, les utilisateurs peuvent spécifier qui est autorisé à voir ces messages. Lorsqu'un nouveau message est posté, l'équipe est notifiée par courrier électronique. Aucun message n'est donc oublié. Basecamp envoie même un courrier électronique résumant les activités de la journée précédente, ce qui facilite le suivi de l'avancement d'un projet. Comme la plupart des outils de collaboration en ligne, il assure le suivi de chaque version de chaque fichier téléchargé. Basecamp convient également aux entreprises ayant des employés dans plusieurs pays, car il est disponible dans de nombreuses langues.
Cependant, Basecamp n'est pas le meilleur outil pour ceux qui recherchent une plate-forme gratuite. Bien qu'il dispose d'un essai gratuit, le produit commence à 49 $ par mois.
3. Wrike - Ceci est un outil de collaboration en ligne avec le courrier électronique à sa base. Vous pouvez ajouter des projets à la plate-forme en effectuant un CC-mail des e-mails comportant des tâches sur votre compte Wrike. Une fois que vous avez créé un projet, vous pouvez choisir d'afficher la chronologie en jours, semaines, mois, trimestres ou même années, afin que la création de rapports pour une période donnée devienne très facile. Dès le début, les utilisateurs remarqueront que Wrike est un outil riche en fonctionnalités. Bien que l'interface soit centrée sur la fonctionnalité, ce n'est pas la meilleure option pour les utilisateurs débutants, car elle peut être un peu difficile.
Une fois que vous avez créé une tâche sur Wrike, une date de début lui est attribuée. Vous pouvez ensuite entrer la durée et la date d'échéance. Vous pouvez également donner à la tâche une description détaillée et ajouter tout document pertinent. Vous attribuez des tâches en ajoutant des adresses électroniques à vos collègues. Ils recevront ensuite un courrier électronique les informant qu'ils doivent prendre des mesures. Wrike vous informera également des modifications apportées aux tâches que vous possédez ou qui vous ont été attribuées. De cette façon, vous n'avez pas besoin de continuer à vous connecter au service pour voir si des modifications ont été apportées.
Wrike convient aux petites et grandes entreprises, car il peut gérer jusqu'à 100 utilisateurs à la fois, mais au coût élevé de 229 $ par mois. Le forfait le moins cher, qui peut accueillir jusqu'à cinq utilisateurs, coûte 29 USD par mois. Un essai gratuit est disponible, donc si vous voulez savoir si Wrike est fait pour vous, il vous suffit de vous en inscrire.
4. OneHub - Cet outil de collaboration en ligne permet aux utilisateurs de créer des espaces de travail virtuels, appelés hubs. Il est facile de vous inscrire à OneHub si vous possédez un compte Google. En effet, il vous suffit d'utiliser votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Gmail, et de permettre à OneHub d'accéder à votre adresse e-mail. Une fois que vous vous êtes connecté, vous disposez immédiatement de votre premier espace de travail, que vous pouvez entièrement personnaliser. Il s’agit du principal avantage de OneHub par rapport aux autres outils. Cela signifie qu'en tant que créateur de hub, vous pouvez contrôler complètement l'interface utilisateur, ce qui permet à OneHub de s'adapter parfaitement aux besoins de votre équipe.
Le téléchargement de fichiers est aussi simple que de les faire glisser de votre bureau et de les déposer dans le widget de téléchargement de OneHub. Les téléchargements OneHub sont incroyablement rapides, ce qui permet de partager les documents presque instantanément. Dans l'onglet Activité, vous pouvez suivre tout ce qui se passe avec votre hub. Il vous permet de savoir qui a ajouté / modifié quoi et donne un lien vers la page avec les derniers ajouts. Il code également les actions des codes de couleurs, de sorte qu'il est facile de voir les dernières mises à jour du hub en un coup d'œil.
Le plan gratuit autorise 512 Mo de stockage et un seul espace de travail. Toutefois, si vous avez besoin de plus d'espace et de fonctionnalités, vous pouvez mettre à niveau votre compte moyennant des frais mensuels. Les plans commencent à 29 $ par mois et vont jusqu'à 499 $ par mois.
5. Google Docs - Créé pour concurrencer Microsoft Office, Google Docs est également un excellent outil de collaboration en ligne. Pour ceux qui disposent de Gmail, aucune inscription n'est nécessaire, car il est automatiquement relié à votre compte Gmail. Sinon, l'inscription ne prend que quelques minutes. L'une des fonctionnalités les plus intéressantes de cet outil est qu'il permet aux collègues de voir les modifications apportées aux documents en temps réel, au fur et à mesure de leur frappe. Si plusieurs personnes apportent des modifications à un document, un curseur de couleur suit les modifications de chaque personne et le nom de la personne est placé au-dessus du curseur, ce qui évite toute confusion avec le point de savoir qui change quoi. Google Docs dispose également d'une fonction de discussion en direct. Ainsi, lors de la modification d'un document, les collègues peuvent discuter en temps réel.
Pour ceux qui ont utilisé Microsoft Office, Google Docs sera une transition facile. Il possède une interface très propre et facile à utiliser et constitue un excellent outil pour collaborer sur des documents de traitement de texte ou des feuilles de calcul. L'inconvénient est qu'il s'agit d'une fonctionnalité de base en matière de collaboration et qu'elle n'est pas aussi riche en fonctionnalités que Huddle ou Wrike.
Il s’agit d’une plate-forme attrayante pour les équipes recherchant un outil Web gratuit doté de capacités de collaboration de base.
