Dans le monde des courriels, même le moindre changement peut transformer votre message d'accord en message fantastique. Modifier légèrement votre écriture peut être la différence entre une connexion importante en appuyant sur l'icône de la corbeille ou en cliquant sur "Répondre".
En tant que dirigeant d’une organisation entièrement virtuelle comptant plus de 120 membres du personnel, j’ai vu plus que ma part d’impressionnants e-mails - et même de qualité inférieure - et j’ai souvent remarqué que le professionnalisme (ou le manque de est ce qui me fait décider d’aider l’envoyeur ou non.
Alors, quels sont ces petits changements qui peuvent rendre vos emails beaucoup plus professionnels (et donc beaucoup plus susceptibles de vous obtenir ce que vous voulez)? Voici neuf points importants à garder à l’esprit.
1. Avoir une ligne d'objet intentionnelle
Peu importe à qui vous envoyez des courriels, ne laissez jamais votre sujet en blanc ou vague (je vous regarde, «Question» ou «Message important»). L'astuce consiste à être aussi précis que possible, mais aussi à garder votre ligne autour de quatre à neuf mots. Moins, c'est plus, mais il est essentiel d'avoir quelque chose là pour commencer. Cela incitera le lecteur à cliquer sur votre courrier électronique et à vous aider à le retrouver ultérieurement dans votre boîte de réception.
Votre ligne de sujet peut également être un excellent endroit pour préciser les prochaines étapes. Essayez d'ajouter (besoin d'ici mardi) s'il y a une date limite, (non urgent) si cela ne prend pas de temps, ou (pas de réponse nécessaire) s'il s'agit d'un courriel FYI pour lequel vous n'avez pas besoin de réponse.
2. Écrivez votre email en arrière
Vous savez probablement que chaque courrier électronique doit être appelé à agir. Qu'il s'agisse de vous renvoyer par courrier électronique à une certaine heure ou d'organiser une réunion, vous souhaitez faciliter la tâche de votre lecteur en lui indiquant ce qu'il doit faire par la suite.
Mais beaucoup de gens collent cela dans la dernière phrase du message. Pour faciliter la digestion de vos courriels, insérez votre question dans la première phrase, puis ajoutez les informations nécessaires pour la sauvegarder dans les paragraphes suivants.
3. Donner le contexte
Lorsque vous appelez à l'action, assurez-vous d'inclure une sorte de phrase définissant le contexte du courrier électronique («Ceci est le rapport dont nous avons discuté la dernière réunion» ou «Ceci est la suite de notre événement lundi dernier»).
4. Utiliser l'espacement
Cela semble aller de soi, mais il n’est pas rare de recevoir des courriels sans interruption entre différents paragraphes ou de nouvelles pensées. Rien de plus odieux que de recevoir un email qui ressemble à un mur de texte où l'auteur ne s'est même pas donné la peine de décomposer des phrases en petits paragraphes plus faciles à gérer. Simplifiez la vie du lecteur: donnez à votre email un début, un milieu (bref) et une fin.
5. S'en tenir à une seule police
Utiliser Neon Comic Sans dans un courrier électronique ne vous rendra pas mémorable, mais vous rendra bizarre. En d'autres termes, conservez toujours la police et la couleur de courrier électronique par défaut. En outre, n'utilisez pas plusieurs polices dans votre courrier électronique. Cela se produit souvent par accident lorsque des personnes copient et collent des informations à partir d'autres sites, car les clients de messagerie tels que Gmail ne suppriment pas le formatage. Pour éviter cela, appuyez sur «shift + command + v» au lieu de «command + v», ce qui fera correspondre le texte à la mise en forme de l'email.
6. Gras ou souligné - mais seulement lorsque vraiment nécessaire
Si votre e-mail contient plusieurs points ou questions très importants, utilisez des caractères gras ou soulignés pour mettre en évidence les différentes parties de votre message. Méfiez-vous simplement de la mise en forme des polices: vous ne voulez pas d'un courrier entièrement en italique, en gras et souligné, après tout.
7. Tout corriger
Tout le monde sait qu'il faut vérifier les fautes d'orthographe et de grammaire dans les courriels, mais avez-vous vérifié que les dates, les titres des événements, les dates limites et les noms sont épelés correctement? Dans mon cas, je me sens toujours légèrement ennuyé lorsque les gens insèrent ce «l» supplémentaire dans «Lily» pour le rendre «Lilly».
8. Gardez votre signature simple
C'est bien d'avoir une signature qui ne se limite pas à votre nom, mais cela ne devrait pas prendre la moitié du courrier électronique. Laissez de longues citations, des paragraphes avec votre histoire de vie, des extraits de CV, vous voyez l'idée. Votre nom, votre position actuelle et une ou deux façons de vous contacter (comme une adresse e-mail et une adresse Twitter avec des liens hypertextes) suffisent.
Autre remarque: j'ai vu un nombre surprenant de professionnels mettre des citations religieuses à la fin de leurs signatures électroniques, ce qui mérite certainement une réflexion approfondie. N'oubliez pas que vous ne connaissez probablement pas les systèmes de croyances de la majorité des personnes que vous envoyez par courrier électronique et que vous ne voulez pas que quelqu'un soit rebuté à cause de quelque chose qui est totalement sous votre contrôle.
9. Utilisez BCC lorsque nécessaire
Au lieu de garder quelqu'un qui ne fait plus partie de la conversation sur un fil, déplacez cette personne vers BCC (et assurez-vous de lui faire savoir quand vous le faites!). Un simple "Moving to BCC" au début de l'e-mail devrait suffire à s'assurer que tout le monde est sur la même page.
Envoyer de bons courriers électroniques consiste à maîtriser les petites nuances que votre lecteur ne remarquera peut-être pas mais qu’il appréciera inconsciemment. Armé de cette liste, vous êtes sur le point de devenir un maître de la boîte de réception.
