Google Drive est un espace de stockage en nuage fourni par Google et structuré pour fonctionner de manière transparente avec les applications de Google pour le traitement de texte, les feuilles de calcul et les présentations, entre autres. Quiconque possède un compte Google se voit attribuer 15 Go de stockage en nuage gratuit sur Google Drive, avec des quantités de stockage plus importantes disponibles moyennant un supplément. Google Drive permet de partager facilement des documents et des fichiers avec toute personne disposant d'un compte Google.
Lorsque Google Drive était encore jeune, les utilisateurs partageaient chaque document séparément. Vous pouvez désormais créer des dossiers dans Google Drive et les remplir avec des fichiers contenant toutes sortes d'éléments associés, notamment des documents, des présentations de diapositives, des feuilles de calcul, des dessins et des PDF. Ensuite, vous partagez le dossier contenant plusieurs documents avec un groupe pour faciliter la collaboration.
Les dossiers sont des collections
La première chose à faire avant de pouvoir collaborer avec d’autres utilisateurs de Google Drive est de créer un dossier. C'est un bac de rangement pratique pour les éléments que vous souhaitez partager. Pour créer un dossier dans Google Drive:
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Clique le Nouveau bouton en haut de l'écran Google Drive.
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SélectionnerDossier dans le menu déroulant.
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Tapez un nom pour le dossier dans le champ fourni.
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Cliquez sur Créer.
Partagez votre dossier
Maintenant que vous avez créé un dossier, vous devez le partager.
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Cliquez sur votre dossier dans Google Drive pour l'ouvrir.
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Vous verrez Mon lecteur> nom de votre dossier et une petite flèche vers le bas en haut de l'écran. Clique sur le flèche.
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Cliquer sur Partager dans le menu déroulant.
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Entrez les adresses électroniques de toutes les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier. Si vous préférez, cliquez sur Obtenir un lien partageable pour recevoir un lien, vous pouvez envoyer un courrier électronique à toute personne souhaitant accéder au dossier partagé.
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Dans les deux cas, vous devrez attribuer des autorisations aux personnes que vous invitez dans le dossier partagé. Chaque personne peut être désignée pourVoir seulement, ou ils peuventOrganiser, Ajouter et modifier.
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Cliquez sur Terminé.
Ajouter des documents au dossier
Avec la configuration des dossiers et des préférences de partage, il est désormais très facile de partager vos fichiers. Cliquez surMa voiture en haut de l'écran du dossier pour revenir à l'écran qui affiche les fichiers que vous avez téléchargés. Par défaut, Google Drive affiche tous vos fichiers, partagés ou non, et les organise en fonction de la date à laquelle ils ont été édités. Cliquez et faites glisser n'importe quel document dans le nouveau dossier pour le partager. Tout fichier, dossier, document, diaporama, feuille de calcul ou élément hérite des mêmes privilèges de partage que le dossier. Ajoutez n'importe quel document, et boum, il est partagé avec le groupe. Toute personne disposant d'un accès en édition à votre dossier peut faire la même chose et partager davantage de fichiers avec le groupe.
Vous pouvez utiliser la même méthode pour créer des sous-dossiers afin d’organiser le contenu dans le dossier partagé. De cette façon, vous ne vous retrouverez pas avec un énorme groupe de fichiers et aucune méthode pour les trier.
Recherche de fichiers dans Google Drive
Vous n'avez pas besoin de recourir à la navigation par dossier pour trouver ce dont vous avez besoin lorsque vous utilisez Google Drive. Si vous donnez des noms significatifs à vos fichiers, utilisez simplement la barre de recherche. C'est Google, après tout.
Tout le monde ayant accès à l'édition peut modifier vos documents partagés en direct, tous en même temps. L'interface présente quelques particularités ici et là, mais le partage de documents est beaucoup plus rapide que d'utiliser le système d'enregistrement / de départ de SharePoint.
