Configurer une réponse automatique d'absence du bureau dans Outlook

Configurez une réponse de vacances d'absence dans Outlook, et le programme répondra aux nouveaux messages électroniques que vous recevrez en votre absence.

Prendre votre courrier électronique avec vous est facile; Ce qui est difficile, c'est de le laisser derrière

Où que vous alliez, emporter tous vos courriels dans un petit paquet pratique est facile. Le laisser derrière soi sur un grand ordinateur encombrant est la chose difficile et souvent saine d'esprit.

Si vous aimez la santé mentale, Outlook est là pour vous aider: pendant que vous prenez des vacances après le déluge quotidien de courriers électroniques, Outlook répondra automatiquement aux messages entrants, en vous allégeant le fardeau, même après votre retour.

Bien sûr, Outlook ne pourra jamais répondre de manière aussi cohérente, cohérente et concise que vous le pouvez personnellement, mais il réagira avec diligence, en laissant les expéditeurs savoir que vous êtes absent, peut-être quand vous reviendrez-vous et s'ils doivent-ils suivre? ensuite (si cela est toujours pertinent) ou dirigez-les vers un autre contact pour les questions nécessitant une réponse plus immédiate.

Configuration d'une réponse automatique en cas d'absence du bureau dans Outlook pour un compte POP et IMAP

Pour configurer un répondeur automatique dans Outlook pour un compte de messagerie IMAP ou POP (pour Exchange, voir ci-dessous), configurez d'abord le message utilisé pour la réponse:

1. Créez un nouveau message (cliquez sur nouveau courriel ) dans Outlook.

2. Entrez le désiré Assujettir et un message pour votre réponse automatique Outlook absente.

   • Si possible et pertinent, incluez quand les gens qui envoient du courrier, vous pouvez vous attendre à une réponse personnelle, ou s'ils devraient attendre une réponse du tout. Cela pourrait être un certain temps après votre retour.
   • Vous pouvez aussi ajouter Cc: et Cci: destinataires à recevoir une copie de chaque réponse automatique.
   • Si vous configurez l'envoi automatique de la réponse automatique Outlook à l'extérieur du bureau en réponse à tous les messages entrants (au lieu de ne recevoir que les messages de certains contacts), tenez compte du fait que la révélation excessive d'un trop grand nombre d'informations pose un risque.

3. Cliquez sur Fichier (ou FICHIER ).

4. Choisir Enregistrer sous sur la feuille qui apparaît.

5. Assure-toi Modèle Outlook est sélectionné sous Sauvegarder comme type: .

6. Entrez éventuellement un nom de modèle sous Nom de fichier: (Outlook a choisi le sujet du modèle par défaut).

7. Cliquez sur sauvegarder .

Continuez à créer la règle de répondeur automatique d'absence du bureau dans Outlook:

1. Cliquez sur Fichier (ou FICHIER ) dans la vue Mail d'Outlook.

2. Assurez-vous que le Info la catégorie est ouverte.

3. Cliquez sur Gérer les règles et les alertes sous Information sur le compte .

4. Assurez-vous d'être sur le Règles de messagerie onglet dans le Règles et alertes la fenêtre.

5. Maintenant, assurez-vous que le compte pour lequel vous voulez créer la réponse de vacances est sélectionné sous Appliquer les modifications à ce dossier:

   Vous pouvez facilement appliquer la règle à tous vos comptes. voir ci-dessous, étape 21.

6. Cliquez sur Nouvelle règle…

7. Assure-toi Appliquer la règle sur les messages que je reçois est sélectionné sous Commencer à partir d'une règle vide .

8. Cliquez sur Suivant> .

9. Assure-toi Où mon nom est dans la case À est vérifié sous Étape 1: Sélectionnez la ou les conditions .

   Vous pouvez laisser toutes les cases décochées et laisser le répondeur automatique d'absence du bureau répondre à tous les messages entrants, ou vous pouvez cocher Où mon nom est dans la case À ou Cc inclure les courriels dont vous n'êtes qu'un destinataire.

10. Cliquez sur Suivant> .

11. Assure-toi répondre à l'aide d'un modèle spécifique est vérifié sous Étape 1: Sélectionnez l'action (s) .

12. Cliquer sur un modèle spécifique sous Étape 2: modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée) .

13. Assure-toi Modèles d'utilisateur dans le système de fichiers est sélectionné sous Regarder dans: .

14. Mettez en surbrillance le modèle créé précédemment.

15. Cliquez sur Ouvrir .

16. Maintenant, cliquez Suivant> .

17. Assure-toi sauf s'il s'agit d'une réponse automatique est vérifié sous Étape 1: Sélectionnez les exceptions (si nécessaire) .

18. Cliquez sur Suivant> .

19. Tapez le nom souhaité pour votre filtre de réponse automatique sous Étape 1: spécifiez un nom pour cette règle .

20. Assure-toi Activer cette règle est cochée pour activer le répondeur de vacances immédiatement; vous pouvez décocher Activer cette règle , bien sûr, et ne déclenchez la réponse automatique que lorsque cela est nécessaire.

    Pour activer le filtre à tout moment, ouvrez le Règles et alertes comme ci-dessus et assurez-vous que la règle du répondeur est vérifiée sur le Règles de messagerie languette.

21. En option, activez Créer cette règle sur tous les comptes .

    Gardez toutefois à l'esprit que les filtres peuvent ne pas fonctionner avec certains types de compte (pour lesquels Outlook ne les créera pas, même si cette case est cochée).

22. Cliquez sur terminer .

23. Cliquez sur D'accord .

Désactiver une règle de réponse Outlook Vacation

Pour désactiver une réponse automatique d'absence du bureau que vous avez configurée (et activée) dans Outlook:

1. Sélectionner Fichier (ou FICHIER ) dans la vue Mail de votre Outlook.

2. Aller au Info Catégorie.

3. Cliquez sur Gérer les règles et les alertes (à côté de Règles et alertes ).

4. Assurez-vous que le Règles de messagerie l'onglet est sélectionné.

5. Sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez désactiver le répondeur automatique est sélectionné sous Appliquer les modifications à ce dossier: ( Vous devrez désactiver la réponse aux vacances pour chaque compte séparément.)

6. Assurez-vous que la règle de répondeur automatique que vous avez créée pour activer la réponse n'est pas cochée dans la liste des règles.

7. Cliquez sur D'accord .

Une alternative: les modules complémentaires Outlook Vacation Responder

Au lieu de configurer manuellement une règle dans Outlook, vous pouvez utiliser un outil tel que Email Responder (FreeBusy) ou Auto Reply Manager.Ces outils permettent généralement d’envoyer uniquement les réponses automatiques absentes au bureau.

Tenez compte du fait qu'Outlook lui-même n'enverra une réponse automatique à chaque adresse qu'une fois par session. une deuxième réponse automatique ne peut être envoyée qu'après la fermeture et la réouverture d'Outlook. En outre, Outlook ne répondra pas automatiquement à un expéditeur avec deux messages différents.

Configuration d'une réponse automatique en cas d'absence du bureau dans Outlook pour un compte Exchange

Si vous utilisez Outlook avec un compte Exchange, vous pouvez configurer une réponse automatique d'absence du bureau directement sur le serveur:

1. Cliquez sur FICHIER dans la fenêtre principale d'Outlook.

2. Ouvrez le Info Catégorie.

3. Cliquez sur Réponses automatiques .

4. Assure-toi Envoyer des réponses automatiques est sélectionné.

5. Pour que le répondeur automatique démarre et s’arrête automatiquement:

   • Assure-toi Envoyer uniquement pendant cette période: est vérifié.
   • Sélectionnez la date et l'heure souhaitées pour démarrer le répondeur automatique sous Heure de début: .
   • Choisissez la date et l'heure de fin souhaitées sous Heure de fin: .

6. Entrez le message de votre réponse automatique d'absence du bureau sous Dans mon organisation .

   Cet email sera envoyé aux personnes de votre entreprise.

7. Pour envoyer également des réponses automatiques à des personnes extérieures à votre entreprise:

   • Ouvrez le En dehors de mon organisation languette.
   • Assure-toi Réponse automatique à des personnes extérieures à mon organisation est cochée si vous êtes d'accord avec les risques de sécurité impliqués.
   • Entrez le message envoyé à des personnes extérieures à votre entreprise.

8. Cliquez sur D'accord .

Pour gérer les réponses d'absence du bureau de manière plus centralisée sur un serveur Exchange (y compris les modèles contenant des champs fusionnés avec Active Directory), vous pouvez essayer Symprex Out-of-Office Manager.

(Testé avec Outlook 2013 et Outlook 2016)