Le publipostage est un outil qui simplifie la création d'un ensemble de documents similaires mais contenant des éléments de données uniques et variables. Pour ce faire, vous liez une base de données contenant ces éléments de données à un document contenant des champs de fusion dans lesquels ces données uniques seront renseignées.
Le publipostage vous fait gagner du temps et de l'énergie en automatisant le processus de saisie de données normalisées telles que les noms et les adresses dans un document. Par exemple, vous pouvez lier une lettre type à un groupe de contacts dans Outlook. cette lettre peut avoir un champ de fusion pour l'adresse de chaque contact et un pour le nom du contact correspondant dans le cadre de la salutation de la lettre.
Utilisations du publipostage
Fusion de courrier, pour beaucoup de gens, évoque des pensées de courrier indésirable. Alors que les spécialistes du marketing utilisent incontestablement le publipostage pour générer de grandes quantités de courrier rapidement et facilement, de nombreuses autres utilisations peuvent vous surprendre et modifier la façon dont vous créez certains de vos documents.
Vous pouvez utiliser le publipostage pour créer tout type de document imprimé, ainsi que des documents et des télécopies distribués électroniquement. Les types de documents que vous pouvez créer à l'aide d'un publipostage sont pratiquement illimités. Voici quelques exemples:
- Des catalogues
- Inventaires
- Factures
- Étiquettes
- Enveloppes
- Et bien sûr, des lettres
Lorsqu'il est utilisé intelligemment, le publipostage peut améliorer considérablement votre productivité. Cela peut également augmenter l'efficacité des documents que vous créez. Par exemple, en personnalisant les lettres avec les noms des destinataires ou d’autres éléments spécifiques à chaque destinataire, vous présentez une image personnalisée et soignée qui ouvre la voie au résultat souhaité.
Anatomie d'un publipostage
Le publipostage se compose de deux parties principales: le document et la source de données, également appelée base de données. Microsoft Word simplifie votre travail en vous permettant d'utiliser d'autres applications Office telles que Excel et Outlook en tant que sources de données. Si vous disposez de la suite Office complète, l’utilisation d’une de ses applications comme source de données est simple, pratique et hautement recommandée. L'utilisation de contacts que vous avez déjà entrés dans vos contacts Outlook, par exemple, vous évitera de ressaisir ces informations dans une autre source de données. L'utilisation d'une feuille de calcul Excel existante vous offre encore plus de flexibilité avec vos données que la source de données créée par Word.
Si vous avez uniquement le programme Word, vous pouvez toujours utiliser la fonctionnalité de fusion et publipostage. Word a la possibilité de créer une source de données entièrement personnalisable à utiliser dans votre publipostage.
Configurer un publipostage
Un publipostage peut sembler compliqué et complexe - des documents contenant beaucoup de données qui reposent sur de grandes bases de données peuvent l'être. Toutefois, Word simplifie la configuration d’une opération de publipostage pour les utilisations courantes en fournissant des assistants qui vous guideront tout au long du processus de liaison de votre document à une base de données. En règle générale, vous pouvez effectuer le processus en moins de 10 étapes assez faciles, y compris la recherche et la correction des erreurs. C'est moins que préparer votre document manuellement, et avec beaucoup moins de temps et de tracas.
