L'une des utilisations les plus courantes d'une base de données est la création de publipostages en masse. Vous devrez peut-être gérer une liste de diffusion client, distribuer des catalogues de cours aux étudiants ou simplement gérer votre liste de cartes de souhaits personnelles. Quel que soit votre objectif, Microsoft Access peut constituer un puissant back-end pour tous vos envois, vous permettant de garder vos données à jour, de suivre les envois et d'envoyer un envoi à un sous-ensemble de destinataires répondant à certains critères.
Quelle que soit l'utilisation que vous souhaitez faire d'une base de données de messagerie Access, vous devez pouvoir récupérer des informations de votre base de données et les imprimer facilement sur des étiquettes pouvant être appliquées sur les éléments que vous souhaitez placer par la poste. Dans ce didacticiel, nous examinons le processus de création d'étiquettes de publipostage à l'aide de Microsoft Access à l'aide de l'assistant d'étiquette intégré. Nous commençons par une base de données contenant les données d'adresse et nous vous guidons pas à pas tout au long du processus de création et d'impression de vos étiquettes d'adresse.
Comment créer un modèle d'étiquette de publipostage
- Ouvrez la base de données Access contenant les informations d'adresse que vous souhaitez inclure dans vos étiquettes.
- À l'aide du volet de navigation, sélectionnez la table contenant les informations que vous souhaitez inclure sur vos étiquettes. Si vous ne souhaitez pas utiliser de table, vous pouvez également sélectionner un rapport, une requête ou un formulaire.
- Sous l'onglet Créer, cliquez sur le bouton Étiquettes du groupe Rapports.
- Lorsque l'assistant de création d'étiquettes s'ouvre, sélectionnez le style d'étiquettes que vous souhaitez imprimer, puis cliquez sur Suivant.
- Choisissez le nom de la police, sa taille, son poids et la couleur du texte que vous souhaitez voir apparaître sur vos étiquettes, puis cliquez sur Suivant.
- A l’aide du bouton>, placez les champs que vous souhaitez voir apparaître sur l’étiquette de l’étiquette du prototype. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant pour continuer.
- Choisissez le champ de base de données sur lequel Access doit trier. Après avoir sélectionné le champ approprié, cliquez sur Suivant.
- Choisissez un nom pour votre rapport et cliquez sur Terminer.
- Votre rapport d'étiquette apparaîtra alors à l'écran. Prévisualisez le rapport pour vous assurer qu'il est correct. Lorsque vous êtes satisfait, chargez votre imprimante avec des étiquettes et imprimez le rapport.
Conseils:
- Vous voudrez peut-être trier vos étiquettes par code postal afin de respecter la réglementation en matière d’envoi postal en masse. Si vous effectuez un tri par code postal et / ou par transporteur, vous pouvez bénéficier de remises importantes par rapport aux tarifs d’expédition standard de Première classe.
- Consultez l’emballage de vos étiquettes pour obtenir des instructions si vous rencontrez des difficultés pour trouver le format d’étiquette approprié. Si aucune instruction n’est imprimée sur la boîte d’étiquettes, le site Web du fabricant peut fournir des informations utiles.
- Si vous ne parvenez pas à trouver un modèle spécifique pour vos étiquettes, vous pourrez peut-être trouver un modèle existant de la même taille. Expérimentez avec certaines des options en utilisant une seule "feuille d’exercice" d’étiquettes que vous passez plusieurs fois dans l’imprimante pour obtenir les résultats escomptés. Vous pouvez également photocopier une feuille d'étiquettes sur du papier ordinaire. Les lignes entre les étiquettes doivent toujours apparaître et vous pouvez ensuite effectuer des tests d’impression sur ces feuilles sans gaspiller des étiquettes coûteuses.
