Cet article couvre différentes méthodes de tri des données dans Excel. Les informations qui peuvent être trouvées dans les différentes sections de cet article incluent des instructions sur la façon de:
- Trier une colonne unique en utilisantTrier et filtrer ou touches de raccourci
- Trier plusieurs colonnes
- Trier par dates ou heures
- Trier par jours de la semaine, mois ou autres listes personnalisées
- Trier par rangées - Réorganisation des colonnes
Sélection des données à trier
Avant de pouvoir trier les données, Excel doit connaître la plage exacte à trier. En général, Excel est assez performant pour sélectionner des zones de données associées. Par conséquent, les conditions suivantes ont été remplies lors de la saisie:
- Aucune ligne ou colonne vide n'a été laissée dans une zone de données connexes.
- Des lignes et des colonnes vierges ont été laissées entre les zones de données connexes.
Excel déterminera, avec assez de précision, si la zone de données comporte des noms de champs et exclura la ligne des enregistrements à trier. Cependant, permettre à Excel de sélectionner la plage à trier peut être risqué, notamment avec de grandes quantités de données difficiles à vérifier.
Pour vous assurer que les données correctes sont sélectionnées, mettez en surbrillance la plage avant de commencer le tri. Si la même plage doit être triée à plusieurs reprises, la meilleure approche consiste à lui attribuer un nom.
Clé de tri et ordre de tri dans Excel
Le tri nécessite l'utilisation d'une clé de tri et d'un ordre de tri. le clé de tri sont les données dans la colonne ou les colonnes que vous souhaitez trier; il est identifié par l'en-tête de colonne ou le nom du champ. Dans l'image ci-dessus, les clés de tri possibles sont l'ID de l'étudiant, le nom, l'âge, le programme et le mois démarré. Dans un tri rapide, il suffit de cliquer sur une seule cellule de la colonne contenant la clé de tri pour indiquer à Excel ce qu'est la clé de tri.
Pour les valeurs textuelles ou numériques, les deux options de l'ordre de tri sont croissant et décroissant.
Lorsque vous utilisez le Trier et filtrer bouton sur le Accueil onglet du ruban, les options d’ordre de tri dans la liste déroulante changeront en fonction du type de données dans la plage sélectionnée.
Tri rapide à l'aide de Trier et filtrer
Dans Excel, un tri rapide peut être effectué à l'aide de la touche Trier et filtrer bouton sur le Accueil onglet du ruban.
Les étapes pour effectuer un tri rapide sont les suivantes:
- Cliquez sur un cellule dans la colonne contenant la clé de tri.
- Clique sur le Accueil onglet du ruban.
- Clique le Trier et filtrer bouton pour ouvrir le menu déroulant des options de tri.
- Cliquez sur l'une des deux options pour trier soit dans Ascendant ou descendant ordre.
Trier plusieurs colonnes de données dans Excel
En plus d'effectuer un tri rapide basé sur une seule colonne de données, la fonction de tri personnalisé d'Excel vous permet d'effectuer un tri sur plusieurs colonnes en définissant plusieurs clés de tri. Dans les tris multi-colonnes, les clés de tri sont identifiées en sélectionnant les en-têtes de colonne dans la boîte de dialogue Trier.
Comme pour un tri rapide, les clés de tri sont définies en identifiant les en-têtes de colonnes ou les noms de champs, dans la table contenant la clé de tri.
Exemple de tri sur plusieurs colonnes
Dans l'exemple ci-dessus, les étapes suivantes ont été suivies pour trier les données dans la plage H2 à L12 sur deux colonnes de données - d'abord par nom, puis par âge.
- Mettez en surbrillance la plage de cellules à trier.
- Clique sur le Accueil onglet du ruban.
- Clique sur le Trier et filtrer icône sur le ruban pour ouvrir la liste déroulante.
- Cliquer sur Tri personnalisé dans la liste déroulante pour faire apparaître le Trier boite de dialogue.
- Sous le Colonne rubrique dans la boîte de dialogue, choisissez prénom dans la liste déroulante pour trier d'abord les données en fonction de la colonne Nom.
- le Trier sur l'option est laissée à Valeurs - puisque le tri est basé sur les données réelles dans la table.
- Sous le Ordre de tri rubrique, choisissez Z à A dans la liste déroulante pour trier les données de nom par ordre décroissant.
- En haut de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Ajouter un niveau bouton pour ajouter la deuxième option de tri.
- Pour la deuxième clé de tri, sous Colonne rubrique, choisissez Âge dans la liste déroulante pour trier les enregistrements avec des noms en double dans la colonne Age.
- Sous Ordre de tri rubrique, choisissez Du plus grand au plus petit dans la liste déroulante pour trier les données d’âge par ordre décroissant.
- Cliquez sur D'accord dans la boîte de dialogue pour fermer la boîte de dialogue et trier les données.
Suite à la définition d’une deuxième clé de tri, dans l’exemple ci-dessus, les deux enregistrements avec des valeurs identiques pour prénom les champs ont ensuite été triés par ordre décroissant en utilisant le Âge Le dossier de l'étudiant Wilson, âgé de 21 ans, est alors antérieur à celui du deuxième Wilson, âgé de 19 ans.
La première rangée: en-têtes de colonnes ou données
La plage de données sélectionnée pour le tri dans l'exemple ci-dessus inclut les en-têtes de colonne au-dessus de la première ligne de données.
Excel a détecté que cette ligne contenait des données différentes de celles des lignes suivantes. Il a donc supposé que la première ligne était constituée d’en-têtes de colonne et ajusté les options disponibles dans le menu déroulant. Trier boîte de dialogue pour les inclure.
Le formatage est un critère utilisé par Excel pour déterminer si la première ligne contient des en-têtes de colonne. Dans l'exemple ci-dessus, le texte de la première ligne est une police différente et sa couleur est différente de celle des données du reste des lignes.
Si la première ligne ne contient pas d’en-têtes, Excel utilise la lettre de colonne, telle que Colonne D ou Colonne E, comme choix dans la liste. Colonne option du Trier boite de dialogue.
Excel utilise une telle différence pour déterminer si la première ligne est une ligne d’en-tête, et c’est plutôt bon pour le faire, mais ce n’est pas infaillible. Si Excel commet une erreur, la boîte de dialogue Trier contient une case à cocher - Mes données ont des en-têtes - qui peut être utilisé pour remplacer cette sélection automatique.
Trier les données par date ou heure dans Excel
En plus de trier les données textuelles par ordre alphabétique ou les chiffres du plus grand au plus petit, les options de tri d'Excel incluent le tri des valeurs de date. Les ordres de tri disponibles pour les dates incluent:
- Ordre croissant - du plus ancien au plus récent;
- Ordre décroissant - du plus récent au plus ancien.
Boîte de dialogue Tri rapide / Tri
Comme les dates et les heures ne sont que des données numériques formatées, vous pouvez effectuer un tri sur une seule colonne, telle que Date d'emprunt dans notre exemple, la méthode quicksort peut être utilisée avec succès. Pour les tris impliquant plusieurs colonnes de dates ou d’heures, vous devez utiliser la boîte de dialogue Trier - comme pour le tri de plusieurs colonnes de données numériques ou textuelles.
Trier par date exemple
Pour effectuer un tri rapide par date dans l'ordre croissant - du plus ancien au plus récent -, pour l'exemple présenté dans l'image ci-dessus, procédez comme suit:
- Mettez en surbrillance la plage de cellules à trier.
- Clique sur le Accueil onglet du ruban.
- Clique sur le Trier et filtrer icône sur le ruban pour ouvrir la liste déroulante.
- Cliquer sur Tri personnalisé dans la liste déroulante pour faire apparaître le Trier boite de dialogue.
- Sous le Colonne rubrique dans la boîte de dialogue, choisissez Emprunté dans la liste déroulante pour trier d'abord les données en fonction de la colonne Nom.
- le Trier sur l'option est laissée à Valeurs - puisque le tri est basé sur les données réelles dans la table.
- Sous le Ordre de tri rubrique, choisissez Du plus ancien au plus récent de la liste déroulante pour trier les dates
- Cliquez sur D'accord dans la boîte de dialogue pour fermer la boîte de dialogue et trier les données.
Si les résultats du tri par date ne donnent pas les résultats escomptés, les données de la colonne contenant la clé de tri peuvent contenir des dates ou des heures stockées sous forme de données textuelles plutôt que numériques (les dates et heures ne sont que des données numériques formatées).
Données mixtes et tri rapide
Lorsque vous utilisez la méthode de tri rapide, si des enregistrements contenant du texte et des données numériques sont mélangés, Excel trie le nombre et les données de texte séparément en plaçant les enregistrements avec les données de texte au bas de la liste triée.
Excel peut également inclure les en-têtes de colonne dans les résultats du tri, en les interprétant comme une simple autre ligne de données texte plutôt que comme des noms de champs pour la table de données.
Avertissement de tri possible
Si la boîte de dialogue Trier est utilisée, même pour effectuer un tri sur une colonne, Excel peut afficher un message vous avertissant qu'il a rencontré des données stockées sous forme de texte et vous donne le choix de:
- Trier tout ce qui ressemble à un nombre comme un nombre.
- Triez les numéros et les numéros stockés sous forme de texte séparément.
Si vous choisissez la première option, Excel tentera de placer les données de texte à l'emplacement correct des résultats du tri. Choisissez la deuxième option et Excel placera les enregistrements contenant des données textuelles au bas des résultats du tri, comme pour les tris rapides.
Tri des données par jours de la semaine ou par mois dans Excel
Vous pouvez également trier les données par jours de la semaine ou par mois de l’année à l’aide de la même liste intégrée que celle utilisée par Excel pour ajouter des jours ou des mois à une feuille de calcul à l’aide de la poignée de recopie. Ces listes permettent un tri chronologique des jours ou des mois plutôt que par ordre alphabétique.
Comme pour les autres options de tri, le tri des valeurs dans une liste personnalisée peut être affiché par ordre croissant (dimanche au samedi / janvier à décembre) ou décroissant (samedi au dimanche / décembre à janvier).
Dans l'image ci-dessus, les étapes suivantes ont été suivies pour trier l'échantillon de données dans la plage H2 à L12 par mois de l'année:
- Mettez en surbrillance la plage de cellules à trier.
- Clique sur le Accueil onglet du ruban.
- Clique sur le Trier et filtrer icône sur le ruban pour ouvrir la liste déroulante.
- Cliquer sur Tri personnalisé dans la liste déroulante pour faire apparaître le Trier boite de dialogue.
- Sous le Colonne rubrique dans la boîte de dialogue, choisissez Mois commencé dans la liste déroulante pour trier les données par mois de l’année.
- le Trier sur l'option est laissée à Valeurs - puisque le tri est basé sur les données réelles dans la table.
- Sous le Ordre de tri rubrique, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de la valeur par défaut De A à Z possibilité d'ouvrir le menu déroulant.
- Dans le menu, choisissez Liste customisée ouvrir le Listes personnalisées boite de dialogue.
- Dans la fenêtre de gauche de la boîte de dialogue, cliquez une fois sur la liste: Janvier février mars avril… pour le sélectionner.
- Cliquez sur D'accord pour confirmer la sélection et revenir à la Trier la boîte de dialogue.
- La liste choisie -Janvier février mars avril - sera affiché sous le Ordre titre.
- Cliquez sur D'accord pour fermer la boîte de dialogue et trier les données par mois de l'année.
Par défaut, les listes personnalisées ne sont affichées que dans l'ordre croissant. ordre dans le Listes personnalisées boite de dialogue. Pour trier les données par ordre décroissant à l’aide d’une liste personnalisée après avoir sélectionné la liste souhaitée de sorte qu’elle soit affichée sous le symbole Ordre rubrique dans la boîte de dialogue Trier:
- Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de la liste affichée, telle que Janvier février mars avril…, pour ouvrir le menu déroulant.
- Dans le menu, sélectionnez l’option de liste personnalisée affichée par ordre décroissant, telle que Décembre, novembre, octobre, septembre …
- Cliquez sur D'accord pour fermer la boîte de dialogue et trier les données dans l'ordre décroissant à l'aide de la liste personnalisée.
Trier par lignes pour réorganiser les colonnes dans Excel
Comme indiqué dans les options de tri précédentes, les données sont normalement triées à l'aide d'en-têtes de colonne ou de noms de champs. Le résultat est la réorganisation de lignes entières ou d'enregistrements de données. Une option de tri moins connue et, par conséquent, moins utilisée dans Excel consiste à trier par ligne, ce qui a pour effet de réorganiser l'ordre des colonnes de gauche à droite dans une feuille de calcul.
Une des raisons pour le tri par ligne est de faire correspondre l'ordre des colonnes entre différentes tables de données. Avec les colonnes dans le même ordre de gauche à droite, il est plus facile de comparer des enregistrements ou de copier et déplacer des données entre les tables.
Personnalisation de l'ordre des colonnes
Toutefois, il est très rare que les colonnes placées dans le bon ordre deviennent une tâche simple en raison des limitations des options d’ordre de tri croissant et décroissant pour les valeurs. En règle générale, il est nécessaire d'utiliser un ordre de tri personnalisé. Excel inclut des options de tri par couleur de cellule ou de police ou par des icônes de mise en forme conditionnelle.
La manière la plus simple de dire à Excel l'ordre des colonnes est d'ajouter une ligne au-dessus ou au-dessous du tableau de données contenant les nombres. 1, 2, 3, 4... qui indiquent l'ordre des colonnes de gauche à droite. Le tri par rangées devient alors une simple tâche consistant à trier les colonnes les plus petites aux plus grandes en fonction de la ligne contenant les nombres.
Une fois le tri terminé, la rangée de chiffres ajoutée peut facilement être supprimée.
Trier par lignes Exemple
Dans l’échantillon de données utilisé pour cette série sur les options de tri Excel, le Carte d'étudiant la colonne a toujours été la première à gauche, suivie de prénom et puis généralement Âge.
Dans ce cas, comme le montre l’image ci-dessus, les colonnes ont été réorganisées afin que le Programme la colonne est la première à gauche suivie de Mois commencé, prénom, etc.
Les étapes suivantes ont été utilisées pour changer l'ordre des colonnes à celui observé dans l'image ci-dessus:
- Insérez une ligne vide au-dessus de la ligne contenant les noms de champs.
- Dans cette nouvelle ligne, entrez les numéros suivants de gauche à droite en commençant par la colonne H: 5, 3, 4, 1, 2.
- Mettre en évidence la gamme de H2 à L13.
- Clique sur le Accueil onglet du ruban.
- Clique sur le Trier et filtrer icône sur le ruban pour ouvrir la liste déroulante.
- Cliquer sur Tri personnalisé dans la liste déroulante pour faire apparaître le Trier boite de dialogue.
- Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur Options .. ouvrir le Options de tri boite de dialogue.
- Dans la section Orientation de cette deuxième boîte de dialogue, cliquez sur Trier de gauche à droite pour trier l'ordre des colonnes de gauche à droite dans la feuille de calcul.
- Cliquez sur D'accord pour fermer cette boîte de dialogue.
- Avec le changement d’orientation, le Colonne en direction de la Trier La boîte de dialogue devient Rangée .
- Sous le Rangée rubrique, choisissez trier par rangée 2 - la ligne contenant les numéros personnalisés.
- le Trier sur l'option est laissée à Valeurs .
- Sous le Ordre de tri rubrique, choisissez Du plus petit au plus grand dans la liste déroulante pour trier les numéros de la ligne 2 par ordre croissant.
- Cliquez sur D'accord pour fermer la boîte de dialogue et trier les colonnes de gauche à droite en fonction des nombres de la ligne 2.
- L'ordre des colonnes devrait commencer par Programme suivi par Mois commencé, Nom, etc.
Utilisation des options de tri personnalisé d'Excel pour réorganiser les colonnes
Comme mentionné ci-dessus, bien que les tris personnalisés soient disponibles dans la boîte de dialogue Trier dans Excel, ces options ne sont pas faciles à utiliser pour réorganiser les colonnes dans une feuille de calcul. Les options de création d'un ordre de tri personnalisé disponible dans la boîte de dialogue Trier consistent à trier les données par couleur de cellule, couleur de police et icône.
Sauf si une mise en forme unique a déjà été appliquée à chaque colonne, telle que des polices ou des couleurs de cellule différentes, cette mise en forme doit être ajoutée à des cellules individuelles dans la même ligne pour chaque colonne à réorganiser.
Par exemple, pour utiliser la couleur de police afin de réorganiser les colonnes de l'image ci-dessus:
- Cliquez sur chaque nom de domaine et changez la couleur de la police pour chacun, par exemple en rouge, vert, bleu, etc.
- Dans la boîte de dialogue Trier, définissez le Trier sur option de Couleur de la police .
- Sous Ordre, définissez manuellement le ordre des couleurs des noms de champs pour correspondre à l'ordre de colonne souhaité.
- Après le tri, réinitialiser la couleur de la police pour chaque nom de champ.
