Pour une raison quelconque, vous êtes en retard sur votre travail. Votre liste de tâches est incontrôlable, vous ne respectez pas les délais et votre boîte de réception regorge de courriels de collègues qui font le suivi de ce que vous leur avez promis il y a des semaines.
Quand les choses vont vraiment mal, une solution rapide ou une nouvelle application de liste de tâches ne va pas régler le problème. Pour reprendre le contrôle, il est temps de prendre du recul, d'évaluer la situation et de prendre des mesures plus stratégiques pour vider votre assiette.
Tout d’abord, vous devez créer ce que j’appelle une «liste d’éviers de cuisine». Bloquez votre temps de rendez-vous pour une réunion avec vous-même (je recommande un petit-déjeuner à l’extérieur du bureau). Ensuite, lors de cette réunion, écrivez absolument tout ce que vous avez en ce moment. Commencez par identifier les principaux groupes de travail (p. Ex. Communications avec la clientèle, rapports internes, embauche), en veillant à ajouter un compartiment «Autre» pour tous les éléments divers qui apparaissent inévitablement. Ensuite, écrivez tout ce dont vous avez besoin pour le faire sur papier. Aucun élément n'est trop petit ou trop insignifiant pour figurer sur la liste. Il est important de faire face à la réalité de ce que vous devez faire pour déterminer la gravité de la situation et de la stratégie extrême que vous allez devoir mettre en place.
En règle générale, après avoir dressé une liste des éviers de cuisine, vous vous retrouvez dans l'un des deux camps. Le premier camp est si vous regardez tout et que vous avez l'impression d'être beaucoup, mais avec un peu de recul, quelques réorganisations et quelques semaines de mode bête, cela peut arriver. Ce ne sera que quelques semaines occupées.
Mais si vous regardez la liste de vos éviers de cuisine et que vous savez qu'il est impossible de tout faire, vous êtes au camp deux. D'une manière ou d'une autre, vous en avez mordu bien plus que vous ne pouvez en mâcher, et vous êtes totalement dépassé et désespérément en retard. Eh bien, je suis ici pour vous dire qu'il est temps de faire face à cette réalité et d'apporter des changements.
Pour vous faciliter la tâche, voici sept stratégies qui peuvent vous aider à reprendre le contrôle de votre vie professionnelle:
1. Taillez l'arbre
Examinez les tâches de votre liste d’éviers de cuisine et décidez lesquelles peuvent être supprimées. Je sais, cela semble effrayant, voire impossible. Mais je suis prêt à parier qu'il y a quelques choses qu'il n'est pas vraiment nécessaire de faire maintenant (du moins pas par vous). Tout ce qui n'est pas critique devrait avoir la hache.
2. Simplifiez la sortie à l'aide de la règle 80/20.
Existe-t-il des tâches ou des projets pour lesquels 20% de l'effort produirait 80% de l'impact? Par exemple, votre patron souhaite une analyse de la concurrence pour un nouveau produit qu'elle envisage de lancer. Avant de lui remettre un roman sur le paysage concurrentiel, une page sur chaque concurrent sérieux suffirait-elle pour aider à prendre cette décision? Ou bien, si la majeure partie des revenus que vous générez en tant que représentant des ventes provient de contrats plus importants, mais que vous passez la moitié de votre temps sur de petites transactions qui bougent à peine, pouvez-vous plutôt vous concentrer sur les plus grosses transactions? Oui? Aller avec ces tâches ou projets.
3. Automatiser ou externaliser
Stever Robbins, expert en productivité, a écrit un excellent article sur la règle 30/3. Cela explique que quelque chose qui vous prend 30 minutes par jour équivaut à trois semaines par an. Trois semaines entières! Obtenez ce temps en vérifiant s'il existe des tâches plus petites que vous pouvez automatiser ou sous-traiter à l'aide d'outils tiers, tels que Assistant.to, pour accélérer la planification.
4. Demander de l'aide
Parlez à votre patron, à vos collègues, à vos employés et même à d'autres services pour savoir si quelqu'un peut vous aider à assumer une partie de la charge de travail. Qui sait? Peut-être votre stagiaire a-t-elle désespérément envie de se familiariser avec PowerPoint, ou peut-être que Dan de Sales dispose d'un modèle Excel que vous pouvez facilement adapter pour prévoir votre budget. Examinez les domaines où il y a un certain chevauchement avec le travail des collègues pour les transferts les plus évidents. (Consultez ces conseils de délégation si vous avez besoin d'aide pour démarrer cette conversation.)
5. Commencer le séquençage
Si tout ce qui reste sur votre liste doit se produire et que vous n'allez pas recevoir d'aide, alors il faudra que cela se produise - mais pas tout à la fois. Examinez vos délais pour déterminer quels articles sont vraiment urgents et quels calendriers peuvent être repoussés. Votre responsable peut et devrait vous aider avec la hiérarchisation et le séquencement.
6. Passez un moratoire sur Oui
Cette stratégie n’aide pas à résoudre votre problème actuel, mais elle est essentielle pour le maîtriser. Jusqu'à ce que tout soit à nouveau sous contrôle, vous devez être le roi ou la reine de «Non!». Ne prenez pas de projets supplémentaires tant que vous n'êtes pas sorti de ce pétrin.
7. Proposer une location
Si vous avez essayé toutes les solutions ci-dessus et que vous vous retrouvez toujours à la tâche, il est peut-être temps de demander l'ajout de quelqu'un à votre équipe. En fonction de la culture et du budget de votre entreprise, envisagez l’aide temporaire, à temps partiel ou temporaire, comme une option moins coûteuse.
Et si tout échoue, déclarez la faillite de la liste des tâches à effectuer et installez-vous à Bali. Je plaisante, vous n'échouerez pas. Vous allez simplement être un peu plus stressé que d'habitude jusqu'à ce que vous ayez tout compris - mais je vous promets que vous y arriverez.
