L'utilisateur typique est à l'aise avec Microsoft Excel. Pourquoi ne pas fournir à vos utilisateurs un outil qu’ils connaissent déjà et y ajouter une connexion à votre environnement SQL Server. L'avantage de cette approche est que leur feuille de calcul Excel est toujours à jour avec les données actuelles de la base de données principale. Les utilisateurs insèrent généralement des données dans Excel, mais c’est généralement un instantané des données à un moment donné. Cet article vous montrera à quel point il est simple de configurer une feuille de calcul Excel avec une connexion à SQL que vous pouvez fournir à vos utilisateurs.
Dans cet exemple, nous allons utiliser l'exemple de base de données Adventure Works fourni avec SQL Server 2008 par Microsoft.
- Difficulté: Moyenne
- Temps requis: 10 minutes
Voici comment
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Vous aurez besoin de quelques informations pour configurer la connexion Excel à SQL Server.
Nom du serveur SQL: Dans notre exemple, le serveur SQL est MTP SQLEXPRESS.
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Nom de la base de données: Notre exemple utilise la base de données AdventureWorks.
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Table ou vue: nous allons après la vue Sales.vIndividualCustomer.
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Ouvrez Excel et créez un nouveau classeur.
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Clique sur le Les données languette. Localisez le Obtenir des données externes option et cliquez sur À partir d'autres sources et choisir À partir de SQL Server. Cela ouvre l’assistant de connexion de données.
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Remplissez le nom du serveur. Dans cet exemple, le nom du serveur est MTP SQLEXPRESS. Définissez les informations d'identification de connexion pour utiliser l'authentification Windows. L'autre option serait utilisée si votre administrateur de base de données fournissait un nom d'utilisateur et un mot de passe pour votre utilisateur. Cliquez sur Suivant. Cela ouvre l’assistant de connexion de données.
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Sélectionnez la base de données (AdventureWorks dans notre exemple) dans le menu Sélectionnez la base de données contenant les données souhaitées. liste déroulante. Assure-toi Se connecter à une table spécifique est vérifié. Recherchez la vue (Sales.vIndividualCustomer dans notre exemple) dans la liste et sélectionnez-la. Cliquez sur terminer ce qui amène le Importer des données boite de dialogue.
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Cochez la case Tableau et choisissez où vous voulez placer les données (feuille de calcul existante ou nouvelle feuille de calcul). Cliquez sur D'accord qui crée une liste Excel et importe le tableau entier dans votre feuille de calcul.
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Enregistrez votre feuille de calcul et envoyez-la à l'utilisateur. L'avantage de cette technique est que votre utilisateur a accès aux données actuelles à tout moment. Pendant que les données sont enregistrées dans la feuille de calcul, il existe une connexion à la base de données SQL. Chaque fois que vous souhaitez actualiser la feuille de calcul, cliquez avec le bouton droit de la souris quelque part dans le tableau et cliquez sur Table et alors Rafraîchir.
Conseils
- Il est vraiment important de vous assurer que l'utilisateur est correctement configuré dans SQL Server. C'est la chose qui cause des problèmes dans la plupart des cas en utilisant cette technique.
- Vérifiez le nombre d'enregistrements contenus dans la table ou la vue à laquelle vous vous connectez. Si la table contient un million d'enregistrements, vous pouvez éventuellement filtrer celui-ci. La dernière chose que vous voulez faire est de raccrocher le serveur SQL.
- Dans la boîte de dialogue Propriétés de la connexion, une option appelée Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier. Pensez à cocher cette option. Lorsque cette option est cochée, l'utilisateur disposera toujours d'un nouvel ensemble de données lors de l'ouverture de la feuille de calcul Excel.
- Pensez à utiliser des tableaux croisés dynamiques pour résumer les données.
De quoi as-tu besoin
- Microsoft Excel 2007
- Données SQL Server, y compris le serveur, la base de données et la table ou la vue
