Il y a de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles la numérisation de documents papier peut être une aide précieuse pour l'organisation de votre bureau à domicile (ou même de votre domicile). Tout d'abord, vous pouvez vous débarrasser de beaucoup de papier en excès, qui est entassé dans des tiroirs et des limes, ou qui prend beaucoup de place sur votre bureau.
Les fichiers numériques (même les PDF) peuvent être convertis en fichiers interrogeables à l’aide du logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) fourni avec l’imprimante (HP propose une vidéo très cool qui explique le fonctionnement de l’OCR et la simplifie la tâche de vous simplifier la vie).
Cela signifie que non seulement vos informations ne prennent pas de place, elles sont également beaucoup plus faciles à trouver que sur papier. Et vous pouvez enregistrer vos fichiers numériques comme vous le souhaitez - sur CD ou DVD, sur une clé USB, dans une installation de stockage en ligne, ou dans tout ce qui précède. Ainsi, vous pouvez être sûr que lorsque vous avez besoin de quelque chose, vous pouvez mettre la main dessus.
Lorsque vous commencez à numériser vos fichiers personnels, c'est le moment idéal pour créer un ensemble organisé de fichiers qui vous simplifiera la vie. Pensez aux catégories de documents dont vous avez besoin et configurez un dossier pour chacune. Reçus de carte de crédit dans un seul classeur; documents d'assurance automobile dans un autre; les factures de téléphone, les reçus d’épicerie, les factures de réparations domiciliaires, etc., peuvent tous être attribués à des dossiers distincts. Et dans chaque dossier, créez des sous-dossiers pour chaque année (ou mois). Il est beaucoup plus facile de commencer avec un système organisé, puis d'ajouter simplement de nouveaux documents au bon fichier plutôt que d'essayer de réorganiser le système chaque fois qu'un nouveau reçu est numérisé.
Assurez-vous que votre scanner ou votre imprimante est fourni avec le logiciel OCR (le logiciel ABBYY FineReader semble être fourni avec la plupart des imprimantes et des scanners que j'ai testés). Si vous n'en trouvez pas, ne paniquez pas. Il y a de fortes chances pour que vous disposiez déjà d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères correct déjà installé sur votre ordinateur, tant que vous utilisez Windows. Le logiciel OCR Cool que vous avez déjà vous guidera tout au long du processus de localisation et d'utilisation de ce logiciel avec votre scanner pour créer des documents modifiables.
Bien sûr, cela soulève un autre point important: vous devez disposer au minimum d’un scanner de documents si vous voulez que cela fonctionne. Cela ne doit pas être cher ou compliqué. Si vous n'en avez pas, c'est le bon moment pour en chercher un; Commencez par ces examens des scanners de photos et de scanners de documents pour obtenir les meilleurs achats. Si vous ne voulez pas de scanner séparé, une imprimante multifonction peu coûteuse fera parfaitement l'affaire.
Alors voici la partie difficile. Obtenir le système mis en place n'est pas trop délicat; Même numériser vos documents ne sera pas trop difficile. Ce qui est difficile, c’est de vous assurer de le faire automatiquement chaque fois que vous recevez de nouveaux reçus ou documents. Sinon, les journaux vont s'accumuler à nouveau et vous aurez l'impression de perdre votre temps. Alors restez avec ça!
