Les voyages d’affaires vous emmènent non seulement loin du bureau, mais aussi loin de votre routine habituelle. Lorsque vous ne dormez pas dans le même lit, que vous ne mangez pas la même chose ou que vous ne travaillez pas au même bureau, il peut être difficile d'entrer dans un état d'esprit qui règne normalement.
Pourtant, malgré le décalage horaire et les réunions dos à dos que vous avez probablement planifiées, vous pouvez prendre quelques mesures simples pour vous ajuster, rendant tout déplacement professionnel productif. Pour en savoir plus, j'ai parlé à quatre guerriers de la route qui ont réussi, qui ont révélé leurs secrets pour se mettre rapidement au travail, rester concentré et produire un excellent travail, même lorsque vous êtes en déplacement.
1. Laissez la technologie être votre assistant
Avant de partir, décidez lequel de vos gadgets vous servira le mieux pendant le voyage et faites vos bagages en conséquence. Avez-vous besoin de votre ordinateur portable pour des projets d'écriture difficiles ou votre smartphone et votre tablette suffiront-ils? Selon l'objectif de votre voyage, vous pourrez peut-être alléger votre charge et laisser certains appareils à la maison.
Quoi que vous décidiez d’apporter, il est essentiel d’avoir accès à une connexion Wi-Fi fiable. La plupart des grandes compagnies aériennes proposent ce service en tant que service en vol, mais vérifiez bien la disponibilité et les prix avant de réserver un vol. Pour les grands voyageurs, Amanda Augustine, experte en recherche d'emploi pour TheLadders, recommande d'acheter un forfait auprès d'un service tel que Gogo, un service Internet en vol couvrant plusieurs compagnies aériennes. Bien entendu, vous devrez également travailler après votre vol. Assurez-vous donc de vérifier la disponibilité du Wi-Fi dans votre hôtel, votre centre de conférence et votre espace de réunion.
2. Tout planifier
Même à l'ère électronique, les approches commerciales à long terme s'appliquent toujours. «Avant de partir, dressez une liste de ce que vous devez apporter», suggère Meryl Pearlstein, propriétaire de MDP Publicity. Envisagez tout ce dont vous pourriez avoir besoin - vêtements de travail, fournitures de bureau, produits cosmétiques et chargeurs de piles - pour que tous vos indispensables soient fidèlement à vos côtés, même à des kilomètres de chez vous. De nombreux guerriers de la route aiment également apporter quelques conforts de la maison (comme un oreiller de la maison ou un sweat-shirt confortable préféré) pour les aider à s'adapter rapidement à leur environnement, loin de chez eux.
Et comme voyager ne semble jamais se dérouler exactement comme prévu, assurez-vous que votre liste de comptes à emporter permet de détecter d'éventuelles urgences et retards. Si vous vérifiez un sac, apportez des vêtements de rechange, une brosse à dents, du maquillage et tout ce dont vous aurez besoin pour votre première journée de travail dans votre bagage à main. (Ou apprenez à faire vos bagages plus efficacement et à ne prendre qu'un bagage à main!)
En plus de l'essentiel, Dawn Wilcox, directrice générale de la pratique Impact social chez Allison + Partners, aime garder un dossier contenant son horaire de vol et les détails de son voyage dans son bagage à main pour un accès facile. Sur cette note, elle suggère également de toujours réserver un vol direct au lieu d'un vol de correspondance. Si amusants que soient les six heures supplémentaires à l'aéroport de Las Vegas, les retards peuvent sérieusement affecter votre humeur, votre productivité et le calendrier des réunions.
3. Communiquez avec votre bureau avant votre départ
L’un des aspects les plus difficiles des voyages d’affaires est de faire face à votre charge de travail normale, alors que votre routine quotidienne ne vous convient plus du tout. Il est donc essentiel de se préparer pour s’assurer que tout reste en ordre au bureau pendant votre absence.
Avant de partir, rencontrez vos équipes de projet pour obtenir des mises à jour de statut et revoir les échéances à venir. Augustine souligne qu'il est extrêmement important de communiquer à votre équipe lorsque vous serez disponible par téléphone ou en consultant votre courrier électronique, et lorsque vous serez totalement indisponible. Indiquez également à tous comment vous le feriez souhaite être contacté en cas d’urgence (par SMS? Par des courriels marqués «Urgent?»), afin que vous puissiez traiter les problèmes urgents entre les réunions.
Ensuite, configurez votre message d'absence du bureau pour indiquer une personne-ressource pour les demandes de renseignements et définir les attentes en matière de communication (par exemple, «Si vous avez une question concernant la conférence de vente le mois prochain, contactez Amanda Johnston. Je répondrai aux demandes générales Je retourne au bureau lundi. ")
4. Familiarisez-vous avec votre destination
Avant votre arrivée, découvrez où vous séjournerez et ce qui se trouve à proximité. Où est l'épicerie la plus proche où vous pouvez prendre des collations? Le centre de conférence est-il accessible à pied? Pearlstein suggère de déterminer à quel point il sera difficile de trouver un taxi, en particulier la nuit (si vous n'êtes pas dans une zone à forte circulation, il serait peut-être préférable de faire appel à un service de voiture).
En connaissant ces informations avant votre arrivée, vous gagnerez un temps précieux à votre arrivée, ce qui vous permettra de vous installer et de vous mettre au travail. (Mais comme vous devrez probablement toujours prendre des décisions à la volée, chargez votre téléphone ou votre tablette avec des applications facilitant les déplacements, comme OpenTable pour les réservations de repas et Uber pour le service de voiture.)
5. Définir les tâches à faire en route
Profitez de votre temps de déplacement pour être productif, au lieu de le conserver pour votre destination. «Dressez une liste des objectifs de ce que vous allez faire pendant le transport en commun», recommande Randi Brill, PDG de Quarasan et fondateur de Teacher Peach à Chicago. «Si vous dites:" Je le ferai quand j'arriverai à l'hôtel "", ajoute-t-elle. Vous n'y arriverez probablement pas. Après une journée complète de voyage, vous serez épuisé. Mais ne vous épuisez pas: Wilcox préfère travailler pendant les trois premiers trimestres de son vol et ensuite passer la dernière étape de détente.
Pour augmenter votre productivité en transit, envisagez de vous inscrire à des programmes de fidélité d'hôtels ou de compagnies aériennes ou à des cartes de crédit professionnelles offrant des avantages de voyage. Susan Baroncini-Moe, stratège en affaires à Indianapolis et auteure de Business in Blue Jeans, utilise autant que possible les salons de sa compagnie aérienne, mais «a également investi dans des écouteurs antibruit de haute qualité», qui l'aident à bien travailler dans les espaces surpeuplés.
6. Trouvez votre objectif
Une fois que vous avez atterri et enregistré, faites tout ce qui est en votre pouvoir pour optimiser votre temps et votre confort, explique Baroncini-Moe. Que ce soit en décompressant immédiatement pour vous aider à vous sentir mieux organisé ou en approvisionnant votre mini-réfrigérateur avec du café glacé, vous êtes prêt à travailler, reconnaissez ce qui vous aide à vous sentir mieux et à le faire.
Quand vous travaillez dans votre chambre d'hôtel, Pearlstein suggère de s'asseoir à un bureau ou à une table et de la configurer pour qu'elle ressemble à votre espace de travail habituel: déballez votre ordinateur portable, trouvez un point de vente pour votre téléphone et vos chargeurs, connectez-vous au Wi-Fi, organisez vos dossiers et organisez les fournitures de bureau dont vous avez besoin. Lorsque votre bureau est prêt, vous aurez plus de facilité à travailler dès votre arrivée dans votre chambre d'hôtel entre deux réunions.
Mais peu importe votre niveau de productivité, il est également important de comprendre comment vous détendre à la fin d'une longue journée. Baroncini-Moe préfère se ressourcer seule: un dîner tranquille, un bon livre, un appel téléphonique avec son mari et une méditation. Lorsque vous avez le temps de vous détendre la nuit, vous serez plus alerte, productif et plus énergique le lendemain.
Enfin, «Profitez du fait que vous voyagez», suggère Pearlstein. À la fin d'un voyage à Vancouver, pendant une escale à l'aéroport de deux heures, Pearlstein décida de faire un tour de la ville à vue rapide, revenant juste à temps pour prendre son vol. Bien sûr, la raison principale de votre voyage est le travail, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas non plus voir les sites touristiques.
