Vous travaillez sur un projet majeur et vous avez bloqué quelques heures pour le vaincre. Mais juste au moment où vous entrez dans la zone, votre patron s’arrête pour déposer des documents. Ensuite, votre collègue vient discuter de la réunion de la semaine prochaine. Votre téléphone sonne. Votre email résonne. Vous faites face à une perturbation après l'autre. Et lorsque vous revenez enfin à votre projet, toutes vos brillantes nouvelles idées (sans parler de la motivation) ont disparu depuis longtemps.
Malheureusement, gérer ces interruptions n’est pas aussi simple que de fermer la porte de votre bureau (demandez simplement à votre collègue de penser «devrais-je frapper ou non?») Ou demander à vos collègues de partir. (J'avais acquis une certaine réputation dans un emploi précédent pour un regard de mort que j'avais donné quand j'étais trop occupé pour discuter - disons simplement que ce n'était pas la meilleure approche.)
Mais, comme je l'ai appris, il existe des moyens simples et efficaces de se recentrer après une interruption ou, mieux encore, de les éviter. Utilisez les idées suivantes pour empêcher les pauses imprévues de vous perdre.
Eviter les interruptions
Le meilleur moyen de minimiser les interruptions est de prendre des mesures proactives pour les éviter. Avant de vous lancer dans un projet majeur, essayez ces approches pour vous assurer de bénéficier du temps productif que vous aviez prévu.
1. Communiquez avec vos collègues
Le bouton Ne pas déranger de votre téléphone n’est pas uniquement là pour la décoration, tout comme votre message Hors du bureau n’est pas là uniquement pour les congés. Alors, profitez de cette technologie personnalisable et configurez des messages pour informer vos collègues que vous ne serez plus disponible. Modifiez votre réponse d'absence du bureau pour indiquer que vous répondrez aux courriels demain. Bloquez l'heure de votre calendrier Outlook en tant que «Indisponible - Nom du projet» afin que des collègues bien intentionnés ne choisissent pas cette heure pour une discussion. Et n’ayez pas peur de mettre votre téléphone au monde. Les messages non urgents peuvent rester dans la messagerie vocale pendant quelques heures et si quelqu'un a besoin de vous, il viendra vous chercher. (Remarque: cette approche ne fonctionne pas lorsque vous le faites tous les mardis. Utilisez-la uniquement pour les grands projets urgents.)
3. Avoir une phrase de choix
Est-il possible d'empêcher une interruption lorsque quelqu'un se dirige littéralement vers votre bureau? Vous ne voulez pas l'ignorer ou la couper pour expliquer à quel point vous êtes occupé. L'important est donc de la préempter: prévoyez une phrase que vous utilisez toujours pour commencer (et terminer) une conversation quand vous êtes trop occupé à parler. Lorsque vous voyez quelqu'un s'approcher de vous, dites: «Je suis au milieu de quelque chose en ce moment. Puis-je vérifier avec vous demain?» Ou «Je suis submergé en ce moment, pouvez-vous m'envoyer une demande de réunion? Ainsi, elle sait que le suivi est sur votre liste de choses à faire, mais que ce n’est pas le bon moment.
Recentrage après une interruption
Bien sûr, même si vous pouvez minimiser les interruptions, vous ne pouvez pas toujours les éviter, en particulier lorsque le problème est crucial. Lorsque l'inévitable se produit, voici comment vous remettre rapidement sur les rails.
1. Si vous faites un brainstorming
Supposons que vous réfléchissiez à une campagne à venir ou à un moyen de contacter une organisation partenaire potentielle lorsqu'un courrier électronique urgent arrive. Maintenant quoi? Bien que votre premier instinct puisse être de tout laisser tomber et de répondre, essayez de faire une pause de 20 secondes et notez quelques mots clés pour ne pas perdre vos idées. Si cela est utile, incluez des flèches indiquant comment ils se connectent ou tout autre symbole pour rafraîchir votre mémoire. Cela n'a pas besoin d'être beau ni de donner du sens à qui que ce soit - tout ce qui compte est que vous puissiez rassembler vos pensées lorsque vous vous retrouvez au travail.
2. Si vous écrivez
L'un des aspects les plus frustrants du fait d'être dérangé quand vous écrivez est de vous sentir comme si vous aviez un rythme et que vous l'avez maintenant perdu. Au lieu d'attendre que vous repreniez votre travail là-bas, prévoyez quelques minutes pour revenir en arrière et relire les derniers paragraphes que vous avez écrits. Utilisez ce temps pour noter mentalement ce que vous pensiez ou ce que vous alliez faire ensuite et laissez-les vous guider à nouveau.
3. Si vous ne pouvez pas vous recentrer
Parfois, le recentrage n'est tout simplement pas possible. Peut-être êtes-vous sur le point de ne pas être dérangé (une alarme incendie, aujourd'hui - vraiment?) Ou vous sentez juste comme si vous aviez perdu votre mojo. Dans ce cas, ne forcez pas. Accordez-vous un peu de temps pour décompresser et vous lever, vous promener ou aller prendre un café. Vous pouvez vous remettre à réfléchir sur le projet (ou vous laisser complètement distraire si besoin est) pour pouvoir recommencer à zéro lorsque vous revenez à votre bureau.
Malheureusement, il y a des interruptions, alors c'est la façon dont vous les gérez qui compte. Soyez proactif et ayez des stratégies intelligentes pour vous remettre sur la bonne voie et vous serez plus productif (sans parler de moins intimidant pour vos collègues).
