Vous venez de vous plaindre? Tu n'es pas seul. Bien que nous soyons connectés à notre téléphone 24h / 24 et 7j / 7, beaucoup d’entre nous détestent la fonction pour laquelle ils ont été conçus: passer et prendre des appels.
J'ai compris. Interrompre votre journée de travail afin de participer à un appel téléphonique qui aurait pu être envoyé par courrier électronique - peut-être beaucoup plus efficacement - peut être une nuisance.
Mais que pouvez-vous faire exactement à ce sujet? Il doit exister un moyen plus poli et professionnel d'éviter une conversation téléphonique qu'en disant: «Non merci, je préfère écouter une bande son de clous sur un tableau noir pendant huit heures», n'est-ce pas?
Oui, en effet. Si vous êtes l’un des nombreux opposés au téléphone, voici un guide basé sur ce que vous êtes tenté de dire quand on vous demande de "sauter au téléphone", ainsi que sur ce qui se cache derrière ces sentiments (et sais ce que tu devrais vraiment dire à la place).
Vous êtes tenté de dire … "Je vais oublier tout ce que vous me dites, pour que vous puissiez aussi bien m'envoyer un email"
Les appels téléphoniques peuvent être efficaces, mais uniquement si vous êtes activement impliqué dans les discussions. Si vous ne l'êtes pas, toutes ces choses cruciales vont probablement tomber de votre cerveau dès que vous raccrochez.
Pourriez-vous prendre des notes? Absolument. Mais, si vous êtes un peu comme moi, vous retournerez à ces gribouillis à la fin de votre conversation et vous ne saurez pas ce que cela signifie réellement. Ou bien, vous risquez de perdre votre concentration au cours de cette conversation téléphonique bien intentionnée et de choisir de faire défiler Twitter ou de rédiger votre liste d'épicerie au lieu d'écouter activement le sujet à traiter (heu, coupable du chef d'accusation).
Quoi qu'il en soit, cet appel téléphonique finit par être une perte de temps, car vous n'avez en réalité pas conservé d'informations importantes.
C'est l'un des nombreux avantages du courrier électronique. Vous avez la documentation à consulter chaque fois que vous en avez besoin - et vous pouvez être assuré qu'elle est exacte (contrairement à votre griffonnage de tournesol avec une note cryptique qui dit «Demandez à Jim!» À côté.)
Heureusement pour vous, il s'agit d'un raisonnement parfaitement justifiable sur lequel vous pouvez vous appuyer lorsque vous en avez besoin.
Oh, et si vos tentatives pour échapper à cet appel téléphonique ne se déroulent pas comme vous l'espériez? Prenez le temps de vous plaindre, puis assurez-vous que vous êtes prêt à écouter (pensez simplement: vous ne voulez pas être obligé de téléphoner deux fois, car vous avez manqué des choses la première fois!). Faites également un suivi de cette conversation avec un résumé par e-mail qui met en évidence les actions à entreprendre - afin que vous ayez toujours cet enregistrement écrit que vous espériez.
Dites ceci plutôt
«Si possible, j'aimerais que cette conversation commence par courrier électronique. De cette façon, j'ai des notes à renvoyer et peut facilement se connecter à toute autre personne qui doit être au courant. Si nous pensons toujours qu'un appel est nécessaire après la préparation de ce travail préparatoire, nous pouvons choisir un moment pour discuter. "
Vous êtes tenté de dire… «J'ai des cauchemars sur le fait que vous allez me demander quelque chose auquel je ne peux pas répondre»
Mettez votre ego de côté un instant et admettez-le: une partie de ce qui rend les appels téléphoniques si intimidants est qu'ils se déroulent en temps réel.
Vous devez penser beaucoup plus que si vous répondiez simplement à un courrier électronique qui vous laisse suffisamment de temps pour demander à votre collègue ou consulter Google.
Donc, si vos nerfs vous incitent à rester très loin d'une conversation téléphonique, une réponse comme celle ci-dessous vous aidera, espérons-le, à éviter une discussion en direct redoutée - sans admettre ouvertement vos propres insécurités.
Et hé, parfois, ça vaut aussi la peine de sortir de sa zone de confort. Rappelez-vous que si on vous pose une question dont vous ne connaissez pas la réponse, vous pouvez toujours indiquer que vous aurez besoin de revenir avec eux par e-mail après.
Dites ceci plutôt
«Je veux m'assurer que je suis prêt à vous donner toutes les informations dont vous avez besoin. Pourriez-vous m'envoyer par email les questions auxquelles vous souhaitez avoir une réponse? Je répondrai à ce que je peux par courrier électronique et, si nécessaire, nous pourrons planifier un appel pour discuter du reste. "
Vous êtes tenté de dire … "Ugh, je n'aime vraiment pas parler aux gens"
Appelons un chat un chat ici: les appels téléphoniques peuvent vraiment être un problème majeur pour vous-savez-quoi.
Vous avez suffisamment de réunions et d'engagements qui encombrent votre emploi du temps, et la dernière chose que vous voulez faire est de détourner de nouveau votre attention de votre travail réel , simplement pour participer à une conversation que vous auriez pu gérer par courrier électronique à votre rythme.
Bien sûr, une réplique qui met en évidence le fait que vous préférez ne pas parler à qui que ce soit ne va probablement pas aller trop bien.
Encadrez votre réponse un peu plus positivement en expliquant que vous avez quelque chose sur lequel vous devez rester concentré et que vous préféreriez utiliser la messagerie électronique si c'est une possibilité. Cela vous permet toujours de faire passer votre message - d'une manière qui ne vous donne pas l'impression d'être aussi gros qu'un solitaire.
Dites ceci plutôt
«Je suis au milieu d'un grand projet et je suis principalement concentré sur cela en ce moment. Si vous le souhaitez, n'hésitez pas à m'envoyer vos points de discussion ici et j'aborderai ce que je peux dans un courrier électronique. Si vous pensez toujours qu'un appel est nécessaire après cela, nous pouvons en avoir un programmé une fois ce projet terminé. ”
Vous remarquerez quelque chose à propos de toutes ces réponses: Ils donnent toujours la possibilité d’avoir une conversation téléphonique si cela est absolument nécessaire.
Je n'essaie pas de te trahir ici, je te le promets. Cependant, il est important de reconnaître que parfois, les appels téléphoniques sont vraiment nécessaires.
Ils peuvent être plus efficaces et efficients que des dizaines de courriels échangés. Et certaines conversations ont besoin de l’élément humain pour parler à haute voix, comme donner une réaction difficile ou parler d’un conflit en milieu de travail. De plus, le fait de pouvoir prendre le téléphone est une compétence importante dans de nombreux emplois - la vente, par exemple - et en fin de compte, essentiel à votre réussite.
Cela ne change toutefois pas le fait que certaines conversations téléphoniques méritent d'être transformées en échanges de courrier électronique. Dans ces scénarios, utilisez les réponses que je viens de décrire et vous éviterez (espérons-le!) Un téléphone redouté de manière toujours polie, professionnelle et productive.
