Si vous répondez à un courrier électronique, le contenu de votre réponse doit être clair. C'est pourquoi le texte du message original est généralement cité dans une réponse. Tout est clair, mais la meilleure façon de citer du texte dans un courrier électronique ne l’est pas.
Il existe une quasi-norme très sensée pour bien faire les choses. Cela vous oblige à citer tout ce dont vous avez besoin de manière à permettre au destinataire de votre réponse de voir exactement ce à quoi vous réagissez. Si tous les clients de messagerie (ou utilisateurs de messagerie) sont conformes, les messages ont toujours une apparence propre et nette, et ils sont faciles à lire.
Citer de la manière suggérée est la bonne chose à faire, mais c'est également un travail de rognage du texte cité et de le rendre beau. Est-ce vraiment nécessaire pour une réponse rapide et brève? Et si vous essayez de citer en utilisant l'indentation appropriée dans un programme de messagerie comme Outlook, vous resterez assis pendant une heure sur une réponse ou échouerez misérablement (ou très probablement les deux).
Le chemin du paresseux: facile, toujours correct et beau
Heureusement, il y a toujours plus d'une façon de faire quelque chose. En règle générale, toutes ces options ne sont pas parfaites, mais il peut facilement y avoir plus d’une approche appropriée. Voici maintenant le moyen le plus détendu mais toujours parfaitement lisible, acceptable et compatible - et approprié - de répondre à un courrier électronique.
Pour formater correctement une réponse par courrier électronique tout en étant paresseux:
- Commencez votre message tout en haut de la réponse.
- Incluez le message original auquel vous répondez ci-dessous.
- Assurez-vous que votre signature est au-dessus du texte cité.
- Ne modifiez pas le matériel cité.
- Vous pouvez bien sûr couper une longueur excessive et (devrait souvent enlever) les attachements en ligne. Remplacez-les par "…".
- Répétez en aussi peu de mots que possible les questions auxquelles vous répondez.
- Au lieu d'un simple "Oui", essayez "Vous avez demandé si nous voulons des pommes. Oui, nous le voulons." ou "Nous voulons des pommes, oui."
- Assurez-vous que le texte cité n'est pas mis en retrait, n'utilisez pas de caractères '>' ni de barres de citation.
- Si vous répondez à la réponse, vous pouvez supprimer les anciens messages inutiles du bas.
Dans les clients de messagerie et les services tels que Gmail, qui archivent automatiquement et filent intelligemment les discussions, ce style de réponse fonctionne particulièrement bien. Comme tout le texte cité est au même endroit, il peut être caché facilement et sans perturber la cohérence du message tandis que le contexte inter-message est établi par le biais des courriels d'origine.
Configurez votre programme de messagerie pour des réponses correctes et paresseuses
Pour être paresseux plus tard, vous devrez peut-être d'abord effectuer certains travaux d'installation. La plupart des programmes et services de messagerie peuvent être configurés de manière à répondre facilement, mais:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail
