Toute personne qui envoie et reçoit des centaines de courriels par semaine comprend la valeur de la clarté des réponses et des transmissions. Les longs fils de messagerie dans lesquels chaque réponse cite l'intégralité du message précédent ou d'origine sont difficiles à suivre, mais un e-mail qui fait référence à un message précédent sans aucune idée de son contenu vous fait perdre votre temps lorsque vous essayez de vous rappeler le point d'origine de l'expéditeur. . Lorsque vous répondez à un courrier électronique, vous devez citer le message que vous avez reçu, mais uniquement dans la mesure nécessaire pour établir le contexte.
Comment citer un email dans votre réponse
En fonction de votre fournisseur de messagerie ou de votre application, vous pourrez peut-être sélectionner la partie de l'e-mail que vous souhaitez citer avant de cliquer ou d'appuyer sur le bouton Répondre ou Vers l'avant bouton. Le champ de courrier électronique de réponse s'ouvre avec la citation en surbrillance déjà positionnée dans le corps du courrier électronique. Ajoutez simplement votre réponse et envoyez-la en route. MacOS et iOS Mail fonctionnent de cette façon.
Certains programmes de messagerie, y compris Yahoo! Mail et Gmail, ne vous autorisez pas à mettre en évidence une partie à citer dans votre réponse. Vous devez citer toute la longueur du texte de l'e-mail, puis supprimer manuellement les parties que vous ne souhaitez pas de votre réponse.
Dans certains cas, vous pouvez copier la partie de l'e-mail que vous souhaitez citer et sélectionner Coller comme la citation ou similaire. Dans presque tous les cas, les informations citées sont en retrait pour faciliter leur reconnaissance. Dans certains programmes de messagerie, le contenu cité apparaît dans une couleur différente.
Comment travailler avec un devis dans votre courrier électronique
L'étiquette d'email suit généralement un certain ordre en ce qui concerne les sections d'un message. Commencez votre email avec une salutation et un commentaire introductif. Vient ensuite le matériel cité. Ensuite, votre réponse à la citation apparaît en dessous.
Si vous répondez à plus d'un point, collez une partie de la citation sur une ligne, puis répondez à cette partie uniquement à la ligne suivante. Ensuite, collez une autre partie du courrier électronique cité et répondez à cette partie sur la ligne suivante. Répétez cette procédure si vous avez plus de guillemets et de commentaires à faire dans votre réponse ou à transférer. Cela imite le flux naturel de la conversation et permet de suivre un fil plus facilement pour les destinataires d'e-mails.
