La plupart de nos courriels sont probablement considérés comme importants, mais certainement pas tous. Le fait de pouvoir distinguer des messages importants d’autres messages, tels que les spams ou les messages qui ne nécessitent pas notre attention immédiatement, peut avoir une incidence considérable sur le temps passé à parcourir les courriels.
La plupart des services et programmes de messagerie utilisent ce qu'on appelle priorités de message désigner ce qui est important et ce qui ne l'est pas. Les priorités des messages peuvent être utilisées de deux manières principales: manuellement et automatiquement. Bien que cela puisse sembler étrange, vous pouvez même marquer un message comme ayant une priorité faible ou sans importance.
Comment ça marche
En fonction du service de messagerie et du programme que vous utilisez, vous pourrez peut-être marquer manuellement un message comme important ou sans importance. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l'e-mail, s'il s'agit d'une fonctionnalité incluse, vous pouvez dire que l'e-mail est important et doit être signalé comme tel au destinataire, ou vous pouvez réduire l'importance afin que le destinataire ne se sente pas obligé d'adresser l'adresse. l'email tout de suite.
Les courriers électroniques de la plus haute importance peuvent être en gras dans la boîte de réception ou marqués en rouge, tandis que les messages moins importants peuvent être grisés ou déplacés vers le bas de la liste. Les spécificités dépendent du programme de messagerie du destinataire.
Certains fournisseurs de messagerie définissent automatiquement la priorité d'un courrier électronique même si le niveau d'importance n'a pas été spécifié par l'expéditeur. Il suppose un niveau de priorité et le filtre dans une section "Important" de votre boîte de réception. Cette fonctionnalité est basée sur le comportement prédit et est constamment modifiée par le service en fonction de vos destinataires et du type de message (généré automatiquement ou par une personne réelle).
D'autres clients de messagerie pourraient même vous permettre de modifier le statut d'importance des courriels. C’est souvent ce qui est nécessaire si un destinataire utilise toujours un indicateur de priorité élevé / important alors qu’il ne le devrait pas, mais il est également utile si vous souhaitez que tous les courriers électroniques d’un expéditeur soient marqués comme importants afin de ne jamais les perdre de vue.
Pourquoi c'est important
Quel programme préférez-vous avoir: un programme de messagerie qui vous avertit chaque fois que vous recevez un message - même du spam - ou un filtre qui filtre automatiquement ce qui est sans importance pour vous et vous laisse avec les courriels les plus critiques dans un dossier séparé ou, mieux encore, tout en haut de votre boîte de réception?
Lorsque vous passez moins de temps à consulter des courriels sans importance, vous pouvez consacrer plus de temps à la rédaction ou à la réponse à des courriels qui nécessitent votre attention et votre attention tout de suite. C'est l'un des meilleurs moyens non seulement de mieux communiquer et d'être entendu plus rapidement, mais également de voir facilement ce qui est important lorsque vous recevez des dizaines ou plus de nouveaux messages chaque jour.
Selon l'application que vous utilisez, le client de messagerie peut envoyer une notification d'un nouvel e-mail uniquement s'il juge le message important. Vous pouvez facilement voir à quel point il est utile de supprimer tous les courriels non critiques de vos notifications sans les supprimer.
Communiquer sur l'importance d'un message est tout aussi important avec le courrier électronique que lors d'un contact en face à face, et ce n'est pas beaucoup plus difficile. Il suffit de choisir une priorité élevée ou faible lorsque vous envoyez le courrier électronique.
Comment faire
La plupart des clients de messagerie vous permettent de définir la priorité du message lors de la composition du courrier. Il se trouve normalement dans la zone de composition, car vous pouvez définir le niveau important par courrier électronique.
Vous pouvez modifier la priorité d’un message ou autoriser un message spécial filtré. Important afficher, dans toutes sortes de clients de messagerie et services de messagerie Web. Certains exemples incluent Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com et Yahoo Mail.
