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Relations de base de données dans Microsoft Access 2013

Vous êtes donc passé d'une feuille de calcul à une base de données. Vous avez configuré vos tables et transféré minutieusement toutes vos données précieuses. Vous prenez une pause bien méritée, asseyez-vous et regardez les tables que vous avez créées. Attendez une seconde - ils semblent étrangement familiers avec les feuilles de calcul que vous venez de renier. Vous venez de réinventer la roue? Quelle est la différence entre un tableur et une base de données?

L'un des principaux avantages des bases de données telles que Microsoft Access est leur capacité à maintenir des relations entre différentes tables de données. La puissance d’une base de données permet de corréler les données de nombreuses manières et d’assurer la cohérence (ouintégrité référentielle) de ces données de table en table. Dans cet article, nous allons examiner le processus de création d'une relation simple à l'aide d'une base de données Microsoft Access.

Imaginez une petite base de données que nous avons créée pour la société Acme Widget. Nous voulons suivre à la fois nos employés et les commandes de nos clients. Nous pourrions utiliser une table contenant une table pour les employés avec les champs suivants:

  • ID employé (clé primaire)
  • Prénom
  • Nom de famille
  • Extension
  • Un salaire
  • Directeur

Nous pourrions alors avoir une deuxième table contenant les commandes prises par nos employés. Cette table orders peut contenir les champs suivants:

  • ID de commande (clé primaire)
  • N ° de client
  • Numéro d'employé
  • ID de l'article
  • Quantité

Notez que chaque commande est associée à un employé spécifique. Ce chevauchement d'informations constitue la situation idéale pour utiliser une relation de base de données. Ensemble, nous allons créer une relation de clé étrangère qui indique à la base de données que la colonne EmployeeID de la table Orders correspond à la colonne EmployeeID de la table Employees.

Une fois la relation établie, nous avons libéré un ensemble puissant de fonctionnalités dans Microsoft Access. La base de données garantira que seules les valeurs correspondant à un employé valide (répertoriées dans la table Employees) peuvent être insérées dans la table Orders. De plus, nous avons la possibilité de demander à la base de données de supprimer toutes les commandes associées à un employé lorsque cet employé est supprimé de la table Employés.

Voici comment nous allons créer la relation dans Access 2013:

  1. Dans l'onglet Outils de base de données du ruban, cliquez sur Relations.
  2. Mettez en surbrillance la première table que vous souhaitez intégrer à la relation (Employés) et cliquez sur Ajouter.
  3. Répétez l'étape 2 pour la deuxième table (Orders).
  4. Cliquez sur le bouton de fermeture. Vous devriez maintenant voir les deux tables dans la fenêtre Relations.
  5. Cliquez sur le bouton Modifier les relations dans le ruban.
  6. Cliquez sur le bouton Créer un nouveau.
  7. Dans la fenêtre Créer, choisissez Employés comme nom de table de gauche et Commandes comme nom de table de droite.
  8. Choisissez EmployeeID comme nom de colonne de gauche et de colonne de droite.
  9. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Créer un nouveau.
  10. Utilisez la case à cocher de la fenêtre Modifier les relations pour choisir d'appliquer ou non l'intégrité référentielle. Dans la plupart des cas, vous voudrez sélectionner cette option. C'est le vrai pouvoir d'une relation: cela garantit que les nouveaux enregistrements de la table Orders ne contiennent que les ID des employés valides de la table Employees.
  11. Vous remarquerez également deux autres options ici. L'option "Champs associés de mise à jour en cascade" garantit que, si une modification EmployeeID dans la table Employees, cette modification est propagée à tous les enregistrements associés de la table Orders. De même, l'option "Supprimer les enregistrements associés en cascade" supprime tous les enregistrements d'Ordres associés lorsqu'un enregistrement d'employé est supprimé. L'utilisation de ces options dépendra des exigences particulières de votre base de données. Dans cet exemple, nous n'utiliserons ni l'un ni l'autre.
  1. Cliquez sur Type de jointure pour afficher les trois options disponibles. Si vous connaissez bien SQL, vous remarquerez peut-être que la première option correspond à une jointure interne, la seconde à une jointure externe gauche et la dernière à une jointure externe droite. Nous allons utiliser une jointure interne pour notre exemple.
      • Incluez uniquement les lignes où les champs joints des deux tables sont égaux.
  2. Incluez TOUS les enregistrements de "Employés" et uniquement les enregistrements de "Commandes" où les champs joints sont égaux.
  3. Incluez TOUS les enregistrements de 'Commandes' et uniquement ceux de 'Employés' où les champs joints sont égaux.
  4. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Propriétés de la jointure.
  5. Cliquez sur Créer pour fermer la fenêtre Modifier les relations.
  6. Vous devriez maintenant voir un diagramme montrant la relation entre les deux tables.