L'envoi d'un courrier électronique est la méthode la plus simple et la moins intrusive pour effectuer des demandes au sein des équipes. Mais c’est précisément parce que la messagerie électronique est si facile qu’elle peut être une perte de temps totale. Envoyer un courrier électronique vague qui ne dit pas clairement aux destinataires ce qu’ils doivent faire ou pourquoi votre demande est importante ne fera que créer plus de travail pour tout le monde.
Les courriels les plus efficaces traitent la ligne d’objet comme un identifiant d’appelant et utilisent des mots qui vont droit au but.
Voici quelques suggestions de mots qui feront passer votre message clairement et vous empêcheront d’ennuyer (ou de dérouter) vos collègues:
1. Quand il y a des tâches à accomplir
Ne pas écrire: etc.
Écrivez: le, ceci ou ces
Vos professeurs de lycée avaient raison - soyez précis! Même si votre courrier électronique suit une conversation ou une réunion récente, il sera probablement classé comme quelque chose à faire plus tard. Lorsque votre destinataire est prêt à le lire, voir «Suivi de la réunion du personnel, etc.» ne sera pas utile. Au lieu de cela, précisez ce dont vous avez besoin et écrivez: «Veuillez résoudre ces questions lors de la réunion du personnel» ou «Le rapport a été discuté lors de la réunion du personnel». Pensez à votre sujet comme si vous pré-écriviez un élément de la liste des tâches à effectuer pour faciliter la tâche. faire vérifier.
2. Quand vous partagez un autre email
Ne pas écrire: "FWD:"
Écris: aide
Celui-ci me fait toujours penser aux années 90, quand il était courant de voir des courriels qui ressemblaient à quelque chose comme ceci: "Fwd: fwd: fwd: fw: Envoyez ceci à 10 personnes et ce sera votre jour de chance!" envoyez des chaînes de lettres au travail (sérieusement, non), vous partagez probablement quelque chose que quelqu'un d'autre a écrit et que vous voulez que votre collègue lise ou fasse quelque chose. Dans ce cas, faites-lui une faveur et écrivez «Pourriez-vous m'aider à déchiffrer ceci?» Ou «On dirait que le client a besoin d'aide». Bien sûr, vous avez peut-être prévu d'écrire ce message dans le corps de l'e-mail, mais le sujet est un bien meilleur endroit si vous voulez que cela soit remarqué rapidement.
3. Quand vous essayez d'être personnel
N'écris pas: Hey
Écrivez: vous
Envoyer un message «Hey» dans une ligne d'objet de courrier électronique revient à envoyer un message texte «Nous devons parler» à un ami ou à une personne avec qui vous fréquentez. Ne le fais pas! Vous rendrez le destinataire suspicieux quant à la suite, et vous risquez d'attendre une réponse car elle risque de ne jamais s'ouvrir. Puisque vous avez peut-être besoin de discuter de quelque chose de personnel ou de privé, essayez «Quand avez-vous le temps de discuter en 15 minutes?». Cette approche atténue le risque et donne au destinataire le pouvoir de choisir une heure qui lui convient. .
4. Quand vous en avez besoin maintenant
Ne pas écrire: urgent
Écrivez: aujourd'hui
Lorsque le temps presse et que la pression est forte, «urgent» est un mot qui ne peut que provoquer la panique. Et paniquer est la dernière chose qu'une personne responsable d'une tâche devrait faire. Si vous avez suffisamment de temps pour reconnaître le besoin et envoyer un courrier électronique, vous avez également le temps de donner un préavis: «Cela doit être votre priorité aujourd'hui.» Si c'est vraiment urgent, appelez-le ou rendez-vous en personne. au lieu.
5. Et encore une phrase bonus
Le dernier mais non le moindre mot est une phrase que nous disons tous pour mettre fin à nos courriels, mais que nous utilisons rarement pour adresser directement nos collègues: «Merci». Un bref message d'appréciation simple contribuera grandement à renforcer les liens qui vous unissent. et les membres de votre équipe. Il dit que vous reconnaissez leurs efforts et valorisez leurs rôles. Et ça bat certainement une chute de confiance.
