La plupart des gens acceptent que les réunions fassent partie du travail, mais cela ne signifie pas qu'ils en apprécient les choses. Comme le montre cette infographie, les responsables passent entre 35 et 50% de leur temps en réunion et jusqu'à quatre heures par semaine pour les mises à jour de statut. Et ces mêmes patrons considèrent que 67% des réunions sont des échecs.
Essayez de leur échapper, ils sont aussi extrêmement importants pour votre carrière. Les réunions sont une étape professionnelle. C’est là que les autres voient votre capacité de leadership. Comment faire passer votre message, gérer des questions difficiles et faciliter une discussion en disent long sur votre capacité. Les gens utilisent ce temps pour évaluer et juger les autres. Même si vous restez assis et écoutez, vous envoyez un message.
Quelles que soient les raisons pour lesquelles ils ont du mal à organiser leurs réunions, les professionnels avertis savent qu'ils doivent trouver le moyen de les utiliser pour gagner et développer leur crédibilité. Au lieu d'essayer de vous retirer ou de rester en retrait, voici cinq façons de tirer le meilleur parti de chaque réunion à laquelle vous participez.
1. Obtenez votre voix dans la salle tôt
La dynamique des réunions est établie dès le début par les orateurs les plus vocaux. Donc, essayez de parler dans les cinq premières minutes pour montrer votre confiance et établir votre voix. Non seulement vous tirez parti de vos idées alors que tout le monde est encore frais et attentif, mais il est également plus probable que vos commentaires soient pris en compte ultérieurement, ce qui vous offre d’autres possibilités d’écoute.
2. Construire sur les pensées des autres
Le dialogue en réunion peut aller vite, les idées étant jetées rapidement. Si d'autres personnes prennent les points que vous vouliez dire, vous pourriez avoir le sentiment d'attendre une pensée créative vraiment originale. Mais c'est une barre haute et peut vous garder sur la touche (peut-être pour toute la réunion).
Observez plutôt ce que les autres disent et recherchez des points communs susceptibles de faire avancer la conversation. Cela peut être aussi simple que de dire: «J'ai entendu trois personnes parler de modifications de produits, à quoi cela pourrait-il ressembler?» Ou «Si nous reculons un peu, le seul point sur lequel nous restons coincés est la chronologie». Cela peut également être un moyen utile d’empêcher les gens de se parler et de les encourager à trouver des terrains d’entente.
3. Poser des questions puissantes
Une critique commune des réunions est qu'elles discutent trop et n'écoutent pas suffisamment. Lorsque les gens sont excessivement concentrés sur le fait de sortir un flot d’idées, vous pouvez vous distinguer en encourageant le groupe à s’écouter mutuellement. C’est un rôle rarement joué, mais il est nécessaire et apprécié: il montre que chacun peut faire une pause et réfléchir.
Un moyen simple de le faire est de poser des questions puissantes. Ce sont des questions de type «comment» et «quoi» plutôt que «pourquoi». Parce qu’ils ne mettent pas les gens sur la défensive et ne se plongent pas dans l’établissement des faits, ils les encouragent à s’ouvrir et à penser de manière large.
Par exemple, vous pouvez demander:
- Quel est l'aspect le plus important de cette décision?
- Comment allons-nous mesurer le succès de cela?
- En quoi cette suggestion est-elle différente de ce que nous avons déjà essayé?
- Quels sont les thèmes que vous voyez émerger?
4. Soyez prêt (mais restez flexible)
Si vous vous préparez pour des réunions, vous entrez instantanément dans une position de force. Cela peut vouloir dire lire l’agenda, faire des recherches avancées ou proposer des idées à l’avance.
La plupart d'entre nous savons que si nous voulons renforcer notre crédibilité, le fait de penser ensemble à l'avance nous aidera à nous montrer en confiance. Cependant, nous devons également prendre en compte la variabilité des réunions. Malgré toutes nos préparations, il est en fait plus probable que les choses ne se passent pas exactement comme prévu avec autant de personnes et de facteurs en jeu (manque de temps, technologie ne fonctionne pas, acteurs clés ne se présentent pas).
Vous devez donc vous préparer à la réunion et faire preuve de souplesse.
Par exemple, si votre présentation est programmée sur 15 minutes, préparez une présentation complète et une présentation condensée au cas où votre temps se raréfierait. Si vous effectuez une recherche de base sur le sujet de la réunion, recherchez également des sujets tangentiels susceptibles de se présenter. Si le sujet que vous souhaitez aborder est jeté sous la table, demandez si vous pouvez contacter séparément les participants pour qu'ils en discutent davantage.
Etre préparé montre votre pensée stratégique et la flexibilité montre que vous êtes rapide, les deux attributs clés d'un grand leader.
5. Insister sur les prochaines étapes
Dans mon travail de coaching, la plainte la plus importante que j'ai entendue au sujet des réunions est que rien ne se passe d'eux. Bien sûr, tout le monde sait qu’il faut en finir avec la répartition des responsabilités, mais peu le font. Parce que nous voulons que notre temps de réunion soit réellement utile, il est utile quand quelqu'un prend l'initiative de demander les prochaines étapes et les affectations avant de les terminer.
Si vous organisez la réunion, c'est simple. Si vous êtes juste un participant, cela peut sembler plus difficile.
Ne laissez pas ça vous arrêter. Cela montre aux dirigeants de dire: «Je ne suis pas certain des prochaines étapes pour chacun de nous; il serait utile de clarifier les choses avant de terminer. »Vous pouvez même proposer de suivre les prochaines étapes pour le groupe, le cas échéant, ce qui vous donnera une occasion supplémentaire de prendre la parole lors de la prochaine réunion.
Même si vous ne pouvez jamais vous attendre à une réunion à venir, en les utilisant comme une opportunité de rencontrer davantage de leaders, ils commenceront à se sentir plus précieux (et plus productifs).
