Quand nous étions petits et que nous avions touché le brûleur brûlant du poêle, nous avons eu des réactions très positives qui nous ont immédiatement indiqué que nous avions pris une mauvaise décision. Donc, la prochaine fois que nous avons été tentés de toucher le poêle, nous avons réfléchi.
Nous savons tous comment l’apprentissage fonctionne, mais à mesure que nous grandissons, la distance entre les décisions et leurs conséquences s’élargit et se complexifie. Les leçons apprises deviennent beaucoup moins évidentes. C'est pourquoi les organisations commettent souvent les mêmes erreurs encore et encore. Personne ne dépense d'énergie pour comprendre pourquoi.
Il existe une solution relativement simple à ce problème: consacrer du temps à réfléchir à ce que tout le monde a appris, qu'il soit bon ou mauvais. Mais comment créer un temps de réflexion lorsque vos collègues et vous-même accélérez votre journée de travail à 90 MPH pour essayer de tout faire?
Voici quelques conseils pour mener à bien cette «boucle d'apprentissage» et aider votre équipe à devenir une équipe en constante évolution.
1. Faire des «leçons apprises» un élément essentiel de tout plan de projet
Prévoyez dès le départ que votre équipe consacrera le temps nécessaire à l'examen de tout ce qu'ils ont appris en exécutant un nouveau projet. Lorsque vous travaillez fort pour fixer des échéances, il est beaucoup plus facile de vous engager dans un événement planifié que de rassembler les leçons apprises à la volée - ou pire, de ne jamais en discuter du tout.
2. Faire de la réflexion un produit et un processus
De nombreuses entreprises se décrivent comme ayant un «parti pris pour l'action». Dans ces cultures, faire quelque chose (c'est-à-dire rendre un produit tangible) est préférable à ne rien faire (c'est-à-dire rester assis et en parler). Cette attitude rend la réflexion difficile pour un employé, voire un dirigeant - transformez-la en un produit pouvant être référencé à l'avenir. Utilisez des outils tels qu'une analyse SWOT ou SOAR pour vous aider à démarrer. Archivez et publiez vos résultats dans votre équipe ou votre entreprise. Du coup, votre reflet est un produit!
3. Formaliser un rôle pour capturer les leçons
Faites-en une responsabilité comme n'importe quel autre devoir d'équipe. Si vous êtes le chef d'équipe, veillez à consulter régulièrement vos employés et à maintenir un dialogue sur ce que l'équipe a appris. Cela peut être aussi simple que «ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas bien fonctionné», ou aussi robuste que le remplissage d'une base de données de gestion des connaissances.
4. Faites une retraite
Parfois, les choses deviennent plus claires lorsque vous sortez de votre routine quotidienne et que vous vous immergez dans un environnement différent. Faites-en une journée (ou une demi-journée) et prévenez votre équipe suffisamment à l'avance pour planifier les événements. Choisissez un ou deux des projets les plus importants de votre équipe à examiner. Commencez par revoir les objectifs initiaux du projet et analysez leur évolution au cours du travail. Si le projet est terminé, demandez aux membres de votre équipe s'ils estiment que les objectifs ont été atteints - et si non, qu'est-ce qui n'a pas été fait? Ensuite, demandez à votre équipe: «Si nous remontions tous dans le temps depuis le début du projet, mais sachant ce que nous savons maintenant, que ferions-nous différemment?
Les retraites de réflexion pour votre équipe ne doivent pas forcément être des affaires coûteuses et de haute intensité. Parmi les solutions de rechange aux espaces de réunion traditionnels, vous pouvez réunir votre équipe dans un café ou un pub local un après-midi ou simplement réserver un étage ou une salle de conférence différents dans votre immeuble de bureaux.
5. Construire petit à petit le temps de réflexion
Vous ne pouvez peut-être pas voir consacrer toute une réunion à la découverte des leçons apprises. C'est bon. Au lieu de cela, ajoutez 10 minutes à la fin de chaque réunion d’équipe pour demander des réflexions telles que «Quelles compétences devez-vous acquérir ou développer pour mener à bien cette tâche?» Ou «Que devons-nous documenter maintenant pour nous en souvenir? la prochaine fois que nous aborderons un projet similaire?
Veillez simplement à gérer votre réunion suffisamment bien pour ne pas avoir à raccourcir le peu de temps dont vous disposez, car cela enverrait un message erroné à votre équipe.
Quelle que soit la méthode choisie, l'important est de faire en sorte que votre équipe apprenne à prendre le temps de réfléchir. Travaillez fort pour en faire une habitude et ne la sacrifiez pas lorsque d'autres tâches se présentent. Finalement, tout le monde verra la valeur de l'investissement.
