Après un mois de visites en dehors de la ville, d’activités professionnelles et de problèmes familiaux, j’ai remarqué que j’avais du mal à calmer mon esprit bourdonnant. Mon objectif était bloqué en mode disco-ball, diffracté dans un kaléidoscope de pièces scintillantes. En conséquence, je n’ai pas pu préciser mes priorités et céder à la procrastination.
Un jour, alors que je ne répondais plus aux courriels de travail en rangeant mon bureau rempli de papiers, de reçus et d’appareils, j’ai commencé à réfléchir à la façon dont mon ordinateur de bureau mental pourrait utiliser du nettoyage. Après tout, il est facile de voir qu'un espace de travail désordonné diminue la productivité, mais j'oublie souvent qu'un esprit désordonné peut faire la même chose.
Vous voyez, votre cerveau n'est pas construit pour diviser son attention dans trop de directions. Il doit être quelque peu organisé et en paix pour que vous puissiez filtrer les informations dans les bons dossiers mentaux et obtenir des résultats concrets. Et pour que votre cerveau atteigne cet état idéal, vous devez créer de l'espace en éliminant un peu l'encombrement mental.
Donc, si votre esprit se sent un peu confus, commencez par utiliser ces cinq conseils pour organiser vos pensées, vos inquiétudes et vos tâches. Vous gagnerez rapidement de la place, ce qui vous aidera à vous rafraîchir, à vous reconcentrer et à remettre votre cerveau sur les rails.
1. Listmania
Les listes sont comme le magasin de conteneurs pour l'esprit - elles vous aident à compartimenter votre fouillis mental de mille façons différentes. Cela semble simple, mais ajouter quelques listes à votre vie fonctionne vraiment.
Premièrement, le fait de stationner une tâche sur une liste de tâches libère de la place pour l'esprit, car une fois qu'une tâche fastidieuse figure sur votre liste, vous n'avez plus à vous soucier de vous en souvenir. Avec toutes vos responsabilités organisées au même endroit, vous pouvez choisir ce qu’il faut faire de façon stratégique au lieu de voler par le pantalon. (Découvrez quelques-uns de mes conseils préférés pour optimiser votre liste de tâches.)
Mais, une liste de tâches à elle seule ne peut vous mener que loin (plus à ce sujet plus tard). Pour aller plus loin, créez une liste de priorités en plus de votre liste de tâches ou sur la base de celle-ci. Il s'agit d'une liste quotidienne de vos deux ou trois principales priorités (il est essentiel de la limiter afin d'éviter de créer une autre liste de tâches à effectuer) pour vous aider à progresser sur des sujets importants. C’est là que vous choisissez l’impact sur ce que vous estimez urgent. Lorsque vous identifiez activement un élément prioritaire, vous aurez plus de chances de vous concentrer dessus, comme un rayon laser traversant l'encombrement, au lieu de le repousser à une autre journée.
Et enfin (ne vous inquiétez pas, juste un de plus!), Créez une liste de tâches pour enregistrer tout ce que vous avez accompli au cours de la journée. Ensuite, lorsque vous aurez l’impression de vous perdre au milieu de la rumeur, vous pourrez jeter un coup d’œil à ce que vous avez fait, ce qui vous donnera un regain de motivation et vous permettra de vous concentrer à nouveau.
2. Automatiser à l'extérieur
Cela étant dit, un mot de prudence: lorsque votre liste de tâches est encombrée de petites tâches répétitives, il est facile de se perdre dans ce qui vient en premier, plutôt que dans ce qui est réellement le plus important. Pour éliminer certaines de ces responsabilités peu urgentes, essayez un service d'automatisation, tel que Zapier, qui vous donne la possibilité de déléguer des tâches répétitives à un assistant Internet personnel.
Par exemple, dans le cadre de mon travail, je dois garder une trace des pitchs et des blogueurs invités. J'ai donc configuré un «zap» pour enregistrer automatiquement certains types de courriels dans un cahier Evernote séparé. Ainsi, lorsque je dois trier des publications potentielles, je ne perds pas de temps à fouiller dans ma boîte de réception. D'autres «zaps» populaires incluent l'ajout automatique de participants Eventbrite à MailChimp et la planification automatique de publications sur les réseaux sociaux via Buffer.
La beauté de ce type de délégation automatique réside dans le fait que vous pouvez simplement le définir et l’oublier, ce qui réduit considérablement les tâches à effectuer. Ainsi, au lieu d'interrompre le flux de votre journée de travail avec de petites tâches, vous pouvez vous concentrer sur les tâches à fort impact qui nécessitent toute votre concentration et toute votre attention.
3. Embrasser le tiroir indésirable
Le tiroir à ordures est un vice de maison et de bureau et une nécessité où vous fourrez des notes froissées, des piles peut-être mortes, et toutes sortes de choses qui ne tiennent pas à la maison.
Étonnamment, cette stratégie peut également être bénéfique pour votre esprit: au lieu d’accumuler continuellement l’encombrement mental, soulagez-vous en créant un «tiroir à ordures» numérique. Commencez par déposer vos pensées sur une page électronique avec un outil comme Evernote. Cela vous permet de regrouper toutes vos idées brillantes, vos notes, vos listes et vos articles sauvegardés qui n'ont pas d'autre domicile dans un seul endroit numérique, ce qui vous aidera à libérer un espace mental précieux - sans ajouter de papiers et de cahiers à votre tiroir pourboire .
Et ne vous inquiétez pas: avec un rapide remaniement dans la «malbouffe» (c.-à-d. Une recherche rapide), vous pourrez facilement trouver tout ce dont vous avez besoin.
4. Gérer votre boîte de réception
Je ne suis pas un assistant de Boîte de réception zéro, mais je sais que je peux en faire plus lorsque je n'ai pas à me grincer des dents chaque fois que j'ouvre mon courrier électronique. Le fait de savoir que votre boîte de réception ne déborde pas peut vous faire économiser beaucoup de stress mental, ce qui peut vous aider à vous concentrer sur d'autres tâches plus importantes. Donc, évitez de vous noyer lentement, sujet par objet, en effectuant un nettoyage de printemps dans votre boîte de réception.
Tout d'abord, désabonnez-vous des courriels promotionnels (que vous n'ouvrez jamais réellement) et désactivez les notifications d'encrassement de LinkedIn et Facebook. Ensuite, filtrez et dirigez différents types d’e-mails non essentiels vers des sections spécifiques de votre boîte de réception afin de les avoir sous la main si vous en avez besoin, sans avoir à les voir à chaque fois que vous vous connectez.
J'aime aussi utiliser des programmes comme Boomerang ou Followup.cc pour planifier des courriels et envoyer des rappels, afin de pouvoir gérer les courriels quand je le souhaite.
5. Pensez-y
Lorsque vous avez une liste interminable de choses à faire, il est souvent contre-productif de passer du temps à réfléchir - davantage de pensées ne feront qu'ajouter à l'encombrement mental, n'est-ce pas? Mais, selon mon expérience, prendre les devants sans prendre le temps de réfléchir ne fera qu'aggraver le désordre.
En fin de compte, une analyse régulière de la façon dont vous avez utilisé votre temps vous donnera une idée de la façon dont vous êtes parvenu à votre situation actuelle, de la manière dont vous avancez de manière stratégique et de la manière dont vous travaillez le mieux en général.
Alors, commencez à prendre le temps de réfléchir ou de journaliser. Pensez (ou écrivez) ce qui vous stresse, pourquoi un projet en particulier ne décolle pas ou quand vous êtes le plus productif de la journée. En décompressant et en articulant vos pensées de zoom, au lieu de vous sentir comme une grosse exclamation ( argh! Et blergh! Sont courantes pour moi), vous serez en mesure de déterminer exactement ce que vous devez faire pour avancer.
N'oubliez pas que votre état d'esprit est étroitement lié à la qualité de votre travail et de votre détente. Alors, laissez tomber l’attention de la boule disco, prenez de grandes respirations et faites un peu de rangement mental. Au final, vous retrouverez vos vraies priorités.
