Lorsque Adrean Turner a commencé à assumer un nouveau rôle en comptabilité analytique, l’une des tâches qui lui avait été confiée par son prédécesseur était un rapport mensuel dont la compilation avait pris presque deux semaines. Elle y passait des heures tous les mois pendant ses premiers mois, alors même que d’autres responsabilités s’empilaient sur son bureau.
Puis elle réalisa quelque chose. Personne - pas même son patron - ne lui avait jamais donné son avis sur le rapport. Il s'avère qu'ils ne le regardaient pas, encore moins de fouiller dans les données qu'elle fournissait. Pour être franc, elle avait mieux à faire que de passer autant de temps et de mettre tant d'efforts dans quelque chose dont personne ne tirait quelque chose.
«Je cherchais des moyens d’être plus efficaces et efficients», a déclaré Turner, entraîneur de carrière chez Muse et auteur de FIT for Success. L’une de ces solutions consisterait à libérer de l’espace dans son emploi du temps pour les événements qui ont plus d’impact.
Nous pourrions tous bénéficier d'un examen plus attentif des éléments de nos listes de tâches et des heures de nos jours. Dans l’esprit du nettoyage de printemps ou de la saison, voici sept conseils pour vous aider à bien gérer votre emploi du temps.
1. Faites le point et suivez votre temps
Vous ne pouvez pas vraiment nettoyer votre emploi du temps si vous ne savez pas ce qu'il contient - et cela inclut tout ce qui se trouve sur votre calendrier officiel et littéral et tout ce qui ne l'est pas. «Je dis toujours que si vous voulez passer votre temps mieux, vous devez comprendre comment vous utilisez votre temps maintenant», déclare Laura Vanderkam, auteure de Off the Clock: Sentez-vous moins occupée tout en obtenant davantage de travail . «Les gens racontent beaucoup d'histoires à propos de leur époque», ajoute-t-elle, mais ces histoires ne sont pas toujours exactes.
Elle recommande donc de suivre vos heures pendant une semaine, voire quelques jours, à l'aide d'une application, d'un tableur ou d'un morceau de papier. Une fois que vous avez examiné de manière objective où votre temps est maintenant, vous pouvez commencer à trier et décider de ce qui doit aller.
Vanderkam dit que vous pouvez canaliser Marie Kondo - Ce cours de yoga du mercredi suscite-t-il de la joie? Qu'en est-il de cette émission que vous regardez en frénésie?… Mais jusqu'à un certain point. «C’est ridicule de penser que tout suscitera de la joie. Vous aimerez peut-être votre travail mais vos déplacements ne susciteront pas de joie. Vous aimez vos enfants, mais changer de couche ne suscitera pas de joie », dit-elle. L'idée est de demander: «Qu'est-ce qui cause le plus de douleur? Et qu'est-ce que je peux réellement faire? ”
Turner fait un exercice similaire avec des clients qui souhaitent changer de carrière ou poursuivre telle ou telle chose mais qui se sentent tellement occupés qu’ils n’ont pas le temps de se consacrer à leurs objectifs. Elle leur demande de tenir un journal de temps par demi-heure pendant deux semaines. Ils se rendent souvent compte que le temps qu'ils ont passé à parcourir les médias sociaux ou à discuter de leur émission de télévision préférée sur Slack représente quelques heures qu'ils auraient pu consacrer à quelque chose de plus productif, ou même simplement à une activité qu'ils apprécient vraiment.
2. Purger les réunions et tâches récurrentes
Une fois que vous savez ce qui est sur votre calendrier, vous pouvez et devriez demander pourquoi , dit Heather Yurovsky, coach de carrière chez Muse et fondatrice de Shatter & Shine. «Quel est le but de chaque chose ici? Est-ce que nous accomplissons cela ou est-ce que quelque chose doit changer? », Explique-t-elle. "La clé est de ne pas avoir peur de remettre en question ce qui est sur votre calendrier."
Commencez par des réunions récurrentes, qui peuvent très facilement se constituer et prendre en charge votre calendrier, car, comme le souligne Vanderkam, «chacune n’a pas à se justifier».
Si vous êtes l'instigateur d'une réunion récurrente, Yurovsky vous encourage à faire une pause une fois par mois et à demander: «Cela a-t-il encore un sens? Sommes-nous en train d'accomplir ce que nous avons entrepris d'accomplir? Les gens sont-ils engagés et contribuent-ils? (Un signe qu'une réunion ne doit pas nécessairement se produire est que personne d'autre ne parle.) ”Si les réponses à ces questions sont non, envisagez d'annuler la réunion, de la raccourcir ou de la réduire, ou de communiquer les informations pertinentes par courrier électronique. .
Même si vous n'êtes pas responsable, vous pouvez toujours agir, comme Turner l'a fait avec ce rapport mensuel. Et si vous le faites en suggérant des solutions plutôt qu'en posant simplement des questions ou en posant des problèmes, Turner dit, cela vous donne l'impression que vous êtes investi dans ce que vous faites. Si c'est la réunion de quelqu'un d'autre, demandez un ordre du jour et si il y a quelque chose que vous devriez lire ou être prêt à discuter. Vous pouvez simplement rappeler à l’organisateur de s’interroger sur les réunions qui ont toujours été présentes.
3. Trier les choses par importance et urgence
Si vous avez suivi votre temps mais que vous rencontrez des difficultés pour déterminer ce qui devrait rester et ce qui devrait aller, Turner suggère d'utiliser la matrice de gestion du temps présentée dans le livre d'affaires classique de Stephen Covey intitulé Les 7 habitudes des gens extrêmement efficaces: des leçons puissantes en matière de changement personnel. . L'idée est de trier les activités par importance et par ordre d'urgence et de les placer dans l'un des quatre quadrants suivants:
- Quadrant I: Important, Urgent inclut des éléments tels que des crises, des réunions de dernière minute avec des délais importants
- Quadrant II: Important, pas urgent comprend des éléments tels que la planification stratégique, la fixation d'objectifs à long terme
- Quadrant III: Pas important, Urgent inclut des éléments tels que certains courriels, appels téléphoniques, réunions et événements.
- Quadrant IV: Pas important, pas urgent inclut des choses telles que le défilement inconsidéré des médias sociaux, la frénésie de télévision, qui ne vous intéressent pas vraiment
«Ensuite, vous devez déterminer ce dont vous avez besoin de faire plus et ce que vous devez faire moins pour être aussi productif que possible», dit-elle. Par exemple, vous pourriez être surpris de constater que la majorité de vos activités quotidiennes se situent dans les quadrants III et IV; votre objectif peut donc être de les réduire afin de laisser la place aux activités des quadrants I et II.
4. Réduire ou externaliser
Dans certains cas, vous pouvez simplement dire non (gentiment) à l’ajout d’un événement à votre calendrier ou à votre tâche. D'autres choses doivent juste être faites. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas leur faire prendre moins de temps ou que vous devez être le seul à les faire.
Y a-t-il une tâche au travail que vous pouvez déléguer ou externaliser? En tant que gestionnaire, il est plus immédiatement possible de confier une tâche à l'un de vos subordonnés directs. Mais même si vous n'êtes pas en position de supervision, pensez à de petites façons de faire de même. Passez-vous des heures à mettre à jour manuellement une base de données ou un système? Serait-il possible de faire équipe avec un ingénieur pour trouver un processus plus automatisé? Ou pouvez-vous vous contenter de ce travail de bureau fastidieux pour que personne ne soit obligé de le faire à chaque fois?
Si vous ne pouvez pas confier certaines tâches à d'autres en gros, essayez de minimiser le temps et les efforts nécessaires. Pour revenir à l'exemple de Turner, elle a travaillé avec son patron pour réorganiser le processus de génération de rapports afin d'envoyer des instantanés mensuels rapides et de n'élaborer qu'un rapport plus détaillé tous les trimestres. Cela lui a permis de gagner du temps tout en fournissant à son chef et à ses collègues les informations dont ils avaient besoin. Quoi que ce soit qui semble empiéter sur votre emploi du temps, voyez s'il est possible d'en faire moins.
5. Créer des blocs
Il est facile de détourner le regard et de revenir pour trouver votre calendrier bourré de réunions et d'obligations diverses. Que vous déposiez chaque article avec vos collègues ou vos collègues, il ne vous reste que quelques minutes de tête-à-tête et vous donne peu d’espoir d’accomplir certaines des tâches les plus ardues de votre assiette. Pour nettoyer votre emploi du temps, vous devez notamment trouver des stratégies pour éviter qu'il ne soit encombré à nouveau, comme vous le feriez si vous organisiez un espace physique.
Chelsea Williams, coach de carrière et consultante en talents chez Muse, recommande de bloquer des tranches de temps dans votre calendrier lorsque vous ne serez pas disponible pour répondre aux courriels ou aux appels téléphoniques, ni pour assister à des réunions. Vous pouvez l'utiliser pour une stratégie de niveau supérieur ou une durée de projet ciblée (pensez aux activités du quadrant II). Comme il est déjà réservé et visible sur votre calendrier, il empêche d’autres choses de s’accumuler et d’empiéter sur le temps dont vous avez besoin. «Vous créez un espace», dit-elle. Et si vous faites en sorte que ces blocs se reproduisent, ajoute-t-elle, ils deviennent un élément naturel de votre rythme hebdomadaire.
«Je suis un grand partisan du blocage du temps», déclare Yurovsky, qui suggère également d'anticiper et de répondre à d'autres besoins avec cette stratégie. Par exemple, si vous quittez le bureau avec angoisse et anxiété, elle recommande de bloquer les 30 ou 45 dernières minutes de la journée. Vous pouvez éviter de sortir par la porte immédiatement après une réunion et vous donner la possibilité de vous détendre et de faire la transition plus facilement. "Partout où vous bloquez le temps, vous commencez à vous sentir rafraîchi."
6. Ne pas oublier les temps d'arrêt
La gestion du temps ne consiste pas simplement à réduire autant que possible humainement votre travail dans votre emploi du temps ou à le supprimer complètement pour que vous ne puissiez absolument rien faire. Il faut également faire de la place pour les choses qui ne vous intéressent pas et qui vous permettent de vous ressourcer.
«Vous voulez avoir consciemment choisi un temps d'arrêt», déclare Vanderkam. "Pense à ce qui me rajeunit vraiment?" Cela peut être la nature, l'exercice, les amis, l'art, la pâtisserie ou tout ce que vous aimez qui remplit vos batteries métaphoriques. Pour Vanderkam, la lecture est l'une de ces choses. «Je me suis bien mieux assurée d'avoir de bons livres à lire», dit-elle, car «quand j'ai un bon livre, je lis, c'est ce que je fais comme choix par défaut pour les temps d'arrêt.», comme beaucoup d’entre nous, elle est la proie du parchemin stupide des médias sociaux.
Ce n'est pas que vous ayez forcément un temps mort au crayon dans votre calendrier (ou bien, cliquez dessus et tapez-le dedans) - même si c'est ce que vous préférez, allez-y! Rappelez-vous simplement que cela devrait être une partie intentionnelle de l'équation. «Nous avons tendance à occuper des espaces libres parce que nous comparons ce que l'on nous demande de faire ou pensons ne rien faire du tout», explique Vanderkam. «Ce n'est pas la bonne comparaison. La comparaison est à toutes les autres choses que vous pouvez faire. "
7. Prétendre que l'avenir vous est présent
Lorsque vous parlez d'un jeudi dans trois semaines, il est facile de penser: «Oh, bien sûr, je suis libre alors, ça sonne bien!» Et de l'ajouter à votre calendrier sans vous demander si vous ressentirez la même chose mercredi, dans trois semaines. moins un jour à partir de maintenant.
Mais «quand vous pensez à quelque chose dans le futur, demandez-vous si vous le feriez demain», dit Vanderkam. «Vous savez combien d'énergie vous avez maintenant et présumez que ce sera assez similaire demain. Cela vous permet d'être un peu plus judicieux. »En résumé, si vous ne souhaitez pas le faire aujourd'hui ou demain, vous ne le serez probablement pas dans trois mois, alors prenez vos décisions en conséquence. Parce que "finalement, l'avenir sera demain".
Cela étant dit, Vanderkam déconseille de prendre l’habitude d’annuler à la dernière minute des plans de longue date. «Si vous vous êtes engagé à faire quelque chose et si vous aimez les gens, vous devriez peut-être considérer cela comme une expérience d'apprentissage», dit-elle. "Rappelez-vous que ce n'est pas un bon sentiment et comment puis-je éviter cela à l'avenir?"
En d'autres termes, nettoyer votre emploi du temps ne consiste pas toujours à supprimer des éléments existants, au risque de nuire aux relations professionnelles ou personnelles. Il s'agit de gérer votre temps et de le garder propre.
Pensez à nettoyer votre emploi du temps comme un objectif à long terme. «J'encourage les gens à faire preuve d'audace», déclare Vanderkam. Si vous êtes un peu courageux et intentionnel, vous pourrez faire moins de ce que vous n'aimez pas et plus de ce que vous faites.
