Même si vous ne travaillez pas dans l'informatique, vous travaillez presque certainement avec la technologie d'une manière ou d'une autre: créer des feuilles de calcul, mettre à jour des pages Web, vérifier les informations client à partir de bases de données ou simplement lire des courriels. Et, comme vous l'avez probablement remarqué, la technologie ne fonctionne pas toujours comme vous le souhaitez, ni pire comme il se doit. Cela signifie parfois que vous devez travailler avec votre équipe technique pour résoudre les problèmes.
Cependant, comme le savent tous ceux qui ont participé à l'une ou l'autre de ces interactions, les choses ne se passent pas toujours bien. Pour vous assurer d'obtenir l'aide dont vous avez besoin et pour que les experts techniques soient toujours ravis de vous aider, voici quelques conseils pratiques pour communiquer avec l'équipe de manière à donner de bons résultats pour les deux parties.
1. Une urgence
Exemple: "Le site est en panne!"
Votre monde numérique est en panne ou tout simplement le serveur de votre entreprise en panne. Quelle que soit la crise, vous devez contacter votre équipe technique immédiatement, mais sans paniquer, paniquer et faire basculer les bureaux. Non, vous devez le faire de la bonne façon car il est tellement critique. Cela signifie que vous devez présenter les faits à l'équipe technique aussi rapidement et clairement que possible.
Mais, avant d'envoyer un e-mail en majuscule ou d'appeler un développeur un dimanche matin, assurez-vous que la situation est vraiment «la vie ou la mort». Pour la plupart des entreprises, «la vie et la mort» sont déterminantes. . En d’autres termes, s’agit-il d’un problème qui empêche ou empêche sérieusement vous, vos collègues ou votre entreprise de servir correctement les clients? Oui? Continuer. Non? Prenez une profonde respiration.
Vous ne savez pas ce qui est considéré comme une urgence? Demandez à votre patron si une politique est en place et, le cas échéant, la procédure à suivre en cas de problème. Si aucun de ces éléments n'existe, planifiez une discussion rapide avec votre responsable technique ou votre développeur principal sur la possibilité de configurer un système. Il est fort probable que l'équipe informatique appréciera non seulement votre intérêt, mais sera également heureuse que cela entraîne moins de fausses alarmes à l'avenir. (Même les passionnés de technologie redoutent une urgence sur un serveur prévu à 23 heures.)
2. Bugs internes
Exemple: «Lorsque je clique sur le bouton« Suivant », je ne passe pas à la page suivante.»
Cette fois, le problème n’est pas une menace pour les entreprises, mais c’est un problème irritant qui complique l’accomplissement des tâches. Vous pourrez peut-être passer votre journée à travailler sur le bogue, mais vous ne devriez pas simplement l'ignorer.
Encore une fois, vous devez suivre tout protocole défini pour la création de rapports. (Et, pour revenir au numéro un, vous pouvez aider à configurer un système de génération de rapports s'il n'en existe aucun actuellement.) Lorsque vous produisez votre rapport, n'oubliez pas d'inclure autant d'informations pertinentes que possible.
Un rapport de rêve comprendrait les éléments suivants:
- Ce que tu essayais de faire
- Qu'est-il arrivé quand tu l'as fait
- L'appareil et le système d'exploitation que vous utilisiez
- Tout logiciel impliqué
- Une capture d'écran du problème
Bien que cette information puisse sembler fastidieuse à écrire, elle aidera l'équipe technique à diagnostiquer le problème plus rapidement. Vous voulez des points bonus (et vos problèmes résolus plus rapidement)? Réfléchissez sur vos termes techniques pour parler du bogue. Cela évitera beaucoup de conjectures à toutes les personnes impliquées.
3. Une mise à jour urgente
Exemple: «Le client a besoin que sa page d’accueil soit mise à jour EOD».
Retour à la crise centrale. Mais cette fois, c'est vous qui lancez la course. Cela signifie que vous devez être particulièrement sensible à votre personnel informatique. Soyez très clair sur ce qui doit être fait. Et si vous avez besoin d'aide pour plusieurs éléments, informez l'équipe de la priorité de chacun, au cas où tout ne pourrait pas être fait en même temps.
De plus, au lieu d’exiger que l’équipe technique mette tout en œuvre pour vous servir, demandez-lui combien de temps il est nécessaire, selon elle, pour effectuer le changement. Si cela ne peut pas être fait aussi rapidement que vous le souhaitez, vous devez expliquer pourquoi la tâche est si urgente (rappelez-vous ce résultat) et expliquez clairement que vous êtes ici pour vous aider à la mener à bien dès que possible.
Il est également essentiel de se rappeler que, même si vous avez besoin de quelque chose, cela ne le permet pas toujours. Supposez toujours qu'avant votre arrivée avec votre tâche urgente, l'équipe technique travaillait sur un autre projet (ou deux ou trois) avec une date limite.
Oui, vous avez probablement légitimement besoin de faire quelque chose tout de suite, mais existe-t-il une solution temporaire ou rapide (comme corriger simplement les fautes de frappe et les liens cassés) qui fonctionnerait pour le moment? Si oui, allez avec ça. Ensuite, définissez un calendrier pour le reste du projet qui fonctionne pour toutes les personnes impliquées.
4. Une (petite) suggestion
Exemple: "Nous devrions créer un moyen pour les lecteurs de commenter notre blog en utilisant leurs profils Facebook."
Vous pensez avoir une idée intelligente pour améliorer l'application ou le site Web de votre entreprise? Vous pourriez être sur quelque chose. Mais cela ne signifie pas que vous devriez vous précipiter vers l’équipe technique et vous attendre à des éloges pour votre idée. Au lieu de cela, vous devez être intelligent et respectueux dans votre approche.
Informez les développeurs ou les concepteurs de la raison pour laquelle vous pensez que votre idée mérite d'être mise en œuvre ("Notre équipe marketing vient de partager quelques statistiques sur le degré d'activité de nos clients sur Facebook, et je pense que cela pourrait nous aider à améliorer l'engagement sur le site"). En même temps, gardez à l’esprit les contraintes de temps et d’argent auxquelles tout le monde est confronté. Et n'oubliez pas de respecter les connaissances et les opinions de vos informaticiens. Pensez à utiliser "pourrait" au lieu de "devrait" pour éviter de donner l'impression que vous connaissez déjà toutes les bonnes réponses.
De même, si vous avez régulièrement ce genre d’idées, essayez d’en apprendre davantage sur le développement ou la conception. Même certaines connaissances de base vous aideront à faire des suggestions plus utiles et réalistes.
5. Une grande idée
Exemple: "Pourquoi ne pas refondre la page d'accueil dans son intégralité?"
Parfois, vous voulez faire bouger les choses. Et vos idées en tant qu'étranger peuvent (parfois) être simplement ce qui est nécessaire pour actualiser la stratégie ou la marque de votre entreprise.
Mais ne vous laissez pas emporter par vos pulsions révolutionnaires. Encore une fois, vous devez expliquer à votre équipe de conception ou de développement pourquoi vous pensez que le changement est nécessaire. Et, puisque vous parlez d'une refonte majeure, vous devez être prêt à justifier les dépenses et le temps nécessaires pour y parvenir.
Vous pouvez rendre l’idée plus attrayante si vous pouvez trouver un moyen d’aider. Peut-être que vous pouvez être un testeur bêta. Ou, vous pouvez écrire une copie. Ou peut-être pouvez-vous prêter l’équipe technique à votre stagiaire pour l’aider à rechercher quelques aspects (plus simples) du processus. N'importe quel moyen de contribuer va alléger le fardeau, ce qui signifie que votre grande idée peut devenir réalité plus rapidement.
Qu'il s'agisse d'une tâche urgente ou d'une suggestion créative d'amélioration, savoir comment contacter votre équipe technique dès que vous avez besoin de leur aide facilitera votre travail et aidera tous les employés à mieux travailler ensemble, ce qui, idéalement, permettra de réduire le nombre d'e-mails confus. stresser tout le monde.
