En tant que manager, votre quotidien est rempli de communication: organiser des réunions, envoyer des emails, faire des présentations et vous arrêter au bureau de vos employés pour discuter.
Mais aussi occupé que vous puissiez ressentir avec cette interaction, vous ne communiquez peut-être pas efficacement. Malgré toutes les conversations que vous avez tout au long de la journée, votre équipe peut être confuse quant à vos priorités, objectifs et tâches, ainsi qu'à leurs. Et cela peut rapidement conduire à des attentes non satisfaites et à des problèmes de performances perçus.
Donc, pour vous assurer que votre équipe est synchronisée, faites attention à ces cinq signes indiquant que la communication de votre équipe est désactivée, afin de pouvoir réinitialiser la conversation et revenir sur la bonne voie.
1. Le travail est en double
Lorsque le travail n'est pas communiqué correctement, la confusion s'ensuit. Exemple parfait: lors de la fusion récente de mon entreprise, deux équipes de communication devaient se réunir, avec deux directeurs, des responsables et des équipes d’associés. Tout à coup, nous étions censés en être un.
Mais avec un manque de communication efficace, c'était tout le contraire. Personne ne connaissait la responsabilité de chacun, alors chaque membre de l'équipe a continué à faire ce qu'il a toujours fait. J'éditerais un élément de contenu pour mon patron, tandis que ma collègue l'éditerait pour son patron. À la fin, nous avions deux pièces éditées différemment et nous ne savions pas quoi faire avec. Nous avons doublé nos efforts, ce qui a entraîné beaucoup de travail ardu qui n'a pas pu être réellement utilisé, car cela avait déjà été fait.
2.… ou pas fait du tout
Une communication claire est essentielle lorsque vous affectez des projets à un membre de l'équipe. J'ai récemment eu un patron qui parlait beaucoup de projets de façon très délicate. Il m'écrirait un long courrier sinueux qui ferait ruminer un projet potentiel. "Je me demande si nous devrions écrire un communiqué de presse à ce sujet?" Écrivait-il. "Je ne suis pas sûr si nous pouvons obtenir un devis client qui fonctionnera."
Pour moi, cela signifiait qu'il réfléchissait encore afin que je puisse continuer avec mes autres projets. Pour lui, cela signifiait que oui, je devrais commencer à rédiger le communiqué de presse et comprendre la situation des devis par moi-même. Lorsqu'il a vérifié mes progrès, je n'avais rien à signaler, car dans mon esprit, il ne m'avait jamais donné le feu vert.
À la fin, le travail n’était pas terminé, les échéances n’étaient pas respectées et les progrès stoppaient.
3. Le produit fini n'est pas ce que vous attendiez
Un de mes collègues a récemment embauché un stagiaire. Elle n'avait jamais réussi auparavant et c'était donc sa première expérience du défi de la communication des attentes avec un employé. Elle a commencé par des tâches qui, à son avis, étaient assez simples, mais quand elle a reçu le travail, ce n’était même pas proche de ce qu’elle pensait avoir demandé. Chaque fois, elle se tournait vers moi et me demandait: «Est-ce que je suis fou?
La dure réalité était que quelque chose dans la communication était éteint. En tant que responsable, elle n’expliquait pas clairement ce qu’elle voulait, ou bien l’employé ne posait pas sa question en posant des questions plus précises pour déterminer ce qu’il devait accomplir - ou une combinaison des deux.
De toute façon, il lui incombait d'initier un changement pour que leur communication - et leur travail - puissent s'améliorer.
4. Il y a du silence à une extrémité
L'une des erreurs les plus parlantes - et les plus courantes - est si l'une des parties domine la conversation.
Par exemple, comme dans l’histoire ci-dessus avec ma collègue, elle s’engageait en tant que nouvelle directrice, assignait des projets, entraînait son employé et communiquait ses objectifs. Et du côté des employés? Silence radio.
C'est aussi commun dans l'autre sens. Un jour, j'avais un chef basé dans un autre État et j'y allais des semaines (littéralement, des semaines!) Sans avoir de ses nouvelles. Je poursuivais mon travail habituel, lui envoyais des courriels, essayais parfois d'appeler, et rien. En plus d’une conversation ponctuelle rare, j’ai été laissé à moi-même.
5. Vous n'avez pas les mêmes priorités
Lorsque vos employés travaillent sur plusieurs tâches simultanément (ce qui est probablement toujours le cas), ils sont tenus de hiérarchiser certaines tâches par rapport à d'autres. Mais lorsque vos objectifs et vos priorités ne sont pas clairs, vous devez commencer par aligner vos objectifs et leur liste de tâches.
Tout à coup, vous avez besoin du produit fini de votre mission prioritaire. Vous vous adressez à l'employée désignée, mais elle vous lance un regard interrogateur. «J'ai travaillé sur l'autre client toute la semaine. Je pensais que c'était ce dont tu avais besoin.
Une bonne communication signifie que tous les membres de votre équipe - y compris vous-même - sont sur la même page lorsqu'il s'agit de déterminer quels projets figurent en haut de la liste des priorités et qui peuvent attendre plus tard.
En tant que gestionnaire, il peut être facile d’attribuer ces problèmes à d’autres facteurs: vos employés sont moins performants, ils n’écoutent pas, ou ils ne sont tout simplement pas faits pour les rôles qu’ils occupent.
Mais honnêtement, vous ne pouvez pas commencer à blâmer les problèmes de performances tant que vous n’avez pas surmonté le problème. Le cœur du problème - et l'endroit où vous devez commencer à le résoudre - réside dans la communication de votre équipe. Et en tant que manager, cela commence par vous. Efforcez-vous de corriger la façon dont vous interagissez avec votre équipe et vous constaterez que de nombreux autres problèmes que vous rencontrez habituellement sont également résolus.
