Avez-vous déjà ressenti ce sentiment d’épouvante en fin d’après-midi en regardant le travail que vous avez accompli jusqu’à présent et en pensant: «Pourquoi cela me prend-il tellement plus longtemps qu’il ne le devrait?» Ensuite, lorsque la journée sera terminée. Une heure ou deux plus tard, vous êtes déçu de ne pas avoir dépensé cela de manière plus productive. J'ai été là. Certains jours, j’avais l’impression de travailler si durement, mais je n’avais que très peu accompli.
Puis, un jour, cela m’a frappé: il y a une grande différence entre être occupé et être productif. Oui, oui, nous avons tous entendu cela auparavant. Mais avez-vous vraiment réfléchi et réfléchi à ces moments où vous êtes assis devant votre ordinateur toute la journée, mais ne vous retrouvez pas avec beaucoup à montrer?
Oui? Voici les raisons les plus courantes qui vous arrivent (encore et encore):
Problème 1: Vous définissez trop de priorités
Qui n'a pas répondu à «Comment allez-vous?» Avec «Occupé!». Ce n'est pas tant le manque de priorités (qui conduit le plus souvent à l'oisiveté), mais le fait qu'elles soient trop nombreuses. Lorsque vous mettez autant d'emphase sur le travail, la vie de famille, le déjeuner, les exercices physiques, les sorties en groupe, le bénévolat, la mise à jour de vos profils sur les réseaux sociaux, la lecture de trois journaux chaque matin, vous commencez de nombreux projets et en terminez très peu.
Solution: Coupez votre liste
Le mot même «priorité» implique que vous avez décidé que quelque chose est plus important que tout le reste. Traduction: Vous ne pouvez pas avoir 20 «priorités». Le fait d’avoir seulement trois ou quatre éléments importants sur votre liste vous aidera à accomplir beaucoup plus. Vous commencerez à voir que la productivité est mesurée en fonction du travail réel que vous effectuez sur quelques projets plutôt que des progrès superficiels réalisés sur de nombreux projets. Des difficultés à identifier ce que vous devriez mettre en premier? Cet article est un excellent point de départ.
Problème 2: Vous essayez de vous adapter à toutes les réunions
Êtes-vous toujours en retard et modifiez-vous les heures de réunion (ou les annulez-vous complètement!) À la dernière minute? C'est probablement parce que vous vous engagez trop et que vous essayez d'équilibrer en réduisant les engagements en créneaux horaires réalistes. Vous savez ce que je veux dire: réserver trois réunions de suivi consécutives avec seulement cinq minutes d'intervalle chacune, même si les conversations peuvent être interrompues et que vous allez d'un bout à l'autre du bureau. Il semble que vous profitiez au maximum de votre temps, mais à la fin, vous êtes tellement occupé que vous manquez d'activités précieuses qui vous permettent de faire avancer un projet.
Solution: Dites «non» davantage
La première étape consiste à reconnaître que le «non» n’est pas la pire chose à dire. En fait, «Oui, je serai là» suivi de «Désolé, je cours 20 minutes en retard!» Fait pire. Si vous passez toute votre journée à remuer d’une réunion à l’autre, puis que vous perdez du temps à vous excuser et à expliquer, vous terminez l’après-midi épuisé et vous aurez l’impression que vous n’avez pas accompli tout ce que vous aviez prévu de faire.
Soyez honnête avec vous-même en ce qui concerne les délais, le temps requis, comment votre ensemble de compétences s’intègre, et des détails similaires pour déterminer à quoi vous devriez consacrer votre temps. Vous apprendrez à dire oui stratégiquement plutôt que de dire oui à tout.
Problème 3: Internet vous distrait constamment
Depuis combien de temps avez-vous vérifié votre courrier électronique ou Facebook? Soyez honnête: ces sites sont-ils ouverts dans un autre onglet en une seconde? En fait, une personne moyenne possède cinq comptes de médias sociaux et passe près de deux heures sur ces réseaux chaque jour. Étant donné que la plupart des gens travaillent huit heures par jour, cela représente près du quart de votre journée!
Solution: Pratiquez l'auto-contrôle (ou, plus réaliste, installez des applications pour limiter l'utilisation)
Le meilleur moyen de vous protéger des distractions en ligne est la maîtrise de soi. Si votre travail ne nécessite pas que vous soyez constamment accessible par courrier électronique, définissez un moment précis pour le vérifier, de préférence pas pendant vos "heures en or". Pour moi, c'est dans l'après-midi que je commence à me sentir fatigué d'écrire et à lutter restez motivé. C'est à ce moment-là que je passe environ 30 minutes à répondre à des courriels non essentiels que j'ai ignorés plus tôt, à rafraîchir mes fils de nouvelles sur les réseaux sociaux et à lire quelques articles de blog.
Bien sûr, certains jours, je veux juste m'asseoir sur un courrier électronique, consulter Facebook et ne rien faire d'autre. À ce stade, j'utilise un système de blocage qui m'empêche d'accéder à certains sites Web à certaines heures de la journée. J'aime bien le plugin de navigateur Focus, mais il existe d'innombrables autres systèmes de blocage, à la fois gratuits et payants, qui feront l'affaire.
Problème 4: Vous êtes multi-tâches
Sauter d'une tâche à une autre, regarder de longues listes de choses à faire et essayer d'accomplir plusieurs tâches à la fois mènent à une vie bien remplie. Il est difficile de faire quoi que ce soit lorsque vous essayez de tout faire en même temps. Quand il y a tant de choses autour de vous, il n’est pas étonnant que vous vous sentiez comme si vous vous noyiez.
Solution: essayez une autre stratégie
Bien que cela prenne quelques minutes de plus au début, aborder chaque tâche avec précision et clarté donnera un meilleur produit final. Chaque fois que vous êtes tenté de passer à une autre tâche, posez-vous la question suivante: est-ce une bonne idée de changer de mode maintenant? Dois-je faire une pause? Ou est-ce que je suis dans la zone en ce moment et que je me laisse simplement distraire par ma liste de choses à faire qui ne cesse de s'allonger?
Compte tenu de ce que nous savons sur la perte de temps multi-tâches, il est probablement préférable de tester une méthode de productivité telle que la technique de Pomodoro ou la méthode d'action si vous sentez le besoin d'accomplir beaucoup de choses différentes en quelques heures à peine.
Problème 5: Vous vous attendez à ce que la productivité se produise
Désolé, mais ce n'est pas si simple. Aller au travail et être productif semble être faussement identifié comme un synonyme. Les gens supposent que lorsqu'ils franchiront la porte, ils se sentiront magiquement motivés pour faire avancer les choses.
Solution: trouver un système qui fonctionne pour vous
Il y a plus d'une façon d'organiser une liste de tâches. Même différentes applications de planification ont des objectifs différents (autrement dit, ne pas utiliser Wunderlist pour écrire tout ce qui vous passe par la tête n’est pas le moyen le plus efficace de gérer tous les projets).
Pour déterminer si un nouveau système fonctionne, tenez un journal de la productivité dans lequel vous noterez quelle heure de la journée vous avez le mieux fonctionné, ce qui vous a aidé à accomplir vos diverses tâches et ce que vous avez ressenti lorsque vous avez quitté le bureau. Au fil du temps, vous pouvez regarder en arrière, trouver des modèles et identifier les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires. Il y a tellement de systèmes et d'applications sur le marché qu'il ne vous en faut qu'un. Qu'il soit aussi simple que de jouer du bruit ambiant sur des casques antibruit, ou aussi complexe que de multiples add-ons de navigateur.
La productivité ne dépend que de l'effort que vous êtes prêt à y consacrer. Mais comme le dit l’entraîneur de basket-ball John Wooden: «Ne confondez pas les activités avec les réalisations." Lorsque vous vous mettez au travail pour devenir un individu plus productif, gardez à l’esprit le but ultime: vous devez consacrer le temps et les efforts nécessaires Les trucs et astuces que vous entendez travailler pour vous.
