Je ne suis pas mathématicien, mais j’estimerais recevoir entre 100 et 4 milliards d’e-mails par jour. Et bien que j'aimerais répondre à chacun d'entre eux, ce n'est tout simplement pas possible. Pas si je veux faire d'autres choses dans ma vie, comme passer à travers ma liste de choses à faire et établir un contact visuel avec d'autres êtres humains.
Alors, comment puis-je décider qui reçoit une réponse et qui se perd pour toujours dans ma boîte de réception? Eh bien, je mets mon costume de Dieu, ferme les yeux et vois ce qui se passe.
Je plaisante, ce bidouillage de productivité s'est avéré être un effondrement total. Au lieu de cela, je travaille dans mes messages avec les meilleures intentions. L'accent est mis sur les meilleures intentions, car les objets glissent entre les mailles du filet. Et s’ils le font, c’est généralement pour les raisons suivantes:
1. Vous n'avez pas pensé à ma disponibilité
Je vois cela apparaître et je me dis «Bien sûr!». Cependant, j'ouvre la pièce jointe et constate qu'il fait 65 pages. Et cela fait environ 64 pages de plus que ce que je peux lire dans les 10 minutes que j'ai aujourd'hui.
Dans un monde idéal, j'effacerais mon emploi du temps, développerais le savoir-faire nécessaire pour doubler ma vitesse de lecture et vous donnerais mes commentaires les plus brillants. Mais il est beaucoup plus probable que je suppose que je serai capable de "trouver du temps" à un moment donné, puis de ne pas pouvoir le faire, puis de ne pas me souvenir d'avoir reçu votre note jusqu'à ce que votre réunion soit terminée.
Dès que vous saurez que vous allez vouloir connaître les «pensées» de quelqu'un, envoyez ceci: j'aimerais avoir vos commentaires sur ma présentation de 65 pages avant vendredi prochain. Je sais que c'est beaucoup à lire, alors laissez-moi savoir quand ce serait un bon moment pour moi de l'envoyer.
2. Vous n'avez rien demandé du tout
Vous avez dit que votre exposé de la semaine prochaine était arrivé. Et en effet, il est juste ici, attaché à ce message comme promis.
Mais je ne suis pas vraiment sûr de ce dont vous avez besoin de moi maintenant. Souhaitez-vous des commentaires généraux? Confirmation que je l'ai vu? Peut-être un visage émoji winky?
Chaque email devrait inclure une prochaine étape (même si c'est «pas de réponse nécessaire»). Vous ne voulez jamais laisser le destinataire penser: "Euh, d'accord, merci?"
Essayez ceci pour la taille: Voici ma présentation pour vendredi prochain. J'aimerais votre expertise dans le choix du mème SFW approprié. Faites-moi savoir si vous avez des idées!
3. Vous n'avez pas expliqué pourquoi j'avais été invité à la soirée CC
Bonjour, bonjour, pourquoi suis-je ici? Bien que ce soit toujours un honneur de faire partie de ce qui deviendra vraisemblablement une chaîne de messagerie sans fin qui hante mes rêves, je le vois et je suis tout de suite confus. C'est la première fois que j'entends parler de ce projet et, sans contexte, je ne peux en conclure à peu près rien sur la raison pour laquelle je suis en boucle.
Plutôt que de faire une boucle avec les gens et d'espérer qu'ils le découvrent, énoncez ce que vous voulez de tout le monde: Jenni: Le calendrier ci-dessous permet-il à votre équipe de créer des mèmes SFW? Tom: Pouvez-vous vérifier s'ils sont en sécurité au travail?
4. Vous n'avez pas utilisé de date d'échéance
J'aurai bien l'intention de répondre à cela, mais probablement pas. Et ce n'est pas parce que vous avez demandé à emprunter un chat sans aucun contexte. Mais plutôt parce qu'avant de pouvoir penser à répondre, je dois contacter toutes les personnes qui sont entrées dans ma boîte de réception avec un délai précis. Donc, celui-ci continuera à être bousculé sur ma liste jusqu'à ce que j'oublie ce que “envoyer les détails de Dave chat” signifie même.
Faites-vous une faveur et indiquez l'heure ou la date à laquelle vous souhaitez une réponse. C'est aussi simple que vous pouvez me le faire savoir d'ici jeudi après-midi si vous avez un chat que je peux emprunter pour mon exposé de vendredi.
5. Vous n'avez pas utilisé assez de mots que je connais
Je ne répondrai pas à cela car je ne peux pas y répondre.
En partie parce que je ne saurais même pas par où commencer dans ma réponse et en partie parce que je ne sais pas si cela provoquerait un virus quel que soit le robot qui aurait piraté votre boîte de réception.
Donnez à votre e-mail un coup d'œil rapide et assurez-vous que chaque mot a au moins une voyelle. OK, d'accord, vous êtes occupé - assurez-vous que la plupart des mots le sont.
À de très rares exceptions près, vos collègues ne sont pas des lecteurs critiques. Ils ne sont pas parfaits non plus. Ce sont juste des gens comme vous qui essaient de garder le contrôle de leur boîte de réception tout en faisant leur travail tout en discutant de ce qu’ils vont manger au dîner car le déjeuner était il ya une heure et ils ont déjà faim à nouveau (oh, juste moi?).
Bien que je ne puisse pas garantir que toutes mes recommandations vous apporteront un taux de réponse de 100%, cela vous donnera une bien meilleure chance. Et si vous pouvez obtenir cela en tapant quelques mots supplémentaires, pourquoi ne pas le prendre?
Ai-je oublié quelque chose? Dis-moi sur Twitter!
