Je vais l'admettre: je n'étais pas naturel quand il s'agissait de gérer des stagiaires. C'étaient mes tout premiers rapports directs et j'ai commis toutes les erreurs de recrue. J'ai assigné trop de travail et trop peu de travail; J'ai surexpliqué, j'ai sous-expliqué; et ainsi de suite.
La bonne nouvelle est que la gestion des stagiaires - n'importe qui, en réalité - est une compétence qui permet de s’améliorer considérablement avec la pratique. Mais ce n'est pas une raison pour commencer par le bas. Tirez les leçons de mon expérience et poursuivez votre lecture pour découvrir cinq manières d’être un gestionnaire stagiaire performant.
1. avoir une orientation
Peu importe qu’il y ait une orientation plus large et plus formelle dans votre bureau, votre première tâche consiste à prévoir environ une heure pour parler à votre stagiaire. Selon votre implication dans le processus d’embauche, vous pouvez commencer par les présentations. Ensuite, parcourez le travail que vous faites et les objectifs du département au cours des prochains mois. Répondez à toutes les questions sur l’impact de votre équipe sur la mission de l’organisation. Prendre le temps de définir des objectifs rappelle au stagiaire que même des tâches subalternes contribueront à une vision d'ensemble.
Ensuite, énoncez vos attentes spécifiques, en plus des responsabilités énoncées du travail. Êtes-vous un stickler pour la grammaire correcte dans toutes les communications? Que pensez-vous des gens qui se posent près de votre bureau avec des questions? Souhaitez-vous être copié sur tous les emails? Si vous définissez ces attentes dès le début, vous éviterez tous les accidents et vous mettrez tous les deux en forme pour réussir.
2. Demander (et observer) son style d'apprentissage
Avant de clore la réunion d’orientation, vous souhaiterez donner la parole à votre stagiaire. Quels sont ses objectifs pour le stage? Y a-t-il des compétences uniques qu'il détient ou des domaines dans lesquels il est très désireux d'apprendre ou de participer?
Les informations les plus essentielles que vous puissiez recueillir sont peut-être la meilleure façon pour lui de recevoir les informations. Contrairement à une embauche à long terme, où un superviseur s'attendrait à ce que l'employé s'habitue à un environnement centré sur les réunions ou phobique des réunions; avec un stagiaire, votre objectif devrait être de maximiser la communication.
Cela signifie que même si vous souhaitez que votre stagiaire suive simplement les instructions par e-mail, s’il a besoin de parler et de poser quelques questions pour bien faire les choses, mieux vous le saurez maintenant. Il vaudra la peine de prendre le temps de s’assurer qu’il ou elle comprend ce que vous demandez, au lieu d’avoir à faire le projet vous-même une fois qu’il l’a rendu (une expérience frustrante dans tous les sens).
3. Fournir une liste de tâches écrite
D'accord, votre stagiaire dit qu'il est un apprenant auditif. Cela signifie que vous devriez juste discuter de chaque projet et ensuite prévoir de le mener à bien exactement comme vous le souhaitiez, n'est-ce pas? Pas tout à fait.
Votre stagiaire est nouvelle dans l’organisation et travaille pour vous. Il y aura donc probablement une écoute sélective, même si ce n’est pas prévu. Par conséquent, vous devriez envoyer (ou mettre à jour) chaque semaine une liste de projets écrite pour votre stagiaire. Inclure les éléments suivants: la date à laquelle le projet est dû; son niveau de priorité; à qui le projet achevé doit être envoyé (élément essentiel si vous souhaitez examiner les projets avant qu'ils ne partent ailleurs!); et sous quel parapluie il tombe. La dernière catégorie est essentielle car elle contextualise la tâche et donne une impulsion plus forte pour la mener à bien correctement (c.-à-d. Que l'archivage est beaucoup plus intéressant lorsque vous savez quel projet vous avancez).
Bonus: La liste de tâches écrite vous évitera les jours où vous êtes claqué. Si votre stagiaire termine un projet, vous pouvez le diriger vers la liste des tâches du prochain.
4. Prêcher par l'exemple
Ce n'est pas parce que celui-ci est évident que cela ne vaut pas la peine d'être répété. «Fais ce que je dis, pas ce que je fais» ne fonctionne pas. Si vous vous promenez à la même heure chaque jour, vous n'aurez pas la crédibilité de dire à votre stagiaire qu'arriver avec 15 minutes de retard n'est pas acceptable. De même, il sera difficile de discuter d'une tenue vestimentaire inappropriée avec un stagiaire lorsque vous testez vous-même sérieusement les limites du monde des affaires d'été.
Au-delà de ce qui est évident, vous devez consciencieusement donner l'exemple d'être un chef d'équipe et un chef d'équipe. Certains superviseurs débutants craignent à tort que le fait de parler à un stagiaire ne crée une concurrence pour son travail. Au contraire, parler de l'excellent travail de votre stagiaire montre à quel point vous êtes un gestionnaire fort, ce qui vous ouvrira de nouvelles perspectives de leadership. Alors, assurez-vous de donner le crédit où il est dû!
5. Demander de l'aide
Même si vous essayez de tout faire correctement, vous pouvez vous retrouver à gérer un stagiaire avec une attitude terne, voire une incompétence apparente. Lorsque cela ne fonctionne tout simplement pas, la première personne avec laquelle vous devriez parler est votre stagiaire. Peut-être qu'il est difficile en raison de ce qu'il perçoit comme un manque de travail significatif. Peut-être que ce que vous voyez comme un manque d'attention aux détails est que votre stagiaire a du mal à terminer ses tâches à temps.
Rappelez-vous que les stagiaires ont rarement une base d'expérience considérable. Donc, ils peuvent ne pas avoir les outils (ou la confiance) pour communiquer avec un superviseur - vous devez prendre les devants!
Vous avez toujours des problèmes? La personne suivante que vous devriez consulter est une personne que vous admirez en tant que gestionnaire (idéalement, votre patron). Cette personne peut vous donner un aperçu de votre expérience et votre supérieur hiérarchique doit savoir s’il vous a imposé un stagiaire cauchemardesque.
En tant que superviseur de stage pour la première fois, vous combinez une personne peu expérimentée en gestion avec une personne peu expérimentée en gestion. Cependant, c’est une expérience formidable à apprendre pour vous deux. Suivez donc les étapes ci-dessus pour faire de cet été un bel été et nouez de solides relations de travail avec votre stagiaire.
