Dans le monde de la surcharge de courrier électronique, est-ce vraiment une surprise que nos personnalités se frayent un chemin dans la façon dont nous répondons aux messages?
Peut-être que votre patron, celui qui vous fait se demander si un expresso injectable est une chose, est capable de répondre en quelques secondes après que vous ayez cliqué sur «envoyer» - vous obligeant à vous demander, une fois encore, s'il a déjà passé un moment débranché.
Même si vous aimez l’immédiateté de ses réponses, vous savez également que vous ne pouvez pas adopter son style, malgré vos meilleures intentions. Et c’est parce que vous êtes une personne méthodique et stable, ce qui se traduit par une boîte de réception équilibrée.
Vous êtes intéressé par le monde des personnalités du courrier électronique? Voici les cinq types les plus courants que vous rencontrerez dans n'importe quelle boîte de réception. Peut-être que vous vous verrez?
1. Le démon de la vitesse
Vous êtes connu pour être la personne qui ne laisse jamais personne pendre - pas même pendant une heure (à moins que vous ne déjeuniez, bien sûr, mais même dans ce cas, vos yeux sont collés à votre téléphone). Dès qu'un email arrive, vous y êtes, en train de zipper une réponse.
Bien que vous soyez au top de vos messages, si vous l'utilisez comme substitut du travail réel que vous évitez, c'est un problème. C'est satisfaisant d'effacer une file d'attente, mais si vous êtes toujours retranché dans votre boîte de réception huit heures plus tard, vous serez peut-être accro à la tâche facile qui consiste à obtenir des réponses, plutôt que de vous plonger dans le vrai travail qui nécessite une véritable cervelle.
2. Le fantôme
Oh, comme j'aimerais dire que les «images fantômes» n'existent que dans les rencontres amoureuses, mais la vérité est que cette pratique est assez courante dans les milieux professionnels également; en fait, cela dure aussi longtemps que nous correspondons les uns avec les autres. Mais maintenant, avec tout ce qui est numérique et donc immédiat, vous ne pouvez pas imputer votre absence de réponse à un courrier manquant ou même à une mauvaise connexion par ligne commutée - ce ne sont tout simplement pas des excuses légitimes.
Si vous préférez laisser les courriels, surtout ceux que vous ne savez pas comment répondre, vous croupirez dans les images fantômes si vous préférez rester dans votre boîte de réception. Ne vous trompez pas en pensant que quelqu'un achète votre «je l'ai laissé accidentellement dans le dossier des brouillons», la justification.
Je vais donc dire ce que vos collègues souhaiteraient probablement pouvoir vous dire: toute réponse (et presque aucune) vaut mieux qu'un silence radio total. Même une rapide note «Vous avez votre message, travaillez sur les détails!», Vaut mieux que de laisser votre équipe se demander si sa question est tombée dans un véritable trou noir.
3. L'incluteur accidentel
Il y a toujours quelque chose dans les nouvelles concernant une situation de type réponse-tout avec des résultats catastrophiques. Et si vous êtes coupable de cela une ou deux fois, ce n'est pas grave.
Toutefois, lorsque vous insérez tout ce que vous recevez dans votre équipe, sans vérifier si cela concerne réellement vos collègues, vous risquez non seulement de gêner vos collègues, mais également de perdre votre pertinence.
Bien qu'il soit prudent et attentif de votre part d'inclure tout le monde tout le temps, considérez le fait que beaucoup de gens préféreraient être informés plus tard, quand il est nécessaire qu'ils contribuent réellement.
4. L'absenté
Peut-être que vous aimez avoir un air de mystère concernant vos allées et venues. Ou peut-être êtes-vous simplement coupable d'avoir oublié d'activer et de désactiver votre répondeur automatique. Quoi qu'il en soit, vos fréquentes vacances, vos congés de maladie ou vos absences vaguement définies rendent vos collègues jaloux, frustrés ou complètement fatigués. Lorsque les collègues voient cette réponse automatique - encore une fois! -, ils sont obligés de ne pas vous demander votre avis et de passer à la personne suivante.
Si vous souhaitez développer la confiance et le respect de vos collègues, rendez-vous service et réfléchissez-y à deux fois avant de vous envoyer une réponse superflue. Peut-être que votre solution consiste à adapter le message à votre situation exacte et à maintenir la plage de dates activée pour le répondeur automatique à un minimum absolu.
5. Le faiseur d'erreurs
"Oops désolé! Voici l'attachement. "
Semble familier? Peut-être que vous êtes juste sur la gâchette rapide et que vous ne pouvez pas vous empêcher de lancer un email, mais vous réaliserez plus tard que vous avez oublié une étape essentielle à laquelle six de vos collègues vous demandent de vous envoyer le diaporama ajouter.
Et vous vous retrouvez souvent avec 65 chaînes de messagerie différentes parce que vous avez oublié de répondre à deux des trois questions de votre superviseur ou avez laissé en blanc la dernière question de l'enquête sur les ressources humaines.
Un besoin de rapidité doit être vérifié à la porte de la proverbiale lorsque vous assommez ces réponses. Ce n’est pas parce que vous essayez de vous diriger vers la porte que vous pouvez vous précipiter pour ensuite produire des réponses bâclées. Faites une faveur à vos collègues (et à votre boîte de réception) et vérifiez que vous avez bien répondu à toutes les questions et avez joint tous les documents pertinents avant de répondre.
Alors peut-être avez-vous réussi à passer à travers cette liste et vous pouvez nommer un collègue (ou un patron) pour chaque type, mais pas vous-même. Eh bien, félicitations! Vous avez évité certaines des habitudes les plus courantes, et c'est une raison pour vous féliciter.
Mais, avant de vous laisser complètement décrocher, n'oubliez pas quelques petites choses qui peuvent vous rendre par inadvertance moins confiant ou plus impoli que vous ne le souhaitez. Personne ne s'attend à ce que vous deveniez une superstar du courrier électronique, mais vous avez de nombreuses raisons d'essayer de vous améliorer, surtout après que vous remarquiez vos propres mauvaises habitudes.
