En matière de coaching, presque chaque conversation que j'ai avec un client concerne le sujet de la communication. Les motivations peuvent varier considérablement: certaines personnes veulent être plus affirmées, d'autres ont besoin d'aide pour gérer leurs conflits, d'autres encore ont du mal à se faire entendre en groupe.
En réfléchissant à toutes mes conversations, je me rends compte que la plupart du temps, nous ne parlons pas d'idées complexes. Ce sont vraiment les bases de la communication en milieu de travail qui semblent décourager la plupart des gens.
Donc, puisque nous pourrions tous utiliser un bon rappel, voici les cinq choses les plus importantes pour lesquelles j'aide mes clients en matière de communication. Identifiez celles sur lesquelles vous devez travailler et commencez dès aujourd'hui à les intégrer à votre ensemble de compétences de conversation.
1. Arrêtez de dire «mais» et commencez à dire «et»
Vous êtes-vous déjà surpris à dire des choses comme: «J'aime cette idée, mais nous devons le faire différemment?
Dès que vous dites le mot «mais», l’autre personne oublie immédiatement la partie selon laquelle vous aimez l’idée. Parce que vous l'avez complètement invalidé avec le «mais» et tout ce qui a suivi.
Au lieu de cela, utilisez «et:» «J'aime cette idée et je pense qu'une approche légèrement différente serait plus efficace».
Entendre la différence?
Dans son livre Bossypants , Tina Fey décompose les règles de l'improvisation. Une de ces règles est de toujours dire «oui et…». Cela montre le respect de ce que votre partenaire a à dire (même si vous n'êtes pas d'accord), vous aide à garder l'esprit ouvert sur l'acte et vous invite à contribuer. à la conversation en développant l'idée de l'autre personne ou en ajoutant vos propres idées. Il en va de même pour la communication au travail.
2. S'en tenir aux faits
Souvent, j'entends quelqu'un faire une déclaration qui n'est probablement pas ancrée dans les faits - par exemple, «elle veut me chercher», «mon patron me déteste» ou «je sais qu'elle est désolée de m'avoir embauché».
Je réponds toujours avec quelques questions: «Est-ce un fait? Vous l'a-t-elle dit ou tirez-vous une conclusion à partir d'observations?
Communiquer efficacement est déjà assez difficile. n'y ajoutez rien en inventant des histoires qui ne sont pas fondées sur la réalité. Les bons communicateurs restent enracinés dans les faits.
Rappelez-vous que les faits de tout problème peuvent être très différents de votre perception. Peut-être que la façon dont vous voyez une situation a à voir avec votre style de travail unique, ou simplement que votre patron est totalement stressé et qu'il s'en prend à vous. Quoi qu'il en soit, à moins de connaître les faits, il est préférable de s'abstenir de tout commentaire sur les couleurs et de se concentrer sur la résolution du problème.
3. Évitez de "défendre la position"
Quand les gens citent des problèmes de communication sur leur lieu de travail, ils parlent souvent moins de la communication que de la défense de leur position.
Par exemple, supposons que deux collègues, Megan et Jason, discutent d'un projet. Megan a déclaré: «Ce projet submerge l'équipe. nous avons besoin de plus d'aide. »Jason déclare:« Nous pourrons y faire face. Tout le monde devra juste faire quelques heures supplémentaires. "
Au lieu d'avoir un dialogue constructif sur ce qui définit chacune de leurs observations, Megan est frustrée parce que Jason «ne l'entend pas». Et Jason pense que Megan ressemble à un disque brisé, expliquant à quel point elle est dépassée.
Ce n'est pas la communication. C'est la position en défense.
Les grands communicateurs, en revanche, posent des questions et s’efforcent de comprendre tous les aspects du problème, au lieu de répéter constamment leur aspect de l’histoire.
Par exemple, Jason pourrait dire: «Quelles parties du projet vous accablent?» Ou «Parlez-moi de ce que vous considérez comme des goulots d'étranglement».
Et Megan pourrait dire: «On dirait que nous avons des points de vue complètement différents sur le projet. Je me demande si des heures supplémentaires vont réellement résoudre les problèmes que je vois »ou« Devrions-nous revoir la portée du projet et nous assurer que les heures supplémentaires sont réalistes pour les ressources que nous avons?
Voyez-vous comment le simple fait d'explorer les idées des autres peut vous aider à surmonter vos frustrations et à vous faire progresser?
Dans le tome emblématique Les 7 habitudes des gens extrêmement efficaces , Stephen Covey a épousé: «Cherchez d'abord à comprendre, puis à se faire comprendre." Nous devrions tous vouloir comprendre l'autre autant que nous voulons que notre propre point de vue soit compris. .
4. Utilisez le silence de manière aussi stratégique que vous utilisez des mots
Beaucoup de conversations deviennent improductives parce que les participants sont trop occupés à se demander quoi dire ensuite pour vraiment s'écouter. Pour remédier à cela, efforcez-vous de profiter des moments de silence.
Même si vous pensez peut-être que le silence est négatif ou inconfortable, il permet de converser en laissant aux auditeurs le temps de traiter ce qui a été dit et en donnant aux orateurs le temps d'organiser leurs pensées avant de répondre - sans se sentir pressé.
Alors, la prochaine fois que vous dialoguerez et que cela mérite toute votre attention, trouvez une occasion de pratiquer le silence. Passez quelques instants supplémentaires à assimiler ce qui a été dit et à réfléchir intentionnellement à votre réponse avant de parler. Apprenez à valoriser ces moments de silence et à les exploiter au lieu de les craindre, afin de créer un meilleur dialogue.
5. Engager activement l'autre point de vue
Quand un étudiant américain est récemment rentré d'un stage dans une grande chaîne hôtelière du Royaume-Uni, je lui ai demandé quelle était la partie la plus difficile.
Il a répondu qu'il était surpris par la grande diversité du lieu de travail au Royaume-Uni. Chaque personne semblait être originaire d'un pays différent et parler avec un dialecte différent.
Le plus gros défi, a-t-il dit, était de communiquer avec ses collègues de manière à ce qu'ils puissent vraiment le comprendre. Pour ce faire, il devait savoir d'où ils venaient, à quel point ils parlaient anglais et leur travail. Et typiquement, c'était différent pour chaque personne.
Quel bel exemple de communication haute performance!
Pour que les gens vous entendent vraiment - et vous les entendiez -, vous devez comprendre que tout le monde porte des filtres, des croyances, des suppositions, des expériences et des influences culturelles qui façonnent leur point de vue. La partie la plus difficile? Vous ne pouvez voir physiquement aucune de ces choses.
En bref, ce n'est pas parce que vous dites quelque chose que les autres vous entendent. Les grands communicateurs prennent le temps de comprendre d'où viennent les autres, qu'ils soient influencés par des facteurs culturels, professionnels ou personnels. Une fois que vous comprenez ces différences, vous pouvez communiquer de manière à améliorer votre capacité à être entendu.
De grands communicateurs peuvent naître, mais ils sont également faits. Essayez d’utiliser au moins l’une de ces stratégies cette semaine et voyez comment vous pouvez améliorer votre efficacité en matière de communication. Vos collègues le remarqueront et vous retrouverez une nouvelle confiance et un niveau de satisfaction dans votre travail.
