À présent, je vais supposer que vous connaissez bien les bases de l'étiquette de messagerie. Vous savez, par exemple, vous devez toujours inclure une ligne de sujet et résister à la tentation de faire appel à tous les corps chauds de votre bureau.
Oui, je vais vous donner le bénéfice du doute ici. Mais cela signifie-t-il que je pense que vos messages sont sans faille? Absolument pas.
Il existe quelques péchés liés au courrier électronique qui ne sont pas répétés souvent, mais qui sont tout aussi valables. Et, il y a de fortes chances que vous soyez juste coupable de les avoir commis (hé, je suis là avec vous!) - que vous en soyez conscient ou non.
Si vous vous trouvez rougir à la mention d'un de ces faux pas? Eh bien, mon ami, vos courriels peuvent encore être améliorés.
1. Jouer à “Hot Potato”
Vous êtes fier d'être totalement au-dessus de votre boîte de réception. Les messages entrants ne se lassent jamais longtemps sans une réponse de votre part.
C'est formidable que vous soyez déterminé à être si réactif. Mais il est important que vous preniez également en compte la qualité de ce que vous envoyez. Vos réponses font-elles réellement avancer la conversation? Ou encore, lancez-vous des messages courts (et peut-être même totalement inutiles) dans le but de mettre la balle dans le camp de l'autre personne et de vous rapprocher un peu plus de cette boîte à lettres insaisissable zéro?
Souvent, les gens constatent qu'ils tombent dans cette dernière catégorie. Malheureusement, ce jeu effréné de courrier électronique à chaud est totalement contre-productif.
Comment améliorer
Je sais que la pression pour contacter les gens peut être forte et je n'essaie pas de vous dire de laisser traîner les messages sans réponse.
Au lieu de cela, si vous n'êtes pas en mesure de fournir une réponse de haute qualité, envoyez une courte note indiquant que vous étudiez la question et que vous recevrez une réponse plus détaillée dès que vous l'aurez.
Cette étape élimine la nécessité de répondre instantanément, tout en vous laissant le temps de consacrer une attention suffisante à ce message.
2. Montrer votre sens de l'humour
Personne ne veut ressembler à un robot sans vie par courrier électronique. Et croyez-moi, j'apprécie vraiment ces notes insignifiantes et décalées qui arrivent dans ma boîte de réception.
Cependant, rien ne garantit que les autres destinataires ressentiront la même chose. Vous devez vous rappeler que les messages écrits manquent des indices non verbaux et autres indicateurs de contexte qui aident généralement votre humour à atterrir.
Il est donc important de connaître votre auditoire avant de remplir votre courrier électronique de votre sens de l'humour stellaire, j'en suis sûr. Je serais ravi avec ce grand GIF d'un chien dans un chapeau de fête. Les membres de votre conseil? Peut-être pas tellement.
Comment améliorer
Encore une fois, la compréhension de votre destinataire est cruciale ici. Mais si vous avez le moindre doute quant à la manière dont votre blague ou votre remarque amusante sera reçue, supprimez-la.
Vous êtes mieux en sécurité que désolé, et vous pouvez toujours être amical et aimable dans votre courrier électronique, sans la routine du stand-up!
3. Randonnée sur et sur
Je sais que cela peut sembler une bonne ligne de conduite. Vous entendez tellement parler de ces redoutables réunions qui auraient pu avoir lieu par courrier électronique qu'il est facile de se sentir obligé d'éviter de s'asseoir à tout prix.
Cependant, cette tentative d'éviter tout contact en face à face entraîne souvent la création de courriers électroniques interminables. Avant de vous en rendre compte, vous avez créé un chef-d'œuvre de 3 000 mots qui plonge dans les moindres détails de la présentation de vente à venir. Alerte spoiler: Personne ne va le lire.
Comment améliorer
Parfois, les messages plus longs sont inévitables. Dans ces cas, des choses comme des points, des paragraphes courts et des sous-titres peuvent aider à garder les choses organisées et faciles à digérer.
Mais, étant donné que la longueur idéale se situe entre 50 et 125 mots, une longueur supérieure à celle requise peut justifier une réunion ou un appel téléphonique.
4. Taper un email que vous ne voudriez pas que quelqu'un d'autre voie
Votre boîte de réception génère une fausse impression de confidentialité. Vous supposez que le destinataire prévu sera le seul à voir ce commentaire sarcastique à propos de votre patron.
Écoutez très attentivement: non seulement c'est impoli, mais c'est une affaire risquée. Qu'il s'agisse d'un problème technique éventuel, d'un département des ressources humaines snoopy ou même d'un collègue bavard, il y a de bonnes chances que vos propos pas si amicaux finissent par tomber entre de mauvaises mains ou devant de mauvais yeux.
Comment améliorer
Celui-là, tu dois juste t'arrêter - la dinde froide.
Si vous êtes tenté de taper quelque chose de légèrement flou (même en plaisantant!) Dans votre message, posez-vous la question suivante: quelle serait votre réaction si quelqu'un (comme votre patron ou un autre collègue) voyait ce commentaire?
Si vous êtes un peu inquiet à l'idée, il est temps d'appuyer sur la touche Retour arrière.
5. Être marié à votre boîte de réception
D'accord, cette dernière erreur n'a en réalité rien à voir avec le contenu des messages que vous envoyez. Mais, il est toujours important d’être au courant.
Encore une fois, vouloir gérer activement votre boîte de réception est une excellente qualité (toutes les personnes avec des milliers de courriels non lus qui traînent tout le temps sont jaloux de votre engagement, j'en suis sûr!). Cependant, cela ne vous laisse pas un laissez-passer gratuit pour garder les yeux rivés sur votre téléphone au milieu d'un dîner, d'une réunion, de vacances ou d'un mariage (oui, je l'ai déjà vu).
Non seulement votre boîte aux lettres compulsive est rafraîchissante, elle vous oblige à rater de vraies conversations et expériences, mais elle est également sans gêne pour les personnes avec lesquelles vous passez du temps.
Comment améliorer
La réponse est simple: rangez votre téléphone. Je sais, cela semble impossible. Mais, comme je l'ai appris dans cette expérience, cela en vaut la peine.
Voici la bonne nouvelle: tous ces faux pas sont des problèmes que vous pouvez résoudre, à condition que vous soyez disposé à apprendre et à changer vos habitudes. Vous n'êtes pas destiné à vivre une vie de foutaise totale dans le courrier électronique.
Appliquez ce conseil (et pendant que vous y êtes, améliorez les bases de l'étiquette de messagerie!), Et vous serez sur la bonne voie pour améliorer votre jeu de messagerie d'un autre cran.
